Terakhir diperbarui 6 November 2026
Untuk melacak anggaran jam terhadap jam aktual pada proyek desain berbiaya tetap, ubah biaya menjadi anggaran jam per tahap sebelum pekerjaan dimulai, catat waktu pada tahap-tahap itu, dan bandingkan setiap minggu jam yang terpakai dengan porsi tiap tahap yang sudah selesai. Selisihnya adalah peringatan dini Anda, selagi masih ada waktu bertindak.
Bagaimana mengubah biaya tetap menjadi anggaran jam?
Untuk mengubah biaya tetap menjadi anggaran jam, bagi biaya, dikurangi biaya pihak luar, dengan rata-rata tarif tagih Anda, lalu sisihkan sebagian jam. Berikut contoh karangan: studio desain menyepakati biaya tetap €24.000 tanpa biaya pihak luar, dan timnya rata-rata €80 per jam.
€24.000 ÷ €80 = 300 jam. Studio menyisihkan 10%, yaitu 30 jam, sebagai cadangan dan membagikan 270 jam sisanya.
| Tahap | Anggaran jam |
|---|---|
| Konsep | 60 |
| Pengembangan desain | 80 |
| Gambar teknis | 90 |
| Lokasi dan serah terima | 40 |
| Dialokasikan | 270 |
| Cadangan | 30 |
| Total | 300 |
Tarif tagih sudah memuat margin Anda, jadi 300 jam menghasilkan keuntungan yang direncanakan. Jam ke-301 mulai menggerogotinya. Jika tahap Anda mengikuti RIBA Plan of Work, panduan biaya per tahap RIBA membahas pembagiannya, dan metode yang sama berlaku untuk agensi pemasaran dan konsultan dengan biaya tetap.
Apa yang perlu dibandingkan setiap minggu?
Bandingkan jam terpakai dengan seberapa banyak setiap tahap yang benar-benar selesai. Jam terpakai saja hanya memberi tahu apa yang sudah Anda keluarkan, dan tidak mengatakan apa pun tentang sejauh mana Anda melangkah.
Berikut proyek karangan yang sama pada minggu ke-10:
| Tahap | Anggaran | Aktual | % selesai | Jam yang diperoleh | Selisih |
|---|---|---|---|---|---|
| Konsep | 60 | 68 | 100% | 60 | −8 |
| Pengembangan desain | 80 | 74 | 75% | 60 | −14 |
| Gambar teknis | 90 | 12 | 10% | 9 | −3 |
| Lokasi dan serah terima | 40 | 0 | 0% | 0 | 0 |
| Total | 270 | 154 | 129 | −25 |
Jam yang diperoleh adalah anggaran dikali persentase selesai. Selisih adalah jam yang diperoleh dikurangi jam aktual, jadi angka negatif berarti Anda memakai lebih banyak daripada yang dibenarkan kemajuannya.
Pengembangan desain adalah baris yang menyesatkan. Pada 74 dari 80 jam, tahap itu tampak 6 jam di bawah anggaran. Padahal baru 75% selesai, jadi sebenarnya tertinggal 14 jam. Minta persentase selesai dari orang yang menjalankan tahap itu, dan minta mereka menilainya dari yang masih harus dikerjakan, karena jam terpakai akan membuatnya tampak lebih baik.
Bagaimana memperkirakan di mana proyek akan selesai?
Anda bisa memperkirakan garis akhir dengan dua cara, dan kebenarannya biasanya ada di antara keduanya.
| Prakiraan | Mengasumsikan | Hitungan | Jam saat selesai |
|---|---|---|---|
| Skenario terbaik | Semua yang berjalan dari sini sesuai anggaran | 154 + (270 − 129) | 295 |
| Mengikuti tren saat ini | Laju kelebihan berlanjut | 270 × 154 ÷ 129 | 322 |
Skenario terbaik tetap berada di dalam 300 jam, dengan 5 jam cadangan tersisa. Tren melaju 22 jam melewati seluruh biaya, yang pada €80 per jam adalah waktu senilai €1.760 yang tidak dibayar siapa pun. Minggu ke-10 adalah saat ketika hal itu masih layak diketahui, karena masih ada pekerjaan 141 jam yang dianggarkan di depan.
Apa yang dilakukan ketika jam aktual melampaui anggaran?
Cari penyebabnya dulu, karena masing-masing punya jawaban yang berbeda.
| Penyebab | Yang dilakukan |
|---|---|
| Klien mengubah brief | Sepakati biaya tambahan sebelum mengerjakan. Lihat layanan tambahan |
| Putaran komentar tambahan | Rujuk putaran yang tercantum di proposal Anda, dan tagih lebih jika perjanjian mengizinkan |
| Pengerjaan ulang karena kesalahan sendiri | Tanggung sendiri, catat, dan perbaiki penyebabnya |
| Orang senior mengerjakan pekerjaan junior | Serahkan ke bawah, karena jam yang sama lebih mahal di tingkat senior |
| Estimasinya salah | Tanggung sendiri, dan koreksi angkanya untuk proposal berikutnya |
Untuk perubahan yang datang dari klien, kirim email sebelum mulai:
Perubahan tata letak yang Anda minta pada 12 Maret berada di luar brief yang disepakati. Pekerjaan ini memerlukan sekitar 16 jam, yang pada €80 per jam menjadi €1.280 ditambah PPN. Mohon konfirmasi lewat email dan kami akan menambahkannya sebagai tahap terpisah.
Apa yang dilakukan ketika proyek berakhir?
Ketika proyek berakhir, tulis jam akhir setiap tahap di samping anggarannya dan simpan tabelnya. Setelah beberapa proyek, Anda akan punya sesuatu yang lebih baik daripada aturan praktis mana pun: Anda akan tahu bahwa tahap konsep Anda memakan 70 jam, bukan 60.
Angka-angka itulah yang membuat biaya tetap berikutnya aman ditawarkan. Panduan biaya borongan vs per jam dan menulis proposal biaya dari jam kerja Anda sendiri melanjutkannya dari sana.
Melacak proyek berbiaya tetap di ERPFlow
ERPFlow tidak punya anggaran proyek, tarif, perhitungan biaya per proyek atau profitabilitas, jadi tidak bisa menunjukkan selisih atau memperingatkan Anda soal kelebihan. ERPFlow saat ini belum punya timer atau timesheet. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir.
Inilah yang bisa Anda lakukan sekarang:
- Proyeknya: satu papan Proyek untuk pekerjaan itu, tertaut ke pelanggan, dengan satu kartu per tahap. Taruh anggaran di judul, misalnya "Konsep (anggaran 60 jam)".
- Jamnya: ketik di Waktu terpakai pada setiap kartu. Daftar papan menampilkan total untuk proyek. Tidak ada pemisahan per orang, dan waktunya tidak bertanggal.
- Perbandingannya: simpan tabel selisih di spreadsheet. Ekspor CSV kartu memberi Time Spent setiap kartu dalam menit bulat, beserta nama proyeknya, jadi Anda tidak perlu mengetik ulang.
- Biayanya: taruh biaya tetap di penawaran dan konversi menjadi faktur pada setiap tahap. Setiap konversi membuat draf baru dari seluruh penawaran, yang Anda sunting menjadi porsi tahap itu. Tautkan faktur ke proyek di bawah Dokumen tertaut.