最終更新：2026年11月6日
他の情報源のルールや数値は2026年11月6日に確認しました。変更されることがあるため、利用前に必ず情報源で確認してください。
一般的な情報であり、税務・法律上の助言ではありません。ルールは国や状況によって異なります。税務や法律に関わる内容は、税理士などにご確認ください。
小さなプロジェクト型の会社の経費精算の方針には、スタッフが精算できるもの、事前承認が必要なもの、添付する証憑、精算の期限、費用が顧客に届く方法を書きます。1ページで足ります。以下の文面はそのままコピーできます。上限は自社のものを設定し、税に関する行は会計士と確認してください。
そのまま使える経費精算の方針の例
この経費精算の方針は、架空の会社向けに書かれています。括弧内の金額は、自社の金額に置き換える例であり、推奨額ではありません。
1. 原則。 [会社名]の仕事で自分で支払った妥当な費用は、払い戻します。あなたが得をすることも、損をすることもないようにします。
2. 先に確認する。 宿泊を伴う出張の前と、1品目で[€100]を超える支出の前に、プロジェクトリーダーの承認を得てください。
3. 領収書。 すべての品目に領収書を添付します。カードの伝票は、何を買ったかもVATもわからないため、不十分です。[€100]を超えるものは、会社名のVAT請求書をもらってください。領収書を紛失した場合は、精算にその旨を書き、[名前]が判断します。
4. プロジェクトコード。 プロジェクトの費用にはすべてプロジェクトコードを入れ、顧客に再請求できるかどうかを記してください。
5. 期限。 精算は、翌月の[5日]までに提出します。[3か月]より古いものは、拒否することがあります。
6. 承認。 プロジェクトリーダーまたは直属の上長が精算を承認します。自分の分を自分で承認することはできません。取締役の精算は、[ほかの取締役または記帳担当者]に回します。
7. 支払い。 承認された精算は、[10]営業日以内に銀行振込で支払います。顧客が当社に支払ったかどうかには左右されません。
8. 会社のカード。 会社のカードでの支出にも、同じ領収書とプロジェクトコードが、同じ期限までに必要です。
9. 虚偽の精算。 故意に虚偽の精算を行うことは、懲戒の対象です。誠実な間違いは、訂正するだけです。
続いて、精算できるものの表を加えます。スタッフが実際に調べるのはこの部分だからです。
| 費用 | ルール | 上限（例） |
|---|---|---|
| 電車、バス、タクシー | 標準クラス。ほかに妥当な手段がない場合はタクシー | 実費 |
| 自家用車 | 1マイルあたり。走行距離の精算書で申請 | [承認された単価] |
| 駐車場と通行料 | 領収書つき | 実費 |
| ホテル | 事前承認 | 1泊[€140] |
| 宿泊出張中の食事 | 領収書つきの実費 | 1日[€35] |
| 顧客への接待 | 取締役の事前承認と、出席者の一覧 | 1人[€50] |
| 現場の消耗品と安全用品 | [€50]を超える場合はプロジェクトリーダーの承認 | 実費 |
| 精算できないもの | 通勤、罰金、個人の持ち物 | なし |
経費精算の計算例はどうなりますか？
経費精算の計算例では、各品目に、プロジェクトコード、再請求できるかどうか、税抜、VAT、合計を分けて記載します。架空の例で、VATは20%、電車の切符にはVATがかかりません。
| 日付 | 品目 | プロジェクト | 再請求 | 税抜 | VAT | 合計 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 3月3日 | 顧客先への電車 | P-114 | はい | €48.00 | €0.00 | €48.00 |
| 3月3日 | ホテル、1泊 | P-114 | はい | €110.00 | €22.00 | €132.00 |
| 3月4日 | 現場の駐車場 | P-114 | いいえ | €10.00 | €2.00 | €12.00 |
| 3月9日 | 安全靴 | なし | いいえ | €50.00 | €10.00 | €60.00 |
| 合計 | €218.00 | €34.00 | €252.00 |
この書式から、3つの異なる数字が出ます。
- 従業員への払い戻しは€252.00で、 実際に使った合計です。
- 会社の費用は€218.00で、 €34.00のVATを還付請求できる場合です。
