Cara membuat sistem penomoran proyek

Untuk membuat sistem penomoran proyek, pilih format dengan tahun dan urutan berjalan, seperti 2026-042, simpan register satu baris untuk setiap nomor yang diterbitkan, dan jangan pernah memakai ulang atau mengubah nomor. Taruh nomor di bagian paling awal pada setiap papan, folder, file, dan subjek email milik proyek.

Apa yang membuat nomor proyek baik?

Nomor proyek yang baik mengidentifikasi satu pekerjaan selamanya dan cukup pendek untuk diucapkan lewat telepon. Dua tuntutan itu menyingkirkan sebagian besar skema yang rumit.

Format penomoran proyek mana yang sebaiknya dipakai?

Sebagian besar firma kecil sebaiknya memakai tahun dan urutan tiga digit. Pilih yang lebih rumit hanya bila Anda bisa menyebutkan masalah yang diselesaikannya.

Beri ruang untuk pertumbuhan saat memilih lebarnya. Tiga digit memberi Anda 999 proyek per tahun, dan empat digit tampak janggal bagi firma yang membuka 30.

Kapan proyek sebaiknya mendapat nomornya?

Proyek sebaiknya mendapat nomor saat pekerjaannya dimenangkan, bukan saat Anda pertama menawarkannya. Jika Anda menomori setiap permintaan, urutan Anda terisi pekerjaan yang tidak pernah Anda kerjakan, dan 2026-042 tidak lagi banyak memberi tahu.

Jika Anda perlu merujuk proposal juga, beri mereka seri terpisah, seperti P-2026-118, dan catat nomor proyek di sampingnya saat proposal berubah menjadi proyek. Kedua nomor lalu tetap jujur: satu menghitung proposal dan yang lain menghitung pekerjaan.

Bagaimana menangani fase, variasi, dan subproyek?

Tangani fase dan variasi dengan akhiran pada nomor aslinya, sehingga nomor dasar tidak pernah berubah dan semua pekerjaan terkait terurut bersama.

Ujian untuk nomor baru adalah apakah Anda ingin melihat biaya dan fakturnya terpisah dari pekerjaan pertama. Jika tidak, itu akhiran atau sekadar kartu lain pada papan yang sama.

Seperti apa register proyek?

Register proyek adalah satu daftar yang memuat satu baris untuk setiap nomor yang diterbitkan, dan itulah satu-satunya bagian sistem yang mencegah dua orang mengambil nomor yang sama. Berikut contoh karangan.

Beri satu orang tugas menerbitkan nomor, atau bagikan lembar itu dan ambil baris kosong berikutnya. Pekerjaan yang dibatalkan tetap ada dalam daftar, seperti 2026-043 di sini.

Jika Anda beralih dari skema lama, jangan menomori ulang pekerjaan masa lalu. Mulai seri baru hari ini, dan bila pekerjaan baru melanjutkan yang lama, catat referensi lamanya, seperti pada baris terakhir. File lama tetap bisa dicari dengan nomor lamanya.

Haruskah nomor proyek dan nomor faktur dihubungkan?

Nomor proyek dan nomor faktur sebaiknya dipisahkan, dengan nomor proyek ditampilkan pada faktur sebagai referensi. Nomor faktur punya tugas hukum: menurut Pasal 226 Direktif PPN (VAT Directive), nomor itu harus berurutan, berdasarkan satu seri atau lebih, dan mengidentifikasi faktur secara unik. Nomor proyek tidak punya tugas semacam itu.

Direktif membolehkan lebih dari satu seri, tetapi seri faktur terpisah per proyek meninggalkan Anda dengan ratusan seri untuk dijelaskan, dan setiap seri yang berceloteh akan mengundang pertanyaan. Pertahankan satu urutan faktur dan baca panduan tentang penomoran faktur untuk cara menyiapkannya.

Lalu taruh referensi proyek pada faktur, di deskripsi baris atau catatan:

Perluasan belakang, tahap 2 dari 4, referensi proyek Anda 2026-042.

Di mana nomor proyek sebaiknya muncul?

Nomor proyek sebaiknya muncul paling depan di mana pun seseorang mungkin mencari pekerjaan itu nanti. Berikut tempat-tempat yang lazim.

• Folder: 2026-042 Perluasan belakang. Nomor di depan membuat folder terurut menurut tanggal dibuka.
• Nama file: 2026-042 Perhitungan struktur rev B.pdf. Hindari / dan \, yang merupakan pemisah jalur.
• Subjek email: [2026-042] Revisi gambar B, sehingga pencarian menemukan seluruh utas.
• Penawaran dan faktur: sebagai referensi pada dokumen.
• Catatan waktu dan pesanan pemasok: agar biaya bisa dikaitkan dengan pekerjaan. Lihat melacak jam yang dapat ditagih per proyek.

Dua jebakan spreadsheet bisa merusak format yang bagus. Bentuk pendek seperti 26-04 atau 2026-04 bisa berubah menjadi tanggal saat diketik atau dibuka di Excel, yang dihindari oleh urutan tiga digit. Angka polos dengan nol di depan, seperti 00042, kehilangan nolnya dengan cara yang sama, jadi pertahankan huruf atau tanda hubung dalam nomor. Uji format Anda dengan mengetiknya di lembar kosong dan membuka CSV-nya sebelum Anda berkomitmen.

Menomori proyek di ERPFlow

Proyek ERPFlow adalah papan dengan nama, dan tidak punya nomor proyek otomatis atau penghitung nomor berikutnya. Ketik nomor di awal nama papan, seperti 2026-042 Perluasan belakang, dan simpan register di tempat lain. Panduan tentang cara kerja proyek membahas papan dan kartu.

• Menemukan pekerjaan: pencarian pada daftar papan mencocokkan nama papan dan nama atau perusahaan pelanggan yang tertaut, dan kolom Nama bisa diurutkan. Nomor berlebar tetap membuat papan berurutan.
• Dokumen: faktur, penawaran, dan pesanan menomori dirinya sendiri dalam urutan masing-masing, seperti INV-2026-0042. Awalan diatur di Pengaturan > Info bisnis. Nomor ini tidak bisa diatur per proyek, dan memang itu yang Anda inginkan.
• Menautkan proyek: penawaran, pesanan, atau faktur bisa ditautkan ke papan di bawah Dokumen tertaut. Tautan itu bersifat internal dan tidak tercetak.
• Menampilkan nomor kepada klien: ketik di deskripsi baris faktur atau Catatan, yang keduanya tercetak. Kolom Nomor pesanan juga tercetak, tetapi dikirim sebagai referensi pesanan pembelian dalam e-faktur, jadi simpan untuk PO milik klien sendiri bila mereka punya.
• Mengganti nama papan: impor CSV kartu proyek merujuk papan menurut namanya, dan papan itu harus sudah ada. Menomori papan sebelum mengimpor menghemat pengerjaan ulang file.

Proyek ERPFlow tidak membawa anggaran atau biaya per proyek, jadi nomor membantu Anda menemukan pekerjaan, dan tidak akan menghasilkan laporan biaya pekerjaan.