AKB Systems、最初の見積書から最後の請求書まで、顧客の仕事をひとつのシステムで

この会社のこと

AKB Systemsはタリンの専門サービス企業です。仕事は顧客からの依頼としてやってきます。依頼は具体的な作業に分かれ、作業には時間がかかり、その時間が請求できる仕事になります。サービスそのものは仕事の一部にすぎません。どの依頼も、記録し、整理し、完了させ、請求しなければなりません。

顧客の情報、書類、プロジェクトのメモ、作業時間がそれぞれ別の場所にあると、単純な依頼でも事務作業が生まれます。顧客が何を頼んだのか、何が終わったのか、どれだけ時間がかかったのか、そのすべてが請求書に載ったのか。どれも見えにくくなっていきます。AKB Systemsが求めていたのは、プロセス全体をまとめて扱える実用的なシステムでした。長い導入プロジェクトはいらないし、事務を減らすために事務を増やすのも避けたかったのです。

30分で動き出す

最初の驚きは、設定がほとんどいらなかったことです。およそ30分で、チームはアカウントを開き、最初の顧客を登録し、見積書を作ってメールで送り、その顧客の作業時間を記録するプロジェクトを用意しました。

設定のための期間もなく、別々のアプリをつなぎ合わせてワークフローを組む必要もありませんでした。事業に必要な構造は最初からそろっていました。顧客、提示した条件、プロジェクト、そしてその顧客のために行った仕事です。

顧客ごとにひとつの記録

顧客ごとに記録はひとつで、履歴はそこにひも付いたまま残ります。顧客のページには、その顧客に出した見積書と請求書、ひも付いたプロジェクト、そして取引に関わる書類のための「添付ファイル」タブがあります。契約書、署名済みの見積書、やり取りの記録などです。

この記録は、取引が続くかぎり役に立ちます。最初の見積書を用意するとき、以前の仕事を振り返るとき、新しい依頼を受けるとき、何を納品したかを確かめるとき。メールのやり取りやフォルダの階層を掘り返す必要はありません。

すべての依頼に居場所を

プロジェクト管理は、すぐにこの使い方のなかで最も価値のある部分のひとつになりました。プロジェクトはそれぞれ顧客にひも付いたボードで、依頼は一件ずつそのボード上のカードになります。顧客から頼まれたときに追加し、作業中は先へ進め、終わったら完了扱いの列へ移します。カードには依頼の内容、ファイル、コメントのスレッド、そしてかかった時間が残ります。

その結果、プロジェクトの使える履歴ができあがります。顧客が何を頼み、それに対して何をし、どれだけ時間がかかり、何がまだ残っているのか。大きな成果物がひとつではなく、小さな依頼が積み重なって育っていくプロジェクトほど、これが効いてきます。その下にある仕事が日々変わっても、ボードは整理されたままです。

時間はもうカードの上に

時間は、仕事をしたその場所に記録します。依頼を一件こなすたびに、かかった時間と分をそのカードに入力すると、ERPFlowが合計します。プロジェクト一覧の「作業時間」ではプロジェクトごとに、顧客のページではその顧客のすべてのプロジェクトをまとめて。

だから請求のときに、カレンダーやメッセージや記憶から時間を組み立て直す人はいません。完了したカードとそこに記録された時間が、時間単位の請求の根拠になり、その金額が請求書に明細行として載ります。請求書は同じ顧客の記録に対して発行され、請求の対象となるプロジェクトにひも付けることもできます。行った仕事がきちんと記録されているという確信を持って、請求書を出せます。

リアルタイムの財務ビュー

見積書も請求書も、もう孤立したファイルではありません。承認された見積書はワンステップで請求書の下書きに変換でき、発行した請求書はすべてダッシュボードに反映されます。その月の売上、「未回収」と「期限超過」の金額です。さらに、各顧客の「分析」タブにある売上と未回収の合計にも反映されます。

AKB Systemsは、表計算ソフトが更新されるのを待たずに自社の状況を把握できます。日々の業務と財務の状況が一緒に動き、数字は必要なときにいつでもそこにあります。

ループ全体をひとつのシステムで

顧客の依頼 → プロジェクトのカード → 記録した時間 → 完了した仕事 → 請求書

ERPFlowを毎日使うようになって、AKB Systemsは書類を整理し、プロジェクトをきちんと組み立て、依頼済み・進行中・完了の仕事を追跡できる記録を持っています。時間は仕事をしながら記録され、請求書は期日どおりに出て、財務の状況は追加のレポート作業なしで見られます。

この会社にとっての一番の利点は、単にひとつの場所に情報が増えたことではありません。顧客のどの依頼にも居場所があり、完了したどの作業にも記録があり、費やしたどの1時間もたどることができ、どの請求書も余計な事務作業なしに出せる。そうわかっていることです。この仕組みを用意するのにかかったのは約30分、しかも毎日使い続けられるほどシンプルなままでした。