อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
จดหมายแจ้งขึ้นราคาระบุอัตราใหม่ วันที่มีผล และสิ่งที่ไม่ได้รับผลกระทบ ด้วยประโยคธรรมดาไม่กี่ประโยค โดยแจ้งล่วงหน้านานพอให้ลูกค้าวางแผนได้ แจ้งอย่างน้อย 30 วัน หรือตามที่สัญญากำหนด ตรวจสัญญาก่อน อย่าขอโทษ และอย่าไล่เหตุผลทุกข้อ
จดหมายแจ้งขึ้นราคาควรมีอะไรบ้าง?
จดหมายแจ้งขึ้นราคาควรมีอัตราเดิม อัตราใหม่ วันที่ และสิ่งที่การเปลี่ยนแปลงไม่แตะต้อง ส่วนหลังสุดนี้คือส่วนที่ลูกค้าส่วนใหญ่อ่านก่อน เพราะตอบคำถามว่า “แล้วงานที่จองไว้แล้วล่ะ” เพิ่มชื่อคนที่โทรหาได้ และอ้างข้อสัญญาถ้ามี
ตัดคำอธิบายยาวออก ประโยคจริงหนึ่งประโยคก็พอ ถ้าพูดถึงต้นทุนหรือเงินเฟ้อ ให้แน่ใจว่าข้อกล่าวอ้างยืนได้ เพราะลูกค้าอาจตรวจสอบ
ควรแจ้งลูกค้าล่วงหน้านานแค่ไหน?
การแจ้งลูกค้าล่วงหน้าควรเป็นไปตามสัญญาก่อน แล้วค่อยเป็นมารยาทที่ดี ถ้าสัญญาไม่ได้พูดถึง 30 วันเป็นขั้นต่ำที่พบบ่อย และลูกค้ายิ่งใหญ่ก็ยิ่งต้องการเวลาในการปรับงบ
| ลูกค้า | การแจ้งล่วงหน้า | ข้อควรระวัง |
|---|---|---|
| สัญญาที่มีข้อกำหนดเปลี่ยนราคา | ตามที่ข้อกำหนดระบุ | ทำตามวิธีและวันที่ของข้อกำหนดทุกประการ |
| สัญญาที่มีกำหนดเวลา ไม่มีข้อกำหนด | ไม่มีที่คุณบังคับได้ | ขึ้นตอนต่อสัญญา หรือขอให้ตกลง |
| retainer รายเดือนหรือข้อตกลงต่อเนื่อง | หนึ่งรอบเรียกเก็บเต็ม ดีที่สุด 60 วัน | ให้ระยะแจ้งล่วงหน้าหมดก่อนใบแจ้งหนี้ใหม่ |
| ทีละโปรเจกต์ | 30 วัน | ยึดตามใบเสนอราคาที่ส่งไปแล้วจนกว่าจะหมดอายุ |
| ลูกค้ารายใหญ่ที่มีงบประจำปี | 90 วัน ก่อนรอบงบของเขา | ถามว่าเมื่อไร |
| ผู้บริโภคทั่วไป | อ่านเงื่อนไขของคุณและกฎท้องถิ่นก่อน | ข้อสัญญาที่ให้คุณขึ้นราคาได้โดยไม่มีสิทธิ์ยกเลิกอาจไม่เป็นธรรม (Directive 93/13/EEC ภาคผนวก ข้อ 1(l)) |
แม่แบบจดหมายแจ้งขึ้นราคาที่คัดลอกไปใช้ได้
แม่แบบจดหมายแจ้งขึ้นราคาเหล่านี้ครอบคลุมสามสถานการณ์ที่ธุรกิจส่วนใหญ่มี ตัวเลขเป็นตัวอย่างสมมติ ให้แทนด้วยของคุณเอง
สำหรับลูกค้ารายชั่วโมง
เรียน [name]
ตั้งแต่ 1 มีนาคม 2027 อัตราค่า [service] ของเราจะเปลี่ยนจาก €80 เป็น €88 ต่อชั่วโมง บวก VAT งานที่เสนอราคาหรือจองไว้ก่อนวันนั้นยังคงอัตราปัจจุบัน
