Terakhir diperbarui 6 November 2026
Untuk mencatat jam yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih, catat semua waktu kerja Anda, bukan hanya bagian yang ditagih, tandai setiap entri dapat ditagih atau tidak, dan beri entri yang tidak dapat ditagih kode alasan singkat. Di akhir bulan Anda bisa melihat berapa jam yang menghasilkan uang dan ke mana jam lainnya pergi.
Apa bedanya jam yang dapat ditagih dengan yang tidak dapat ditagih?
Jam yang dapat ditagih adalah waktu yang bisa Anda bebankan ke klien berdasarkan kesepakatan dengan mereka. Jam yang tidak dapat ditagih adalah semua pekerjaan Anda yang lain, termasuk sebagian pekerjaan klien serta pekerjaan internal seperti penjualan dan administrasi.
Kesepakatanlah yang menarik garisnya, jadi tugas yang sama bisa jatuh di sisi berbeda untuk klien berbeda. Telepon yang dapat ditagih pada pekerjaan per jam bisa sudah termasuk dalam biaya pada retainer (biaya retensi bulanan).
Apakah tugas ini dapat ditagih? Tabel keputusan
| Tugas | Biasanya | Apa yang menentukan |
|---|---|---|
| Mengerjakan pekerjaan yang disepakati | Dapat ditagih | Tidak ada, inilah pekerjaannya |
| Telepon dan email tentang pekerjaan | Dapat ditagih | Sebagian biaya sudah mencakup tingkat kontak tertentu |
| Riset untuk pekerjaan satu klien | Dapat ditagih | Bacaan umum yang membantu semua klien tidak termasuk |
| Perubahan yang diminta klien | Dapat ditagih | Apakah di luar lingkup dan disepakati secara tertulis |
| Memperbaiki kesalahan Anda sendiri | Tidak dapat ditagih | Tidak ada, klien tidak seharusnya membayarnya |
| Perjalanan | Tergantung | Penawaran Anda. Lihat menagih waktu perjalanan |
| Menulis penawaran atau proposal | Tidak dapat ditagih | Tahap pelingkupan berbayar adalah pengecualiannya |
| Mempelajari alat yang diperlukan pekerjaan | Biasanya tidak dapat ditagih | Dapat ditagih hanya jika klien memintanya dan menyetujui |
| Menyiapkan dan menagih faktur | Tidak dapat ditagih | Tidak ada |
| Rapat staf, pelatihan, administrasi | Tidak dapat ditagih | Tidak ada |
Untuk tugas yang tidak ada di daftar, tanyakan apakah pekerjaan klien ini memerlukannya, apakah kesepakatan Anda mengizinkan Anda menagihnya, dan apakah Anda nyaman menjelaskannya pada satu baris faktur mereka. Jawaban tidak untuk salah satunya membuatnya tidak dapat ditagih.
Bagaimana menyiapkan pencatatannya?
Tambahkan dua kolom ke catatan waktu Anda: Dapat ditagih (Ya atau Tidak) dan Alasan. Jaga daftar alasan tetap pendek, karena daftar dua puluh kode akan berakhir dengan semuanya masuk ke "Lainnya".
| Alasan | Dipakai untuk | Sebutkan kliennya? |
|---|---|---|
| Pengerjaan ulang | Memperbaiki kesalahan Anda sendiri | Ya |
| Niat baik | Pekerjaan tambahan yang Anda pilih untuk tidak ditagih | Ya |
| Penjualan | Penawaran, proposal, bertemu calon klien | Jika ada |
| Administrasi | Penagihan, pembukuan, penjadwalan | Tidak |
| Pelatihan | Kursus, bacaan, latihan | Tidak |
Sebutkan klien pada pekerjaan klien yang tidak dapat ditagih. Pengerjaan ulang pada suatu pekerjaan adalah bagian dari biaya sebenarnya pekerjaan itu, dan Anda akan memerlukannya saat menetapkan harga untuk pekerjaan berikutnya.
Tandai setiap entri saat mencatatnya, karena orang yang mengerjakan paling tahu apakah itu pengerjaan ulang. Jika kolom Anda berupa rentang bernama, total jam yang dapat ditagih dalam sebulan di spreadsheet adalah =SUMIFS(Hours, Month, "2026-03", Billable, "Yes"), dan rumus yang sama dengan Reason memberi Anda setiap kode.
