最終更新：2026年11月6日
一般的な情報であり、税務・法律上の助言ではありません。ルールは国や状況によって異なります。税務や法律に関わる内容は、税理士などにご確認ください。
立替経費を請求するには、請求書に独立した行として、内容、発生日、金額を、実費、または合意した上乗せ込みで載せ、領収書を保管します。VATを加えるかどうかは、再請求（通常は加える）か本当の立替費用（通常は加えない）かによって決まります。
立替経費は請求書にどう載せる？
立替経費は、報酬の下に独立した行として載せます。顧客の経理部門が何も尋ねずに済むくらい、具体的に書きます。「経費：€240」では問い合わせが来ます。次の書き方なら来ません。
経費：顧客の現場訪問のための鉄道代と宿泊費、2026年3月11日〜12日、実費。領収書は請求に応じて提出できます。
顧客の同意があれば、少額の項目はまとめても構いませんが、グループごとに日付の範囲を示してください。費用に上乗せしている場合は、横に「実費」と書かないでください。
経費は、関連する仕事と同じ請求書か、支払った後の最初の請求書に載せます。4か月後に出てきた経費は、顧客の予算の中で居場所を失っていることが多いからです。移動にかかった時間は運賃とは別の問題で、移動時間の請求のガイドで扱っています。
再請求と立替費用のどちらにあたる？
再請求は、自分の仕事をするために購入した費用で、立替費用（disbursement）は、顧客のためだけに支払った費用です。この違いがVATを決めます。
| 再請求 | 立替費用 | |
|---|---|---|
| 物品やサービスを受け取ったのは | 自分 | 顧客 |
| 例 | 顧客の現場までの自分の電車代 | 顧客に代わって支払った、顧客の建築計画の申請手数料 |
| 請求書のVAT | 行全体に通常の税率 | 加えず、別に表示 |
| 費用のVATを控除できるか | 有効な領収書があれば一般に可 | 不可 |
| 上乗せできるか | 合意があれば可 | 不可。実額のみ |
ほとんどの事業経費は、請求書上の呼び方にかかわらず再請求です。HMRC自身の例では、顧客の現場へ飛行機で行くコンサルタントの運賃は、航空会社のサービスの相手がコンサルタント自身なので、立替費用になりえません（Notice 700の25.1.3項）。英国では、何かを立替費用として扱うには、HMRCの条件をすべて満たす必要があります。EUでは、VAT指令の第79条がルールで、お金が顧客の名義で顧客のために使われ、実額を証明でき、それにかかったVATを控除できないことが条件です。
この税務面には専用のガイドがあります。立替経費・立替費用のVATです。このガイドの残りは、請求書への載せ方を扱います。
報酬・再請求・立替費用を含む請求書の記入例は？
ここでは架空の例を示します。計算を簡単にするためVATは20%とします。コンサルタントが報酬を請求し、移動費を再請求し、顧客に代わって支払った計画申請手数料を転嫁します。
| 明細 | 税抜 | VAT（20%） | 合計 |
|---|---|---|---|
| コンサルティング：現場レビュー、3月12日 | €1,800.00 | €360.00 | €2,160.00 |
| 経費：鉄道代と宿泊費、3月11日〜12日、実費 | €240.00 | €48.00 | €288.00 |
| 立替費用：顧客に代わって支払った計画申請手数料、参照番号2026/418 | €95.00 | なし | €95.00 |
| 合計 | €2,135.00 | €408.00 | €2,543.00 |
VATにVATをかけないためには？
VATにVATをかけないためには、控除できるVATを除いた金額で費用を再請求し、そこに自分のVATを加えます。これが経費の行で最もよくある間違いです。ここでは、VAT€20を含む、架空の€120のホテルの領収書で考えます。
| 自分の立場 | 実際の費用 | 請求書の明細 | その分のVAT | 顧客の支払い |
|---|---|---|---|---|
| VAT登録済みで、€20を控除する | €100 | €100 | €20 | €120 |
| VAT登録済みだが、控除できない | €120 | €120 | €24 | €144 |
| VAT未登録 | €120 | €120 | なし | €120 |
| 誤り：€20を控除したうえで、€120＋VATを請求する | €100 | €120 | €24 | €144 |
2行目は正しく、意外に思われます。ホテルや食事のVAT控除を制限している国があり、その場合は€120全額が自分の費用になり、その行には自分のVATがかかります。どの費用を控除できるかは、会計士に確認してください。
避けるべきなのは最後の行です。顧客は€24多く払うことになり、注意深い経理部門なら差し戻します。
実費と上乗せのどちらにする？
立替経費は実費が通常の基本で、顧客が書面で合意していれば上乗せも構いません。お金の立て替えや仕入先の管理に実際の手間がかかるなら、上乗せは妥当です。上の€240に10%を上乗せすると、行は€264、VATは€52.80になります。どちらを選んでも、費用を使う前に明記してください。
経費：この業務に必要な移動費やその他の費用は、上乗せなしの実費で、発生した月の請求書で請求します。1件あたり€100を超える費用は、事前に書面でのご承認が必要です。領収書は請求に応じて提出できます。
承認についての一文が、ほとんどの争いを防ぎます。これがないと、宿泊後に€600のホテルを承認するよう顧客に求めることになります。
お金を失う間違いは？
- 請求を忘れる。よくある理由は、費用がカードの明細にあり、請求書は別の場所にあることです。請求書を送る前に毎回、経費を確認してください。
- 領収書をなくす。領収書がなければVATを控除できず、顧客に聞かれても答えられません。
- 立替費用のVATを控除する。両方はできません。
- 再請求と従業員の精算を混同する。費用を立て替えた従業員に払い戻すのは別の仕事で、その後顧客に何を請求するかとは関係ありません。経費精算ポリシーを参照してください。
ERPFlowで経費を再請求するには？
ERPFlowの経費は顧客や案件にひも付かないため、費用の再請求は、請求書に入力する明細になります。ERPFlowは、経費を請求書に取り込んだり、未請求と印を付けたり、顧客ごとの原価や利益率を表示したりできません。
そのため、やることは2つです。費用を経費に、カテゴリ、仕入先、VAT、領収書の添付つきで記録します。次に、請求書に説明、数量、単価、税率（立替費用なら税なし）を入力して明細を作ります。経費の説明に請求書番号を加えておけば、請求済みであることが一目でわかります。
請求書に添付したファイルは社内用で、顧客には送られません。顧客が領収書を求める場合は、別に送ってください。
ERPFlowには、従業員の経費精算や払い戻し、走行距離の記録、領収書のスキャンの機能はありません。