อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
การตั้งราคาค่าบริการบัญชีแบบคงที่ทำได้ด้วยการประมาณชั่วโมงที่งานของลูกค้าแต่ละรายใช้ คูณด้วยอัตรารายชั่วโมงเป้าหมาย บวกค่าเผื่อสำหรับงานที่เกินประมาณการ และกำหนดขีดจำกัดของขอบเขตงาน การตรวจว่าคุ้มหรือไม่ทำได้ด้วยการหารค่าบริการด้วยชั่วโมงที่ใช้จริงทีละลูกค้า อย่างน้อยปีละครั้ง
ตั้งราคาค่าบริการคงที่สำหรับงานบัญชีอย่างไร?
ตั้งราคาค่าบริการคงที่สำหรับงานบัญชีด้วยการสร้างจากรายการงานทีละอย่าง แล้วบวกค่าเผื่อสำหรับสิ่งที่การประมาณของคุณมองข้าม
- ลิสต์งานประจำทุกอย่างของลูกค้ารายนี้ รวมงานที่คุณลืมนับ เช่นการตอบอีเมลของลูกค้า
- ประมาณชั่วโมงของแต่ละงาน ใช้ลูกค้าเก่าที่ขนาดใกล้เคียงกันถ้ามี เดาไปก่อนก็ได้ ขอแค่ทดสอบทีหลัง
- คูณด้วยอัตราเป้าหมาย คืออัตรารายชั่วโมงเฉลี่ยที่คุณต้องใช้ให้ครอบคลุมเงินเดือน ค่าโสหุ้ย และกำไร คู่มือเรื่องการคำนวณอัตราค่าบริการที่เรียกเก็บแสดงวิธีหาตัวเลขนี้ และอัตรารายชั่วโมงเฉลี่ยช่วยได้เมื่อพนักงานระดับจูเนียร์และซีเนียร์แบ่งงานกัน
- บวกค่าเผื่อสำหรับงานที่เกินประมาณการ บันทึกบัญชีมาช้า และลูกค้าโทรมาวันศุกร์
- ปัดเศษ แล้วหารด้วยสิบสอง ถ้าลูกค้าชำระรายเดือน
- เขียนขีดจำกัดไว้ ค่าบริการนี้ใช้ได้ต่อเมื่อส่วนค่าบริการในหนังสือรับงานระบุสมมติฐานของมัน
ตัวอย่างการคิด: ตั้งราคาลูกค้าหนึ่งราย
ตัวอย่างสมมติ สำนักงานเล็กๆ ที่มีอัตราเป้าหมาย €70 ตั้งราคาบริษัทที่มีประมาณ 80 รายการต่อเดือน จดทะเบียน VAT และต้องจัดทำงบสิ้นปี ตัวเลขทั้งหมดไม่รวม VAT
| งาน | ชั่วโมงต่อครั้ง | ครั้งต่อปี | ชั่วโมงต่อปี |
|---|---|---|---|
| ทำบัญชีรายเดือน | 3.5 | 12 | 42 |
| แบบแสดงรายการ VAT | 1.5 | 4 | 6 |
| งบการเงินสิ้นปี | 14 | 1 | 14 |
| แบบแสดงรายการภาษีนิติบุคคล | 4 | 1 | 4 |
| คำถามและอีเมล | 1 | 12 | 12 |
| รวม | 78 |
78 ชั่วโมงที่ €70 เป็น €5,460 ค่าเผื่อ 10% เพิ่ม €546 เป็น €6,006 สำนักงานปัดเป็น €6,000 ต่อปี หรือ €500 ต่อเดือน 10% เป็นเพียงตัวอย่าง เพราะประวัติของคุณเองเป็นแนวทางที่ดีกว่า
แถวคำถามเป็นแถวที่คนมักตกหล่น ในตัวอย่างนี้คิดเป็น 15% ของชั่วโมง และถ้าไม่มีแถวนี้ คุณก็ให้เวลาส่วนนั้นฟรีตั้งแต่เดือนแรก
ค่าบริการคงที่ควรครอบคลุมและไม่รวมอะไร?
ค่าบริการคงที่ควรครอบคลุมงานที่นับได้ ภายในขีดจำกัดที่ระบุไว้ และไม่รวมสิ่งที่ขึ้นกับพฤติกรรมของลูกค้า ขีดจำกัดควรเป็นสิ่งที่ลูกค้าตรวจสอบได้
| กำหนดขีดจำกัดที่ | ตัวอย่าง | คิดแยกสำหรับ |
|---|---|---|
| ปริมาณ | ไม่เกิน 80 รายการต่อเดือน | ปริมาณที่เกินขีดจำกัด |
| เวลา | ส่งบันทึกบัญชีภายในวันที่ 10 ของเดือนถัดไป | งานเร่งด่วนหลังบันทึกบัญชีมาช้า |
| นิติบุคคล | หนึ่งบริษัท | บริษัทที่เพิ่มแต่ละแห่ง |
| พนักงาน | ไม่เกิน 6 คนในระบบเงินเดือน | พนักงานที่เพิ่มแต่ละคน |
| สภาพของบันทึกบัญชี | เก็บบันทึกตามที่ตกลง | การเก็บกวาดบันทึกที่ค้างสะสม |
ตรวจอย่างไรว่าค่าบริการคงที่คุ้ม?