Contoh hitungan: membaca angka sebulan
Berikut contoh rekaan. Seorang konsultan dengan tarif €90 per jam mencatat 160 jam pada Maret.
| Kategori | Jam | Porsi | Nilai pada €90 | Yang ditanyakan |
|---|---|---|---|---|
| Dapat ditagih | 104 | 65,00% | €9.360 | Apakah semuanya sudah difakturkan? |
| Pengerjaan ulang | 8 | 5,00% | €720 | Apa yang salah, dan pada pekerjaan mana? |
| Niat baik | 4 | 2,50% | €360 | Apakah disengaja? |
| Penjualan | 18 | 11,25% | Apakah pekerjaan masuk sebagai hasilnya? | |
| Administrasi | 16 | 10,00% | Apa yang bisa dikurangi atau diserahkan? | |
| Pelatihan | 10 | 6,25% | Apakah direncanakan? | |
| Total | 160 | 100,00% |
Pengerjaan ulang dan niat baik adalah baris yang dibaca pertama. Bersama-sama keduanya 12 jam pekerjaan klien senilai €1.080 pada tarif normal, dan tidak menghasilkan apa-apa. Jika Anda hanya mencatat waktu yang dapat ditagih, angka itu tidak ada.
Angka 65% adalah porsi dari jam yang tercatat. Angka ini langsung masuk ke tarif tagih per jam, tetapi tidak persis sama dengan tingkat utilisasi, yang biasanya dihitung terhadap jam yang tersedia. Panduan utilisasi dibandingkan jam yang dapat ditagih menjelaskan perbedaannya.
Kapan jam yang dapat ditagih menjadi penurunan nilai tagihan?
Jam yang dapat ditagih menjadi penurunan nilai tagihan (write-down) saat Anda berniat menagihnya lalu memutuskan menagih lebih sedikit. Waktu yang tidak dapat ditagih memang tidak pernah akan ditagih, jadi keduanya sebaiknya tetap terpisah dalam catatan Anda.
Biarkan jam-jam itu bertanda dapat ditagih dan catat pengurangannya sebagai penurunan nilai saat menagih. Jika Anda diam-diam menandainya ulang sebagai tidak dapat ditagih, catatan tidak lagi bisa menunjukkan bahwa pekerjaan itu melebihi anggaran. Penurunan nilai tagihan dan penghapusan piutang menjelaskan cara mencatat masing-masing.
Kesalahan yang membuat angkanya tak berguna
- Hanya mencatat waktu yang dapat ditagih. Anda mendapat apa yang diperlukan untuk faktur dan tidak belajar apa pun tentang sisa minggu itu.
- "Lainnya" sebagai alasan. Jika lebih dari satu atau dua baris sebulan, Anda memerlukan kode baru.
- Mengejar nol waktu yang tidak dapat ditagih. Penjualan dan pelatihan menjaga bisnis tetap jalan. Tujuannya adalah porsi yang wajar.
- Menghukum orang karena angkanya. Jika begitu, waktu yang tidak dapat ditagih akan dicatat sebagai dapat ditagih, atau tidak dicatat sama sekali.
Memisahkan waktu yang dapat ditagih di ERPFlow
ERPFlow belum punya timer atau timesheet saat ini. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir. Kartu di Proyek punya kolom Waktu terpakai yang diketik, dan tidak punya penanda dapat ditagih, kode alasan, atau laporan per orang.
Anda tetap bisa memisahkan waktu dengan papan, karena total dijumlahkan per papan. Taruh pekerjaan yang ditagih pada papan yang tertaut ke pelanggan, dan taruh penjualan, administrasi, pelatihan, serta pekerjaan klien yang tidak ditagih pada papan internal tanpa pelanggan. Halaman pelanggan kemudian menampilkan waktu yang ditagih untuk setiap papan yang tertaut, beserta totalnya.
Ini konvensi, bukan laporan. Waktu pada kartu tidak punya tanggal, jadi total papan tidak bisa memberi tahu apa yang terjadi pada Maret, dan contoh hitungan di atas tetap berada di spreadsheet. Jam yang ditagih baru ada setelah seseorang mengetikkannya ke faktur.