최종 업데이트 2026년 11월 6일
프로젝트 회사의 근무 시간표 승인 절차는 네 단계입니다. 직원이 한 주를 제출하고, 승인자가 줄을 확인하고, 승인자가 승인하거나 사유와 함께 반려하고, 승인된 주를 청구와 보고용으로 잠급니다. 소규모 회사라면 주간 마감 하나와 사람마다 지정된 승인자 한 명이면 충분합니다.
프로젝트 회사에서 근무 시간표를 승인할 사람
프로젝트 회사에서는 지정된 한 사람이 직원마다 근무 시간표를 승인해야 하며, 보통 그 사람의 업무를 가장 잘 아는 사람입니다. 여러 업무에 걸쳐 일하는 사람이 까다로운 경우이고, 다음이 현실적으로 쓸 수 있는 방식입니다.
| 상황 | 승인자 | 비고 |
|---|---|---|
| 한 책임자의 프로젝트를 주로 담당 | 그 프로젝트 책임자 | 가장 단순한 방식 |
| 여러 책임자에 걸쳐 일함 | 직속 관리자가 의심스러운 줄을 책임자에게 문의 | 승인자가 한 명이면 한 주가 두 사람 사이에서 빠지지 않음 |
| 약 10명 미만의 회사 | 대표 한 명 또는 사무 관리자가 모두를 승인 | 그 사람도 누군가 확인한다면 무방 |
| 승인자 본인의 근무 시간표 | 다른 대표 또는 기장 담당자 | 자신의 것은 스스로 승인하지 않음 |
| 승인자가 부재 | 지정된 대리인 | 미리 정해 둘 것 |
프로젝트 책임자가 각자 자기 줄만 승인하게 하는 방식은 피하세요. 철저해 보이지만 모든 사람이 볼 때까지 근무 시간표가 완료되지 않으며, 소규모 회사에서는 그 주가 월말까지 대기 중일 수 있습니다.
주간 승인 일정의 모습
주간 승인 일정은 단계마다 정해진 시각을 두어 송장이 나가기 전에 승인된 시간이 준비되게 합니다. 고쳐 쓸 수 있는 예시입니다.
| 시점 | 담당 | 내용 |
|---|---|---|
| 매일 | 모두 | 시간 기록 |
| 월요일 오전 10시 | 모두 | 지난주 제출 |
| 월요일 오후 3시 | 승인자 | 제출하지 않은 사람에게 알림 |
| 화요일 오후 5시 | 승인자 | 승인하거나 사유와 함께 반려 |
| 수요일 오후 12시 | 직원 | 수정 후 재제출 |
| 수요일 오후 5시 | 승인자 | 최종 승인과 주 잠금 |
| 매월 첫 영업일 | 재무 | 잠긴 주만 송장 발행 |
월말을 계획하세요. 두 달에 걸친 주는 나누어, 마지막 며칠이 속한 달에 승인되고 청구되게 해야 합니다. 그러지 않으면 시간제 고객은 항상 한 주 늦은 송장을 받게 되고 모두가 그 이유를 설명해야 합니다. 이 마감은 근무 시간표 정책의 마감과 일치해야 합니다.
승인자가 근무 시간표에서 확인할 항목
승인자는 근무 시간표가 빠짐없이 올바른 코드로 작성되었는지 확인해야 하며 시간 자체는 건드리지 않습니다. 매번 같은 짧은 목록을 따라가세요.
- 합계가 맞는가? 계약 시간, 승인된 휴가, 공휴일과 비교합니다.
- 각 줄이 올바른 프로젝트와 작업에 있는가? 모호한 내부 줄을 주의합니다.
- 청구 가능 표시가 맞는가? 표시가 하나 틀리면 수익을 잃거나 고객이 내지 않아야 할 것을 청구하게 됩니다.
- 고객이 설명을 읽을 수 있는가? 고객이 볼 줄에만 해당합니다.
- 예산을 넘기고 있는 업무가 있는가? 프로젝트 책임자에게 알리고, 시간은 기록된 그대로 둡니다.
이렇게 하면 이득이 되는 이유를 보여 주는 가상의 한 주입니다. Ben은 40시간 계약이며 시간제 업무에서 시간당 €95를 청구합니다.
| 줄 | 시간 | 청구 가능 | 승인자의 확인 |
|---|---|---|---|
| P-114 도면 | 18.0 | 예 | 이상 없음 |
| P-118 도면 | 10.0 | 예 | 이상 없음 |
| 내부: "기타" | 6.0 | 아니요 | 실제로는 P-118 고객 수정 |
| 행정 | 3.5 | 아니요 | 이상 없음 |
| 합계 | 37.5 | 계약보다 2.5 부족 |
차이에 대해 묻자 Ben은 P-114의 현장 방문을 기억해 내고 추가합니다. 이로써 시간제 업무에 8.5시간이 늘어납니다. 코드를 바꾼 6.0과 추가한 2.5입니다. €95로 계산하면 €807.50이며, 송장에 반영되지 않을 뻔한 금액을 몇 분 만에 찾은 것입니다. 이 시간은 이후 송장에 들어갑니다.
