Terakhir diperbarui 6 November 2026
Untuk mencatat jam yang dapat ditagih, catat setiap blok pekerjaan klien pada hari Anda mengerjakannya: tanggal, klien, pekerjaan, apa yang Anda lakukan, dan berapa menit yang dipakai. Tandai dapat ditagih atau tidak, simpan semuanya dalam satu catatan, dan tutup catatan itu pada hari tetap setiap minggu, selagi rinciannya masih segar.
Apa yang dihitung sebagai jam yang dapat ditagih?
Jam yang dapat ditagih adalah waktu yang bisa Anda bebankan ke klien berdasarkan kesepakatan dengan mereka. Biasanya itu berarti pekerjaannya sendiri, ditambah telepon, email, dan riset yang diperlukan pekerjaan itu. Membuat penawaran untuk pekerjaan baru, menagih faktur, dan memperbaiki kesalahan Anda sendiri pada umumnya tidak dihitung.
Kesepakatanlah yang menentukan, jadi tugas yang sama bisa dapat ditagih untuk satu klien dan tidak untuk klien lain. Wilayah abu-abunya ada di panduan jam yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih.
Apa yang sebaiknya dicatat dalam catatan waktu?
Catatan waktu perlu cukup rinci untuk menyusun faktur dan menjawab pertanyaan klien enam minggu kemudian. Kolom-kolom ini berfungsi di spreadsheet atau alat apa pun:
| Kolom | Contoh | Mengapa ada |
|---|---|---|
| Tanggal | 9 Maret 2026 | Faktur menyatakan periodenya, dan setiap pertanyaan dimulai dengan "kapan?" |
| Orang | AK | Tarif berbeda antarorang |
| Klien | Klien A | Siapa yang membayar |
| Pekerjaan | Tinjauan stok | Memisahkan dua pekerjaan untuk satu klien |
| Pekerjaan yang dilakukan | Telepon dengan kepala keuangan soal selisih | Klien mungkin membacanya |
| Menit | 18 | Angka mentah, sebelum pembulatan apa pun |
| Jam | 0,30 | Yang dikalikan oleh faktur |
| Dapat ditagih | Ya | Tidak semua jam klien ditagihkan |
| No. faktur | INV-2026-0042 | Mencegah jam yang sama ditagih dua kali |
Kolom terakhir adalah yang sering dilewati. Isi pada hari Anda menerbitkan faktur, dan Anda bisa menyaring catatan ke "dapat ditagih, belum difakturkan" setiap bulan tanpa berpikir panjang.
Tulis deskripsi seolah klien akan membacanya, karena suatu hari mereka akan. "Telepon dengan kepala keuangan soal selisih" tahan terhadap pertanyaan. "Administrasi" tidak.
Cara mencatat waktu mana yang paling akurat?
Mencatat waktu begitu Anda menyelesaikan setiap tugas adalah metode paling akurat bagi kebanyakan orang, dan menyusun ulang satu minggu dari ingatan adalah yang paling tidak akurat.
| Metode | Cocok untuk | Titik lemah |
|---|---|---|
| Timer berjalan | Pekerjaan meja yang panjang untuk satu pekerjaan | Anda lupa menghentikannya, dan gangguan singkat ikut tertelan |
| Catat begitu selesai | Kebanyakan orang, kebanyakan hari | Perlu kebiasaan |
| Entri akhir hari dari kalender, email terkirim, dan riwayat telepon | Hari yang penuh tugas kecil | Telepon singkat hilang |
| Entri akhir minggu dari ingatan | Tidak ada, jika bisa dihindari | Anda menebak, dan entrinya terlihat begitu |
Anda tidak memerlukan software untuk memakai semua ini kecuali yang pertama. Buku catatan dan spreadsheet sudah cukup.
Rutinitas mingguan yang menjaga catatan tetap jujur
- Begitu menyelesaikan tugas, catat menitnya dan beberapa kata tentangnya.
- Di akhir setiap hari, periksa kalender, email terkirim, dan riwayat telepon untuk hal yang terlewat.
- Pada hari Jumat, isi celahnya dan bandingkan jam yang tercatat dengan jam yang Anda kerjakan. Jika Anda bekerja 40 jam dan mencatat 31, cari sembilan jam sisanya.