เราทบทวนอัตราทุกปี และนี่คือการเปลี่ยนครั้งแรกนับจากมีนาคม 2025 ผู้ติดต่อของคุณและเงื่อนไขการชำระยังคงเดิม
หากต้องการคุยว่านี่มีผลอย่างไรกับงานที่กำลังจะมา โทรหาฉันที่ [number] หรือตอบอีเมลนี้
ขอแสดงความนับถือ [name]
สำหรับลูกค้า retainer
เรียน [name]
ตามข้อ [number] ของข้อตกลงลงวันที่ [date] จดหมายนี้แจ้งล่วงหน้า 60 วันว่า retainer รายเดือนของคุณจะเปลี่ยนจาก €2,000 เป็น €2,200 บวก VAT เริ่มจากใบแจ้งหนี้เดือนพฤษภาคม 2027 ชั่วโมง 20 ชั่วโมงที่รวมอยู่ยังเท่าเดิม
หากคุณต้องการคงค่าบริการไว้และลดชั่วโมงแทน แจ้งฉันภายใน 1 เมษายน แล้วเราจะเปลี่ยนขอบเขตจากวันเดียวกัน
ขอแสดงความนับถือ [name]
สำหรับลูกค้าโปรเจกต์ที่มีใบเสนอราคาที่ยังใช้ได้
เรียน [name]
ใบเสนอราคา QUO-2026-0091 ยังคงราคาที่ตกลงถ้ายอมรับภายในวันหมดอายุ 31 มกราคม 2027 ตั้งแต่ 1 กุมภาพันธ์ ใบเสนอราคาใหม่จะใช้อัตราตามไฟล์แนบ ซึ่งสูงกว่าปีที่แล้วประมาณ 10%
ขอแสดงความนับถือ [name]
ส่งเป็นข้อความแยกต่างหาก การซุกไว้ท้ายใบแจ้งหนี้หรือในบรรทัดเงียบๆ บนใบแจ้งหนี้เอง ทำให้การขึ้นราคาดูเหมือนคุณหวังว่าจะไม่มีใครสังเกต สำหรับวิธีเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้เอง ดูแม่แบบอีเมลใบแจ้งหนี้
เสียงานได้เท่าไรก่อนที่การขึ้นราคาจะทำให้คุณขาดทุน?
คุณเสียงานได้มากกว่าที่คนส่วนใหญ่คาดก่อนที่การขึ้นราคาจะทำให้คุณขาดทุน สัดส่วนจุดคุ้มทุนคือการขึ้น ÷ (100 + การขึ้น) นี่คือเลขคณิต ไม่ใช่การพยากรณ์ว่าลูกค้าจะทำอย่างไร
| การขึ้น | €80 ต่อชั่วโมงกลายเป็น | งานที่เสียได้โดยยังเรียกเก็บเท่าเดิม |
|---|---|---|
| 5% | €84 | 4.8% |
| 10% | €88 | 9.1% |
| 15% | €92 | 13.0% |
| 20% | €96 | 16.7% |
สมมติบริษัทที่เรียกเก็บ 1,000 ชั่วโมงต่อปีที่ €80 คือ €80,000 หลังขึ้น 10% ชั่วโมง 909 ชั่วโมงที่ €88 ได้ €79,992 ใกล้เคียงเดิม และมีว่าง 91 ชั่วโมง ชั่วโมงเหล่านั้นไปหาลูกค้าที่ดีกว่า หรือไปงานที่ตอนนี้คุณรับไม่ไหว ถ้าไม่แน่ใจว่าอัตราเองถูกต้อง ให้คำนวณจากต้นทุนด้วยคู่มืออัตราค่าบริการที่เรียกเก็บ
ควรทำอย่างไรเมื่อลูกค้าต่อรอง?
