Jak rejestrować godziny rozliczalne według projektu

Aby rejestrować godziny rozliczalne według projektu, nadaj każdemu projektowi własny kod przed rozpoczęciem pracy, wymagaj w każdym wpisie czasu jednego projektu, zapisuj datę, osobę, zadanie i godziny, a każdy wpis oznaczaj jako zafakturowany, gdy trafi na fakturę. Sumy według projektu pokażą wtedy, ile przepracowano, zafakturowano i ile zostało niezafakturowane.

Ogólne zasady zapisywania godzin znajdziesz w poradniku jak rejestrować godziny rozliczalne. Ten poradnik opisuje, co się zmienia, gdy jednostką raportowania jest projekt.

Dlaczego rejestrować godziny rozliczalne według projektu, a nie według klienta?

Rejestrowanie godzin rozliczalnych według projektu ma znaczenie, bo jeden klient może mieć kilka zleceń na różnych warunkach, a suma na poziomie klienta ukrywa, co dzieje się w każdym z nich. Oto wymyślony przykład: klient ma projekt strony internetowej za stałą opłatę z budżetem 40 godzin i umowę wsparcia rozliczaną godzinowo. W jednym miesiącu zapisujesz dla tego klienta 60 godzin.

Według klienta 60 godzin wygląda na dobry miesiąc. Według projektu to 52 godziny na stronę, czyli 12 ponad budżet, za który nikt nie zapłaci, i tylko 8 godzin, które możesz zafakturować. To wymaga dwóch różnych rozmów, a suma klienta nie skłania do żadnej.

Jak skonfigurować projekt do rejestracji czasu?

Projekt do rejestracji czasu skonfigurujesz, zapisując jego krótką kartę, zanim ktokolwiek zapisze godzinę. Małej firmie wystarczy tyle:

Status robi więcej, niż się wydaje. Bez niego ludzie zapisują godziny na ostatni projekt, który pamiętają, i godziny lądują na zleceniu zafakturowanym i zamkniętym w czerwcu.

Co powinien zawierać wpis czasu w projekcie?

Wpis czasu w projekcie potrzebuje daty, osoby, kodu projektu, zadania, godzin, oznaczenia rozliczalności i, później, numeru faktury. Dwie zasady zapewniają rzetelność:

• Jeden wpis, jeden projekt. Jeśli dzień obejmował trzy projekty, to są trzy wpisy.
• Bez kodu nie zgaduj. Praca, która nie należy do żadnego projektu, trafia na kod wewnętrzny, nigdy na najbliższy otwarty projekt.

Zapisuj też nierozliczalny czas w projekcie, taki jak poprawki czy wewnętrzny przegląd, z odpowiednim oznaczeniem. Nie możesz go wystawić klientowi, ale jest częścią tego, ile kosztowało zlecenie. Zasady tego oznaczenia opisuje poradnik o godzinach rozliczalnych i nierozliczalnych.

Jak zobaczyć godziny zafakturowane i niezafakturowane według projektu?

Godziny zafakturowane i niezafakturowane według projektu zobaczysz, prowadząc jedną bieżącą tabelę, po jednym wierszu na projekt, odbudowywaną co miesiąc z wpisów czasu. W tej wymyślonej tabeli każdy wiersz musi spełniać jedną sumę: przepracowane równa się zafakturowane plus odpisane plus niezafakturowane.

Każda kolumna mówi, co zrobić:

• Niezafakturowane: P-104 ma pracę za 990 € czekającą na fakturę (11 godzin po 90 €), a P-105 za 1 540 € (14 po 110 €). To 2 530 € pracy, którą wykonano, a której nie wystawiono. Jeśli wykazujesz ją w swoich księgach, jej miejsce jest w raporcie WIP.
• Zostało z budżetu: P-105 wykorzystał 97,5 % swoich godzin. Jeśli ma limit, uprzedź klienta, zanim dojdziesz do 80, i najpierw ustal ewentualny dodatek.
• Odpisane: P-104 oddał 1,5 godziny. W jednym projekcie to nic. Ten sam powód powtarzający się w dziesięciu projektach oznacza, że Twoje szacunki wymagają pracy, jak wyjaśnia poradnik o obniżeniu wartości do rozliczenia a spisaniu w straty.

W projekcie o stałej opłacie kolumna Zafakturowane nie ma zastosowania, bo faktura rozlicza opłatę albo jej etap. Zachowaj Przepracowane i Zostało z budżetu i zajrzyj do poradnika o budżecie a rzeczywistych godzinach.

Jak uniknąć podwójnego zafakturowania godzin projektu lub ich pominięcia?

Podwójnemu zafakturowaniu godzin projektu lub ich pominięciu zapobiegniesz, wpisując numer faktury przy każdym wpisie, gdy zostanie rozliczony, i uruchamiając powyższą sumę przed każdą rundą fakturowania. Wpis z numerem został rozliczony. Wpis bez numeru nie, i za miesiąc nadal tam będzie.

Błędy poprawiaj w kolejności zależnej od tego, jak daleko zaszły. Przed rozliczeniem zmień kod wpisu na właściwy projekt. Po rozliczeniu zostaw wpis w spokoju i popraw fakturę jak należy, fakturą korygującą albo skorygowaną fakturą, bo zapis czasu ma nadal zgadzać się z tym, co wysłano.

Jak rejestrować godziny według projektu w ERPFlow?

ERPFlow nie ma dziś stopera ani kart czasu pracy. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce. Nie ma też stawek ani budżetów projektów, raportów czasu według osób ani oznaczenia zafakturowania godzin, więc powyższa bieżąca tabela zostaje w Twoim arkuszu.

Dziś ERPFlow pozwala trzymać godziny przy projekcie. Pełne omówienie znajdziesz w poradniku jak działają projekty:

• Projekt: projekt to tablica z kolumnami, które sam nazywasz. Powiąż go z klientem, a pojawi się w jego karcie.
• Godziny: każda karta ma pole poświęconego czasu, wpisywane w godzinach i minutach. Lista projektów sumuje karty i poświęcony czas dla każdego projektu, wraz z zarchiwizowanymi kartami, a zakładka Projekty klienta sumuje je z różnych tablic.
• Ograniczenia: karta zawiera jedną wartość, bez daty i bez podziału na osoby, więc używaj jednej karty na zadanie albo na okres rozliczeniowy.
• Rozdzielenie zafakturowanego i niezafakturowanego: dodaj kolumny, takie jak „Do zafakturowania” i „Zafakturowane”, i przenoś karty. Tablica nie sumuje kolumny, ale eksport CSV podaje projekt, kolumnę i poświęcony czas w minutach dla każdej karty, a arkusz to zsumuje.
• Fakturowanie: czas z karty nie zamienia się w pozycje faktury. Odczytaj sumę, potem na fakturze wybierz usługę z Twoją ceną godzinową i wpisz godziny jako ilość. Fakturę możesz powiązać z projektem w sekcji Powiązane dokumenty.

Nielimitowane projekty są w każdym planie, choć plan Free ogranicza karty do 10 łącznie, wraz z zarchiwizowanymi.