- 顧客への再請求は税抜€158.00（€48 + €110）で、 再請求にVATがかかる場合はそれを加えます。残りの€60.00は会社自身の費用です。
避けるべき間違いは、ホテルを€132で再請求してからVATを加えることです。顧客にVATへのVATを課すことになるからです。再請求の課税の扱いは、立替金か、自社のサービスの一部かによって変わります。両方については、立替経費の請求と立替経費のVATのガイドで解説しています。
スタッフの経費のVATを還付請求するには何が必要ですか？
スタッフの経費のVATを還付請求するには、通常、実際の事業費用に対する適切なVAT請求書または領収書が必要で、書類にかかわらず対象外とされる区分もあります。
- EUでは、 VAT指令第178条(a)が、有効な請求書の保有を、VATの控除の条件としています。第176条は、贅沢品、娯楽、接待など、厳密には事業のためでない支出を除外しています。加盟国はさらに独自の制限を課すため、何が対象外になるかは国によって異なります。
- 英国では、 仕入先は£250以下の供給について簡易VAT請求書を発行できるため、仕入先の名前、住所、VAT番号、日付、内容、合計、VAT税率が書かれたレジのレシートで足りることがあります。事業上の接待に関するVATは原則として控除できませんが、海外の顧客には例外があります。自社の従業員の接待は、扱いが異なります。
実務では、会計士から別の指示がない限り、顧客への接待は、VATを含めた費用として扱ってください。そのため、この方針は、領収書に加えて出席者の名前を求めています。
払い戻された経費は従業員にとって課税対象ですか？
払い戻された経費は、実際の事業費用の払い戻しであれば、一般に課税対象ではありません。ただし規則は国によって異なり、支出の証憑なしに支払う手当には厳しくなります。
英国では、 HMRCの支払済みまたは払い戻された経費の免除により、従業員が全額を控除できる経費を、雇用主が報告する必要はありません。従業員の自家用車に対する走行距離の支払いはこれに含まれず、独自の単価があります。一律のスケールレートによる支払いには独自の条件があるため、支払う前に確認してください。
米国では、 IRS Publication 463がアカウンタブルプランを説明しています。経費に事業との関連があり、従業員が妥当な期間内に精算し、超過分を返還することです。60日以内の精算は妥当とされます。これらの規則に当てはまらない金額は、賃金として扱われます。
それ以外の国については、どの一律の手当が認められるかを会計士に尋ねてください。「経費として」毎月支払う一定額の手当には注意が必要です。通常は給与明細に載せるべきものです。
会社に損をさせる経費精算の間違いは何ですか？
会社に損をさせる経費精算の間違いは、ほとんどが、誤りとして表に出ない静かなものです。
- 再請求できる費用に印がない。 プロジェクトコードのないホテル代は、顧客への請求書に届かず、会社が負担することになります。
- 四半期分をためて精算する。 その頃には、VATは以前の申告期間に属し、案件はすでに請求済みになっているかもしれません。
- 自己承認。 不正であることはまれですが、コードや金額が正しいかどうかの唯一のチェックがなくなります。
- 領収書の代わりにカードの伝票。 支払ったことの証明にはなりますが、何を買ったかはわからないため、VATの還付請求の裏づけにはなりません。
- 精算されない仮払い。 精算のない現金の仮払いは、貸付か給与かのどちらかであり、どちらかを把握しておく方が望ましいです。
ERPFlowで経費精算を記録する
ERPFlowには、従業員の経費精算も、承認ワークフローも、払い戻しの機能もないため、精算書とその承認は、表計算ソフトや紙など、ERPFlowの外で行います。
精算が承認されたら、各費用を、名前、金額、カテゴリ、税、仕入先を指定して経費として記録し、領収書を添付します。スマートフォンやタブレットでは、写真を撮るで領収書の写真をワンステップで添付できます。領収書の読み取りはないため、金額は入力します。今月、先月、今年、全期間の合計が、一覧の上に表示されます。
ERPFlowの経費は、顧客や案件に関連づけられないため、プロジェクトごとの費用は表示されません。後で探せるよう、経費の名前にプロジェクトコードを入れ、案件別の記録としては精算書を保管してください。費用を再請求するには、自分で請求書に明細として追加します。経費を管理する権限は、個人の経費ではなくすべての経費に及ぶため、入力は1人に任せるのが最も安全です。