Cara melacak jam yang dapat ditagih per proyek

Untuk melacak jam yang dapat ditagih per proyek, beri setiap proyek kode sendiri sebelum pekerjaan dimulai, wajibkan setiap catatan waktu menyebut satu proyek, catat tanggal, orang, tugas dan jam, lalu tandai setiap catatan sebagai sudah ditagih ketika masuk ke faktur. Total per proyek kemudian menunjukkan apa yang sudah dikerjakan, ditagih dan belum ditagih.

Aturan umum untuk mencatat jam ada di cara melacak jam yang dapat ditagih. Panduan ini membahas apa yang berubah ketika proyek menjadi satuan yang Anda laporkan.

Mengapa melacak jam yang dapat ditagih per proyek, bukan per klien?

Melacak jam yang dapat ditagih per proyek penting karena satu klien bisa punya beberapa pekerjaan dengan ketentuan berbeda, dan total per klien menyembunyikan kondisi masing-masing. Berikut contoh karangan: klien punya proyek situs web biaya tetap dengan anggaran 40 jam dan kesepakatan dukungan yang ditagih per jam. Dalam sebulan Anda mencatat 60 jam untuk klien itu.

Per klien, 60 jam tampak seperti bulan yang bagus. Per proyek, itu 52 jam untuk situs web, 12 jam melebihi anggaran yang tidak akan dibayar siapa pun, dan hanya 8 jam yang bisa Anda tagih. Keduanya memerlukan percakapan yang berbeda, dan total per klien tidak memicu salah satunya.

Bagaimana menyiapkan proyek untuk pelacakan waktu?

Siapkan proyek untuk pelacakan waktu dengan menulis satu catatan singkat sebelum ada yang mencatat satu jam pun. Ini semua yang dibutuhkan perusahaan kecil:

Status berperan lebih besar daripada kelihatannya. Tanpa status, orang terus mencatat ke proyek terakhir yang mereka ingat, dan jam mendarat di pekerjaan yang sudah ditagih dan ditutup pada bulan Juni.

Apa isi catatan waktu proyek?

Catatan waktu proyek memerlukan tanggal, orang, kode proyek, tugas, jam, penanda dapat ditagih dan, kemudian, nomor faktur. Dua aturan menjaganya tetap jujur:

• Satu catatan, satu proyek. Jika satu hari mencakup tiga proyek, itu tiga catatan.
• Tanpa kode, jangan menebak. Pekerjaan yang tidak termasuk proyek mana pun masuk ke kode internal, jangan pernah ke proyek terbuka yang terdekat.

Simpan juga waktu proyek yang tidak dapat ditagih, misalnya pengerjaan ulang atau tinjauan internal, dengan penanda yang sesuai. Anda tidak bisa menagihnya, tetapi itu bagian dari yang dibutuhkan pekerjaan tersebut. Aturan penanda itu ada di jam yang dapat ditagih vs tidak dapat ditagih.

Bagaimana melihat jam yang sudah dan belum ditagih per proyek?

Lihat jam yang sudah dan belum ditagih per proyek dengan menyimpan satu tabel berjalan, satu baris per proyek, disusun ulang dari catatan waktu setiap bulan. Dalam tabel karangan ini, setiap baris harus memenuhi satu jumlah: dikerjakan sama dengan ditagih ditambah diturunkan nilainya ditambah belum ditagih.

Setiap kolom menyuruh Anda melakukan sesuatu:

• Belum ditagih: P-104 punya pekerjaan senilai €990 yang menunggu ditagih (11 jam × €90) dan P-105 punya €1.540 (14 × €110). Itu pekerjaan senilai €2.530 yang sudah Anda kerjakan dan belum Anda tagih. Jika Anda mencatatnya di pembukuan, tempatnya di laporan WIP.
• Sisa anggaran: P-105 sudah memakai 97,5% jamnya. Jika ada batas, peringatkan klien sebelum mencapai 80, dan sepakati tambahan lebih dulu.
• Diturunkan nilainya: P-104 memberikan 1,5 jam secara cuma-cuma. Itu bukan apa-apa pada satu proyek. Alasan yang sama berulang di sepuluh proyek berarti estimasi Anda perlu dibenahi, seperti dijelaskan di penurunan nilai tagihan vs penghapusan piutang.

Pada proyek biaya tetap, kolom Ditagih tidak berlaku, karena faktur menagih biayanya atau satu tahap darinya. Simpan Dikerjakan dan Sisa anggaran, dan gunakan panduan anggaran vs jam aktual.

Bagaimana mencegah jam proyek ditagih dua kali atau terlewat?

Cegah jam proyek ditagih dua kali atau terlewat dengan menulis nomor faktur pada setiap catatan saat ditagih, dan menjalankan jumlah di atas sebelum setiap putaran penagihan. Catatan yang punya nomor sudah ditagih. Catatan tanpa nomor belum, dan masih ada bulan depan.

Perbaiki kesalahan menurut seberapa jauh ia sudah berjalan. Sebelum penagihan, kodekan ulang catatan ke proyek yang benar. Setelah penagihan, biarkan catatan itu, dan koreksi faktur dengan semestinya lewat nota kredit atau faktur yang dikoreksi, karena catatan waktu harus tetap sesuai dengan apa yang Anda kirim.

Melacak jam per proyek di ERPFlow

ERPFlow saat ini belum punya timer atau timesheet. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir. ERPFlow juga belum punya tarif atau anggaran proyek, laporan waktu per orang, dan penanda ditagih pada jam, jadi tabel berjalan di atas tetap berada di spreadsheet Anda.

Yang bisa dilakukan ERPFlow saat ini adalah menyimpan jam pada sebuah proyek. Cara kerja proyek berisi tur lengkapnya:

• Proyeknya: sebuah proyek adalah papan dengan kolom yang Anda beri nama. Tautkan ke pelanggan dan proyek muncul pada catatan pelanggan itu.
• Jamnya: setiap kartu punya kolom waktu terpakai, diketik dalam jam dan menit. Daftar proyek menjumlahkan kartu dan waktu terpakai untuk setiap proyek, termasuk kartu yang diarsipkan, dan tab Proyek milik pelanggan menjumlahkannya di seluruh papan.
• Batasannya: satu kartu menyimpan satu angka, tanpa tanggal dan tanpa pemisahan per orang, jadi gunakan satu kartu per tugas atau per periode penagihan.
• Memisahkan yang sudah dan belum ditagih: tambahkan kolom seperti "Untuk ditagih" dan "Sudah ditagih" lalu pindahkan kartu. Papan tidak menjumlahkan kolom, tetapi ekspor CSV memberi proyek, kolom dan waktu terpakai dalam menit untuk setiap kartu, yang bisa dijumlahkan spreadsheet.
• Menagihnya: waktu kartu tidak berubah menjadi baris faktur. Baca totalnya, lalu di faktur pilih layanan yang memuat harga per jam Anda dan ketik jamnya sebagai kuantitas. Anda bisa menautkan faktur ke proyek di bawah Dokumen tertaut.

Proyek tanpa batas tersedia di semua paket, meski paket Gratis membatasi kartu menjadi 10 secara total, termasuk yang diarsipkan.