AKB Systems, 첫 견적서부터 마지막 송장까지 고객 업무를 한 시스템에서 운영

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AKB Systems는 탈린의 전문 서비스 회사입니다. 일은 고객의 의뢰로 들어옵니다. 요청 하나가 구체적인 작업 몇 가지로 나뉘고, 그 작업에는 시간이 들며, 그 시간이 청구할 수 있는 일이 됩니다. 서비스 자체는 일의 일부일 뿐입니다. 모든 요청은 기록되고, 정리되고, 완료되고, 청구되어야 합니다.

고객 정보, 문서, 프로젝트 메모, 작업 시간이 서로 다른 곳에 있으면 간단한 의뢰 하나에도 관리 업무가 생깁니다. 고객이 무엇을 요청했는지, 무엇이 끝났는지, 시간이 얼마나 걸렸는지, 그 모든 것이 송장에 들어갔는지 점점 알기 어려워집니다. AKB Systems가 원한 것은 전체 과정을 한곳에서 관리하는 실용적인 시스템이었습니다. 긴 도입 프로젝트도 없고, 관리 업무를 줄이려다 관리 업무를 더 늘리는 일도 없어야 했습니다.

30분 만에 실무 투입

첫 번째 놀라움은 설정할 것이 거의 없었다는 점입니다. 30분 남짓한 시간에 팀은 계정을 열고, 첫 고객을 등록하고, 견적서를 만들어 이메일로 보내고, 그 고객의 작업 시간을 기록할 프로젝트를 만들었습니다.

별도의 설정 단계도, 여러 앱을 이어 붙여 만든 워크플로도 없었습니다. 사업에 필요한 구조가 처음부터 갖춰져 있었습니다. 고객, 제시한 견적 조건, 프로젝트, 그리고 그 고객을 위해 한 일입니다.

고객 하나에 기록 하나

고객마다 기록은 하나이고, 이력은 그 기록에 그대로 붙어 있습니다. 고객 페이지에는 그 고객에게 발행한 견적서와 송장, 연결된 프로젝트, 그리고 거래와 관련된 문서를 두는 ‘첨부파일’ 탭이 있습니다. 계약서, 서명된 견적서, 주고받은 서신 같은 것들입니다.

이 기록은 거래가 이어지는 내내 쓸모가 있습니다. 첫 견적서를 준비할 때, 지난 작업을 되돌아볼 때, 새 요청을 받을 때, 무엇을 납품했는지 확인할 때도 그렇습니다. 이메일 스레드나 폴더 구조를 뒤질 필요가 없습니다.

모든 요청에 제자리

프로젝트 관리는 금세 이 업무 방식에서 가장 가치 있는 부분 중 하나가 되었습니다. 프로젝트마다 고객과 연결된 보드가 하나씩 있고, 요청 하나하나가 그 보드의 카드가 됩니다. 고객이 요청하면 추가하고, 작업이 진행되는 동안 옮겨 가며, 끝나면 완료로 처리되는 열로 옮깁니다. 카드에는 요청 내용, 파일, 댓글 스레드, 그리고 그 일에 든 시간이 담깁니다.

그 결과 실제로 쓸 수 있는 프로젝트 이력이 남습니다. 고객이 무엇을 요청했고, 그에 대해 무엇을 했으며, 시간이 얼마나 걸렸고, 무엇이 아직 남아 있는지입니다. 큰 결과물 하나가 아니라 작은 요청이 쌓이며 커지는 프로젝트일수록 이 점이 중요합니다. 그 아래의 일이 날마다 바뀌어도 보드는 정돈된 상태를 유지합니다.

시간은 이미 카드에

시간은 일이 있는 곳에 기록합니다. 요청을 하나 처리할 때마다 걸린 시간과 분을 그 카드에 입력하면 ERPFlow가 합계를 냅니다. 프로젝트 목록의 ‘소요 시간’에서는 프로젝트별로, 고객 페이지에서는 그 고객의 모든 프로젝트를 합쳐서 보여 줍니다.

그래서 송장을 낼 때 캘린더, 메시지, 기억을 뒤져 시간을 다시 맞춰 볼 사람이 없습니다. 완료된 카드와 거기에 기록된 시간이 시간 단위 청구의 근거가 되고, 그 금액이 송장에 한 줄로 들어갑니다. 송장은 같은 고객 기록으로 발행되고, 청구 대상 프로젝트와 연결할 수도 있습니다. 한 일이 빠짐없이 기록되었다는 확신을 가지고 청구할 수 있습니다.

실시간 재무 현황

견적서와 송장은 더 이상 따로 떨어진 파일이 아닙니다. 수락된 견적서는 한 번에 송장 초안으로 전환되고, 발행된 송장은 모두 대시보드에 반영됩니다. 그달의 매출, ‘미수금’과 ‘연체’ 금액이 여기에 들어갑니다. 각 고객의 ‘분석’ 탭에 있는 매출과 미수금 합계에도 반영됩니다.

AKB Systems는 누군가 스프레드시트를 업데이트하기를 기다리지 않고도 회사의 현황을 압니다. 실무와 재무 상황이 함께 움직이고, 숫자는 필요할 때 언제든 거기 있습니다.

하나의 시스템으로 도는 전체 흐름

고객 요청 → 프로젝트 카드 → 기록한 시간 → 완료한 작업 → 송장

ERPFlow를 매일 쓰면서 AKB Systems는 문서를 정리해 두고, 프로젝트를 제대로 구성하며, 요청된 일과 진행 중인 일, 완료된 일을 추적할 수 있는 기록을 갖추고 있습니다. 시간은 일하는 동안 기록되고, 송장은 제때 나가며, 재무 현황은 별도의 보고 작업 없이 확인할 수 있습니다.

이 회사에 가장 큰 이점은 단지 한곳에 정보가 더 많아졌다는 것이 아닙니다. 모든 고객 요청에 제자리가 있고, 완료한 모든 작업에 기록이 있으며, 들인 모든 시간을 추적할 수 있고, 모든 송장을 불필요한 관리 업무 없이 보낼 수 있다는 것을 안다는 점입니다. 이 구조를 갖추는 데는 약 30분이 걸렸고, 매일 쓰기에 충분할 만큼 단순하게 유지되었습니다.