ขั้นตอนบันทึกเวลาที่เรียกเก็บเงินได้สำหรับนักบัญชี ที่ใช้ได้จริง

ขั้นตอนบันทึกเวลาที่เรียกเก็บเงินได้สำหรับนักบัญชีที่ใช้ได้จริงคือ กำหนดฐานค่าบริการของแต่ละงาน บันทึกเวลาทุกวันตามลูกค้าและงาน ปิดบันทึกรายเดือน ทบทวนชั่วโมงเทียบกับค่าบริการ แล้วเรียกเก็บหรือลดยอดก่อนงวดถัดไปเริ่ม บันทึกงานค่าบริการคงที่ด้วย เพราะบันทึกนั้นแสดงว่าค่าบริการไหนไม่คุ้ม

ทำไมนักบัญชีควรบันทึกเวลาในงานค่าบริการคงที่?

การบันทึกเวลาในงานค่าบริการคงที่บอกว่าค่าบริการแต่ละรายได้เท่าไรต่อชั่วโมงจริง ลูกค้าไม่เคยเห็นและไม่เปลี่ยนยอดเรียกเก็บ ตัวเลขนี้เป็นของคุณ

ลูกค้าสองรายที่จ่ายค่าบริการรายเดือนเท่ากันอาจใช้เวลาต่างกันมาก มักเพราะสภาพบันทึกของลูกค้า คุณดูจากใบแจ้งหนี้ไม่ออกว่ารายไหนเป็นอย่างไร คู่มือการคิดค่าบริการบัญชีแบบคงที่อธิบายวิธีตั้งราคาค่าบริการเหล่านั้นตั้งแต่แรก ส่วนคู่มือนี้อธิบายกิจวัตรที่แสดงว่าค่าบริการใช้ได้หรือไม่

นักบัญชีควรบันทึกเวลาเทียบกับอะไร?

บันทึกเวลาเทียบกับลูกค้า บริการ และงวด เพื่อให้เทียบตัวเลขกับค่าบริการที่ครอบคลุมได้ภายหลัง รหัสสั้นๆ ไม่กี่ตัวก็พอ

รายการจึงอ่านว่า “Client A, VAT, Q1 2026, 1.5 hours, reconciled purchase ledger” QRY คือรหัสที่คุ้มกับความพยายามที่สุด เพราะชี้ว่าลูกค้ารายไหนทำให้คุณเสียเวลาตามเอกสารมากที่สุด

ขั้นตอนรายเดือน ทีละขั้น

1. ทุกวัน: แต่ละคนบันทึกเวลาตามลูกค้า รหัส และงวด รวมโทรศัพท์สั้นๆ ดูคอลัมน์ในคู่มือบันทึกเวลา
2. ทุกวันศุกร์: เติมช่องว่างขณะที่สัปดาห์ยังอยู่ในความจำ
3. วันทำการแรก: ปิดเดือนก่อนหน้า รายการหลังจากนั้นต้องได้รับความเห็นชอบจากผู้ตรวจ
4. ภายในวันทำการที่ 3: ผู้ตรวจเทียบชั่วโมงกับค่าบริการและทำเครื่องหมายสิ่งที่อยู่นอกขอบเขต แต่ละรายการที่ทำเครื่องหมายต้องตัดสินใจว่าจะเรียกเก็บ รับภาระเอง หรือยกขึ้นคุยกับลูกค้า
5. ภายในวันทำการที่ 5: ออกใบแจ้งหนี้ของเดือน ได้แก่ค่าบริการคงที่ คำแนะนำรายชั่วโมง และส่วนเพิ่มที่ตกลงกัน
6. วันเดียวกัน: อัปเดตรายงาน WIPด้วยสิ่งที่ได้มาแล้วแต่ยังไม่เรียกเก็บ
7. ทุกไตรมาส: ทบทวนค่าบริการของลูกค้าแต่ละรายเทียบกับชั่วโมง 12 เดือนย้อนหลัง

วันที่เหล่านี้เป็นข้อเสนอ สิ่งสำคัญคือการทบทวนเกิดก่อนการเรียกเก็บ และเดือนปิดในวันที่รู้ล่วงหน้า เพื่อให้ตัวเลขหยุดเปลี่ยน

จะป้องกันงานนอกขอบเขตรั่วไหลได้อย่างไร?