เมื่อลูกค้าต่อรอง ให้คงอัตราไว้และเสนอเปลี่ยนขอบเขต การลดราคาให้คนที่บ่นสอนให้ลูกค้าทุกคนบ่น
ฉันเข้าใจว่าไม่ใช่เรื่องที่น่ายินดี อัตราใหม่ใช้กับลูกค้าทุกรายตั้งแต่ 1 มีนาคม ถ้างบคงที่ ฉันเสนอแนวทางลดงานเพื่อให้ค่าใช้จ่ายรายเดือนอยู่ที่เดิมได้ จะช่วยไหมถ้าเราคุยเรื่องนั้นทางโทรศัพท์
คุณยังทยอยขึ้นให้ลูกค้าเก่าแก่ได้ โดยขึ้นครึ่งหนึ่งตอนนี้และอีกครึ่งใน 6 เดือน ตราบที่ระบุทั้งสองวันที่เป็นลายลักษณ์อักษร และลูกค้าบางรายจะจากไป ตัดสินใจก่อนส่งจดหมายว่าจะปล่อยรายไหนไป เพื่อไม่ต้องตัดสินใจทางโทรศัพท์
ความผิดพลาดที่ทำให้การขึ้นราคายากขึ้น
- เปลี่ยนอัตราในใบแจ้งหนี้โดยไม่บอกใคร นี่คือสิ่งที่ทำให้เสียลูกค้า ฝ่ายบัญชีจะปฏิเสธใบแจ้งหนี้ด้วย
- ย้อนวันที่ การขึ้นราคามีผลจากวันที่หลังการแจ้ง ไม่เคยก่อนหน้า
- ส่งอีเมลหาลูกค้ารายใหญ่ที่สุดในกลุ่มอีเมลรวม โทรหาก่อน แล้วตามด้วยลายลักษณ์อักษร
- ลืมเอกสารของตัวเอง ใบเสนอราคาที่ยังใช้ได้ ใบแจ้งหนี้ retainer และรายการราคาของคุณต้องเปลี่ยนในวันนั้น retainer รายเดือนคือสิ่งที่ตกหล่นบ่อยที่สุด
- รอนานเกินไป การขึ้น 30% หลังห้าปีที่ไม่เปลี่ยนเป็นจดหมายที่ยากกว่าการขึ้นเล็กน้อยทุกปีมาก
การเปลี่ยนอัตราใน ERPFlow
ใน ERPFlow บริการเก็บราคาของตัวเอง เปลี่ยนที่เดียวและทุกรายการใหม่รับราคานั้น สิ่งที่มีอยู่แล้วคงราคาของตัวเอง ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วเป็นฉบับสุดท้าย และใบเสนอราคาคงราคาตามที่เขียนไว้
ใบแจ้งหนี้แบบประจำก็เก็บรายการของตัวเอง การเปลี่ยนราคาบริการจึงไม่กระทบ แก้ใบแจ้งหนี้แบบประจำแต่ละใบก่อนรอบที่ควรใช้ค่าบริการใหม่ ลูกค้าทุกรายในกำหนดการเดียวได้รายการเหมือนกัน ลูกค้าที่ย้ายไปราคาอื่นในวันอื่นจึงต้องมีกำหนดการของตัวเอง
ERPFlow ไม่เขียนหรือส่งจดหมายแจ้งขึ้นราคา และไม่มีการส่งอีเมลจำนวนมาก จึงส่งจากกล่องอีเมลของคุณเอง รายการลูกค้าช่วยคุณเตรียมตัว คอลัมน์ รายได้ เรียงลำดับได้ ซึ่งบอกว่าควรโทรหารายไหนก่อน และการส่งออก CSV ให้อีเมลของลูกค้า แนบจดหมายที่ส่งแล้วไว้กับข้อมูลลูกค้า เพื่อให้การแจ้งที่คุณให้ไว้อยู่ในแฟ้ม