저항해야 할 확인은 업무가 예산을 넘겼다는 이유로 시간을 줄이는 것입니다. 그렇게 하면 초과를 봐야 할 사람들에게서 숨기게 되고 다음 견적에 쓸 숫자도 거짓이 됩니다. 일부 시간을 청구하지 않기로 했다면 그 결정은 청구액 감액으로 따로 기록하고, 기록된 시간은 그대로 두세요.
근무 시간표를 반려하는 방법
시간표를 반려할 때는 줄을 지정하고, 무엇이 잘못돼 보이는지 말하고, 고칠 시한을 주세요. 모호한 "확인해 주세요"는 같은 오류가 그대로 돌아옵니다. 복사해 쓸 수 있는 문구입니다.
Ben, 23주 차를 반려합니다. 3번째 줄(6시간, "기타")은 P-118 수정으로 보이니 코드를 바꿔 주세요. 그리고 한 주 합계가 계약 40시간 대비 37.5라서 빠진 시간을 추가하거나 부족한 이유를 적어 주세요. 수요일 12시까지 저에게 다시 제출해 주세요.
제출되지 않은 시간표에는 다음과 같이 보냅니다.
23주 차 시간표가 오늘 오전 10시까지 제출되지 않았습니다. P-114가 다른 업무와 함께 청구될 수 있도록 오후 3시까지 제출해 주세요.
이런 메시지는 시간표에 관한 내용으로만 하세요. 계속 늦는 사람이 있다면 더 엄한 알림을 보내지 말고 직접 이야기하세요.
승인 후 정정을 처리하는 방법
승인 후 정정은 변경 기록을 거치게 하여 승인된 수치를 믿을 수 있게 하고 이력도 보이게 하세요. 한 주가 잠기면 아무도 직접 편집하지 않습니다. 근무 시간표 옆에 두는 짧은 기록이면 충분합니다.
| 날짜 | 이름 | 주 | 줄 | 변경 전 | 변경 후 | 사유 | 승인자 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 7월 14일 | Ben | 27 | P-118 도면 | 8.0 | 6.0 | 2시간은 P-114 소속 | Elin |
| 7월 14일 | Ben | 27 | P-114 도면 | 4.0 | 6.0 | P-118에서 이동 | Elin |
시간이 이미 송장으로 발행되었다면 근무 시간표를 바꿔도 송장은 바뀌지 않습니다. 해당 국가의 규정에 따라 대변 송장이나 새 문서로 송장도 제대로 정정해야 합니다.
스프레드시트에서 주를 잠그려면 상태 열에 초안, 제출됨, 반려됨, 승인됨 중 하나를 두세요. 그런 다음 승인된 범위를 보호하세요. Excel과 Google 스프레드시트 모두 범위를 편집할 수 있는 사람을 제한할 수 있습니다. 변조를 막지는 못하지만 실수는 막아 주며, 이 규모의 회사에는 그것이 필요한 전부입니다.
절차는 예측 가능한 방식으로 무너집니다. 합계만 승인하는 승인자는 코드 오류를 모두 놓칩니다. 월말에만 승인하면 아무도 "기타"가 무엇이었는지 기억하지 못합니다. 대리인이 없는 단일 승인자는 첫 휴가에 병목이 됩니다. 승인에 한 사람당 몇 분보다 오래 걸린다면 대개 설명이 문제이므로 그 원인부터 고치세요.
ERPFlow와 함께 근무 시간표 승인하기
ERPFlow에는 현재 타이머나 근무 시간표가 없습니다. 추적한 시간을 송장으로 전환하는 것을 포함한 시간 추적은 준비 중입니다. ERPFlow에는 근무 시간표 승인 단계도 없으므로 이 절차는 팀 근무 시간표 템플릿을 이용해 스프레드시트에서 운영하세요.
승인된 시간은 직접 ERPFlow로 옮깁니다. 송장의 항목은 수량 곱하기 가격이므로, 승인된 시간을 수량으로, 단가를 가격으로 입력하며 가격이 이미 설정된 서비스에서 가져오는 경우가 많습니다. 발행된 송장은 확정이므로 발행하기 전에 잠긴 주를 확인하세요.
휴가와 혼동하지 마세요. 휴가에는 신청과 승인이 있지만 휴가에만 해당합니다. 승인자가 근무 시간표의 휴가 줄을 그곳에서 승인된 내용과 대조할 수 있어서 여기서 유용합니다.