งานนอกขอบเขตรั่วไหลเพราะลูกค้าถามคำถามสั้นๆ และไม่มีใครตรวจหนังสือรับงาน ต้องมีสองอย่าง คือหนังสือที่ระบุว่าค่าบริการรวมอะไร ซึ่งอธิบายในส่วนค่าบริการของหนังสือรับงาน และอีเมลที่ส่งก่อนเริ่มงาน

เรื่องนี้อยู่นอกค่าบริการรายเดือนของเรา ซึ่งครอบคลุมการทำบัญชีและแบบ VAT ผมประเมินประมาณ 3 ชั่วโมง ชั่วโมงละ €85 รวม €255 บวก VAT ให้ดำเนินการไหม

เป็นอีเมลสั้นๆ และลูกค้าไม่ค่อยคัดค้านที่ถูกถามก่อน สิ่งที่เขาคัดค้านคือความประหลาดใจในใบแจ้งหนี้ เก็บคำตอบไว้พร้อมรายการเวลา

ตัวอย่างฉบับสมบูรณ์: ค่าบริการคงที่แต่ละรายได้เท่าไรต่อชั่วโมง

นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น สำนักงานขนาดเล็กต้องการให้งานค่าบริการคงที่ได้อย่างน้อย €75 ต่อชั่วโมง ตัวเลขที่คำนวณด้วยวิธีคำนวณอัตราค่าบริการที่เรียกเก็บ

ยอดรวมดูดี และนั่นคือวิธีที่ลูกค้า B ถูกซ่อนไว้ ที่ 6 ชั่วโมงต่อเดือน ลูกค้า B ต้องมีค่าบริการ €450 (6 × €75) หรือไม่ก็ต้องลดงานลงเหลือ 4 ชั่วโมง (€300 ÷ €75)

หนึ่งเดือนพิสูจน์อะไรได้น้อยในงานบัญชี เพราะงบปลายปีและไตรมาส VAT ทำให้ชั่วโมงกองอยู่ในบางเดือน เทียบค่าบริการกับชั่วโมง 12 เดือนย้อนหลังก่อนคุยกับใคร ถ้าสาเหตุคือชั่วโมง QRY การคุยเรื่องส่งเอกสารให้ตรงเวลาอาจแก้ได้โดยไม่ต้องแตะค่าบริการ

จะทำอย่างไรกับเวลาที่เรียกเก็บไม่ได้?

เวลารายชั่วโมงที่คุณตัดสินใจไม่คิดเงินคือการลดยอดเรียกเก็บ และใบแจ้งหนี้ที่เก็บเงินไม่ได้คือการตัดเป็นหนี้สูญ ลดยอดเรียกเก็บกับตัดเป็นหนี้สูญอธิบายวิธีบันทึกแต่ละแบบ

การใช้เวลาเกินในค่าบริการคงที่ไม่ใช่ทั้งสองอย่าง ไม่เคยมีแผนจะเรียกเก็บ จึงเข้าสู่การทบทวนค่าบริการเท่านั้น อย่าอยากจัดให้เรียบร้อยโดยเอาออกจากบันทึก เพราะเป็นหลักฐานที่คุณจะต้องใช้เมื่อถึงเวลาต่อสัญญาค่าบริการ

ใช้ขั้นตอนนี้ใน ERPFlow

ปัจจุบัน ERPFlow ไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา และเวลาบนการ์ดไม่กลายเป็นบรรทัดในใบแจ้งหนี้ การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้ ERPFlow ใช้กับสำนักงานของคุณ ไม่ใช่บัญชีของลูกค้าและไม่ใช่บัญชีแยกประเภท ขั้นตอนนี้ใช้ได้ในปัจจุบันดังนี้

• งานและกำหนดส่ง: หนึ่งบอร์ดโปรเจกต์ต่อลูกค้า เชื่อมกับข้อมูลลูกค้าของเขา และหนึ่งการ์ดต่องานและงวด เช่น “VAT return, Q1 2026” แต่ละการ์ดมีกำหนดส่งและผู้รับผิดชอบ ลิงก์ลูกค้าอยู่ที่บอร์ด การมีหนึ่งบอร์ดต่อลูกค้าจึงให้ยอดเวลารวมต่อลูกค้า
• เวลา: พิมพ์ในช่อง เวลาที่ใช้ ของแต่ละการ์ด พร้อมยอดรวมต่อบอร์ดและต่อลูกค้า ไม่มีรหัสงานและไม่มีรายงานรายบุคคล เวลาก็ไม่มีวันที่ด้วย จึงต้องมีการ์ดต่องวดเพื่อแยกเดือนมีนาคมจากเมษายน
• ค่าบริการคงที่: ใบแจ้งหนี้แบบประจำออกตามตาราง เช่น รายเดือนหรือทุกสามเดือน หนึ่งใบแจ้งหนี้ต่อลูกค้าต่อรอบ ส่งอีเมลหรือเก็บเป็นฉบับร่าง ระบบเรียกเก็บเงินเท่านั้น และไม่เก็บเงินเอง
• คำแนะนำรายชั่วโมง: บริการที่มีราคารายชั่วโมงของคุณบนใบแจ้งหนี้ธรรมดา โดยพิมพ์ชั่วโมงเป็นจำนวน
• การทบทวน: แท็บ การวิเคราะห์ ของลูกค้าแสดงรายได้ และแท็บ โปรเจกต์ แสดงเวลา การหารตัวเลขหนึ่งด้วยอีกตัวเป็นการคำนวณที่คุณทำเอง เพราะ ERPFlow ไม่มีอัตรา งบประมาณ หรือต้นทุนหรือกำไรต่อลูกค้า และไม่มีรายงาน WIP เช่นกัน