ตรวจว่าค่าบริการคงที่คุ้มด้วยการหารค่าบริการด้วยชั่วโมงที่ใช้จริง ซึ่งได้อัตราที่ทำได้จริง แล้วเทียบกับอัตราเป้าหมาย ทำทีละลูกค้า เพราะค่าเฉลี่ยบอกอะไรได้น้อยมาก
ต่อไปนี้คือสำนักงานสมมติเดิมหนึ่งปีต่อมา ลูกค้าสามรายอยู่ที่ค่าบริการ €6,000 เท่ากัน และมีเป้าหมาย €70
| ลูกค้า | ค่าบริการต่อปี | ชั่วโมงที่ใช้ | อัตราที่ทำได้จริง | เทียบกับเป้าหมาย |
|---|---|---|---|---|
| A | €6,000 | 62 | €96.77 | +38% |
| B | €6,000 | 78 | €76.92 | +10% |
| C | €6,000 | 104 | €57.69 | −18% |
| ทั้งสามราย | €18,000 | 244 | €73.77 | +5% |
สำนักงานดูปกติดีที่สูงกว่าเป้าหมาย 5% แต่ลูกค้า C ต่ำกว่าเป้าหมาย 18% และปีที่ง่ายของ A ก็ชดเชยให้ โดยไม่มีใครตัดสินใจเช่นนั้น C ต้องได้รับความสนใจ ซึ่งตัวเลขรวมทั้งสำนักงานจะไม่บอกคุณเลย
ทั้งหมดนี้ใช้ไม่ได้ถ้าไม่บันทึกชั่วโมง และความผิดพลาดที่พบบ่อยคือเลิกบันทึกเพราะเวลาของงานราคาคงที่ไม่ได้เรียกเก็บ เอกสารแนะนำเรื่องข้อมูลค่าบริการของ ICAEW อธิบายบันทึกเวลาในบทบาทนี้พอดี คือเป็นเครื่องมือบริหารสำหรับกำหนดค่าบริการและเทียบราคาที่เสนอกับเวลาที่งานใช้จริง คู่มือเรื่องเวลาที่เรียกเก็บเงินได้สำหรับผู้ทำบัญชีวางขั้นตอนทำงานไว้ และชั่วโมงตามงบประมาณเทียบกับชั่วโมงจริงครอบคลุมการเปรียบเทียบในงานหนึ่งชิ้น
ควรทำอย่างไรเมื่อค่าบริการคงที่ไม่คุ้ม?
เมื่อค่าบริการคงที่ไม่คุ้ม ให้หาสาเหตุก่อนแตะราคา เพราะบางสาเหตุแก้ได้ถูกกว่าการต้องคุยเรื่องยาก
| สาเหตุ | ควรทำอะไร |
|---|---|
| บันทึกบัญชีมาช้าหรือไม่ครบ | บังคับใช้กำหนดส่งในหนังสือ หรือคิดค่างานเร่งด่วน |
| ลูกค้าโตเกินขีดจำกัด | ปรับราคาใหม่โดยใช้ขีดจำกัดที่หนังสือกำหนดไว้แล้ว |
| หุ้นส่วนทำงานที่จูเนียร์ทำได้ | เปลี่ยนคนทำ ซึ่งเปลี่ยนต้นทุนจริง |
| คำถามเกินค่าเผื่อมาก | ตกลงนัดคุยรายเดือน หรือตั้งราคาการติดต่อที่เพิ่ม |
| ประมาณการต่ำเกินไป | ขึ้นค่าบริการเมื่อทบทวน |
สำหรับลูกค้า C เลขคณิตไม่ซับซ้อน 104 ชั่วโมงที่ €70 เป็น €7,280 หรือประมาณ €607 ต่อเดือนแทน €500 เพิ่มขึ้น 21% การขอเพิ่มในครั้งเดียวเป็นก้าวใหญ่ จึงอาจขึ้นสองขั้นระหว่างที่แก้เรื่องบันทึกบัญชีมาช้า ซึ่งจะลดชั่วโมงลงด้วย จดหมายแจ้งขึ้นอัตราค่าบริการช่วยเรื่องข้อความ
จัดการค่าบริการคงที่ใน ERPFlow
ERPFlow เรียกเก็บค่าบริการคงที่และเก็บเวลาที่คุณพิมพ์เข้าไป ส่วนการหารคุณทำเอง หน้าสำนักงานบัญชีและทำบัญชีอธิบายว่าฝั่งสำนักงานประกอบกันอย่างไร
- ค่าบริการ: เพิ่มเป็นบริการพร้อมราคา แล้วเรียกเก็บผ่านใบแจ้งหนี้แบบประจำรายเดือน ส่งทางอีเมลหรือเก็บไว้เป็นฉบับร่าง ใบแจ้งหนี้นี้ออกและเรียกเก็บเท่านั้น ไม่ได้ตัดเงิน จึงต้องบันทึกการชำระเงินด้วยตัวเอง ใบแจ้งหนี้แต่ละใบนับรวมในขีดจำกัดใบแจ้งหนี้รายเดือนของแพ็กเกจ ซึ่งอยู่ในหน้าราคา
- ชั่วโมง: เก็บบอร์ดโปรเจกต์หนึ่งบอร์ดต่อลูกค้า เชื่อมกับลูกค้า มีหนึ่งการ์ดต่อหนึ่งงาน และพิมพ์เวลาที่ใช้เป็นชั่วโมงและนาที หน้าลูกค้าแสดงยอดรวมของบอร์ด แพ็กเกจ Free จำกัดการ์ดรวมที่ 10 ใบ
- การตรวจ: แท็บ การวิเคราะห์ ของลูกค้าแสดงรายได้สุทธิกับยอดคงค้าง หารค่าบริการด้วยชั่วโมงในสเปรดชีต
ปัจจุบัน ERPFlow ยังไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้ ERPFlow ไม่คำนวณอัตราที่ทำได้จริง กำไรรายลูกค้า หรืองบประมาณเทียบกับชั่วโมงจริง และค่าใช้จ่ายไม่ได้เชื่อมกับลูกค้า จึงไม่มีตัวเลขต้นทุนรายลูกค้าด้วย