クライアント請求のためのタイム・マテリアル管理のやり方

クライアント請求のためにタイム・マテリアル（労務費と材料費の実費精算）を管理するには、案件ごとに作業シートを作り、労務を担当者と日付ごとに、材料を原価と販売価格とともに記録し、領収書を案件に紐付けて保管します。請求時には労務費と材料費を合算します。アプリが役に立つのは、現場で両方を記録できる場合だけです。

タイム・マテリアルの作業シートはどんな形ですか？

タイム・マテリアルの作業シートは、同じ案件番号の下に、労務と材料の2つの表を持ちます。以下は架空の例です。暖房設備会社がタイム・マテリアル契約でボイラーを交換し、労務は施工担当が1時間€55、見習いが€30です。

労務、案件2026-118

材料、案件2026-118

材料の原価は€1,351.00、販売額は€1,506.20です。案件全体の金額は次のとおりです。

飛ばされがちなのが「出所」の列です。その日のうちに書くのは手間がかかりませんが、あとで「この€140は何か」と聞かれたとき、午後いっぱいかかる確認が1分で済みます。労務の部分だけを詳しく知りたい場合は、請求可能時間を請求書にする方法をご覧ください。

材料費が請求から漏れるのを防ぐには？

材料費は、販売店のカウンターから事務所に戻るまでの間に請求から漏れます。防ぐには、その場で記録することです。労務は、働いた日を誰かが覚えているので記録されやすいのですが、€14のバルブは金曜日には忘れられています。

• 購入時に案件番号を伝える。販売店に案件番号を伝え、領収書や掛け売りの請求書に印字してもらいます。
• 領収書は当日中に撮影する。ファイル名に案件番号を入れます。最初は案件ごとの共有フォルダで十分です。
• 車載在庫を使ったら記録する。領収書がないので、メモが唯一の記録です。よく使う品目は固定の価格表にします。
• 案件の締めに見直しをする。請求書を出す前に、作業した人に他に使ったものがないか確認します。販売店に返品したものは外します。

材料費に掛け率を上乗せして請求できますか？

顧客が合意していれば、材料費に掛け率を上乗せして請求できます。合意を取る場所は見積書です。次のような条項で上限も同時に定められます。

労務は、施工担当が1時間€55、見習いが1時間€30で、担当者ごと・日ごとに記録して請求します。材料は原価に20%を加えた額で請求し、1点あたり€500を超える品目は原価に10%を加えた額とします。領収書はご請求に応じて提示できます。書面によるご同意がない限り、€3,500（VAT別）を超えて請求することはありません。

つまずきやすい点が2つあります。まず、掛け率20%は利益率20%ではありません。€100の品目を€120で売ると利益は€20で、€120に対して16.7%です。次に、顧客に「原価で」と伝えた場合、業者割引を自分のものにしていると説明しにくくなります。ここでの「原価」は、実際に支払った金額を指すべきです。

タイム・マテリアルの材料費にVATはどう適用されますか？

タイム・マテリアルの材料費には、通常、販売価格の全額にVATがかかります。材料は提供するサービスの一部だからです。EUのVAT指令は、顧客に請求する付随費用を課税標準に含めています（第78条）。顧客の名前で、顧客に代わって支出した金額の返還は除かれます（第79条）。これが本来の立替金ですが、自社の名義でバルブを購入する場合には、まず当てはまりません。

税率は国と仕事の内容によって異なり、建設関連のサービスには軽減税率やリバースチャージが適用されるものもあります。現地で確認してください。区別については、立替経費・立替金とVATと立替経費の請求方法で説明しています。

タイム・マテリアル管理アプリには何が必要ですか？

タイム・マテリアル管理アプリには、現場で労務と材料を記録し、転記し直さずに請求書の明細へ変換できることが必要です。車1〜2台なら、スプレッドシートと写真のフォルダで間に合います。時間の記録が遅れたり領収書がなくなったりするようになったら、アプリを探しましょう。試用期間中に、実際の案件で次の点を試してください。

ERPFlowでタイム・マテリアルの案件を請求するには？

ERPFlowはタイム・マテリアルの管理アプリではありません。現在、タイマーもタイムシートもありません。タイムトラッキング（記録した時間を請求書に変換する機能を含む）は、今後提供する予定です。作業シートも現場での記録機能もなく、経費は顧客や案件に紐付かないため、案件ごとの原価や利益は出せません。作業シートは別のところで管理してください。

ERPFlowが活躍するのは請求書の段階です。すでに合計が出ている住宅サービスやフィールドサービスの会社に向いています。

• 労務：単位を時間にして価格を設定したサービスを用意します。請求書でそれを選び、時間を数量として入力します。
• 材料：製品は価格と在庫数を持ち、労務と同じ請求書に載せられます。各明細は数量×価格で、割引率（任意）と明細ごとの税率を設定できます。製品の明細を含む請求書を作成すると、その数量が在庫から引かれます。
• 自社の原価：経費には、支払った内容をカテゴリ・仕入先・VATとともに記録し、領収書を添付できます。期間別・仕入先別の合計は出ますが、案件別にはなりません。