- Di akhir bulan, jumlahkan per klien dan pekerjaan, lalu ubah jam menjadi faktur.
Jika beberapa orang mencatat waktu, tata letak mingguan bersama menghemat banyak pengejaran: lihat template timesheet tim. Untuk menjumlahkan jam setiap pekerjaan, lihat mencatat jam yang dapat ditagih per proyek.
Contoh hitungan: satu hari dalam catatan
Berikut contoh rekaan. Seorang konsultan dengan tarif €90 per jam mencatat hari Senin ini:
| Klien | Pekerjaan | Pekerjaan yang dilakukan | Menit | Jam | Dapat ditagih |
|---|---|---|---|---|---|
| Klien A | Tinjauan stok | Kunjungan lokasi, memeriksa lembar hitung | 150 | 2,50 | Ya |
| Klien A | Tinjauan stok | Telepon dengan kepala keuangan soal selisih | 18 | 0,30 | Ya |
| Klien B | Peta proses | Menyusun draf alur penerimaan | 72 | 1,20 | Ya |
| Klien B | Peta proses | Mengerjakan ulang draf karena kesalahan kami sendiri | 30 | 0,50 | Tidak |
| Firma sendiri | Penjualan | Menulis penawaran untuk pertanyaan baru | 45 | 0,75 | Tidak |
| Total | 315 | 5,25 |
Waktu yang dapat ditagih adalah 150 + 18 + 72 = 240 menit, yaitu 4,00 jam. Dengan €90 itu menjadi €360 untuk hari tersebut. Sisa 75 menit tidak menghasilkan apa-apa, tetapi layak dilihat: pengerjaan ulang dan penawaran memakan hampir seperempat hari yang tercatat.
Di spreadsheet, dengan menit di kolom D, kolom jam adalah =ROUND(D2/60,2).
Mengapa 1,30 bukan satu setengah jam
Waktu jam yang diketik sebagai desimal adalah selip hitungan paling umum di catatan waktu. Satu jam tiga puluh menit adalah 1,5 jam, bukan 1,30. Dengan €90 per jam, 1,30 menghasilkan €117,00 dan 1,5 menghasilkan €135,00, jadi satu entri itu saja menghilangkan €18,00.
Memiliki kolom menit mencegahnya. Kolom itu juga menjauhkan pembulatan dari catatan. Bulatkan sekali, saat Anda menyiapkan faktur, memakai kenaikan penagihan dalam kesepakatan Anda.
Kesalahan yang membuat jam yang dapat ditagih hilang
- Mengabaikan apa pun di bawah sepuluh menit. Dua belas telepon lima menit adalah satu jam.
- Entri yang kabur. "Klien A, lain-lain, 3 jam" akan dipertanyakan, dan jam yang dipertanyakan sering berakhir dihapuskan.
- Hanya mencatat pekerjaan per jam. Pekerjaan dengan biaya tetap juga perlu dicatat, atau Anda tidak bisa tahu apakah biayanya cukup. Lihat jam anggaran dan jam aktual.
- Menghapus jam yang tidak akan Anda tagih. Tandai sebagai tidak dapat ditagih, supaya catatan menunjukkan apa yang sebenarnya dibutuhkan pekerjaan itu.
Mencatat jam yang dapat ditagih di ERPFlow
ERPFlow belum punya timer atau timesheet saat ini, dan waktu yang dicatat pada kartu tidak menjadi baris faktur. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir.
Yang ada sekarang adalah kolom Waktu terpakai di setiap kartu pada Proyek, diisi dalam jam dan menit. Totalnya dijumlahkan per proyek dan per pelanggan. Itu memberi Anda angka berjalan untuk setiap pekerjaan, tanpa penanda dapat ditagih, tanpa tanggal pada waktunya, dan tanpa pembagian per orang. Jika Anda menagih per jam, simpan catatan rinci di atas dalam spreadsheet dan pakai total kartu sebagai pemeriksa silang. Panduan mencatat waktu sebagai anggota tim menunjukkan cara kerja kolom itu.
Untuk menagih jamnya, tambahkan baris ke faktur dan ketik jam sebagai kuantitas, biasanya dari layanan yang menyimpan harga per jam Anda.