Mengapa setiap orang di tim sebaiknya mencatat waktu

Setiap orang di tim sebaiknya mencatat waktu karena biaya pekerjaan, penawaran harga, dan keputusan merekrut semuanya bertumpu pada total jam, dan celah di catatan membuat semuanya keliru. Tinggalkan satu orang dan pekerjaan yang merugi bisa tampak menguntungkan. Orang yang ditinggalkan sering kali yang paling mahal.

Apa yang salah bila hanya sebagian orang mencatat waktu?

Bila hanya sebagian orang mencatat waktu, setiap pekerjaan tampak lebih murah daripada kenyataannya, dan Anda membawa kekeliruan itu ke penawaran berikutnya.

Berikut contoh karangan. Sebuah studio desain beranggota enam orang memenangkan pekerjaan berbiaya tetap €18.000 dan menargetkan penghasilan €100 untuk setiap jam yang dihabiskan. Staf mencatat 150 jam. Direktur menghabiskan sekitar 60 jam lagi untuk rapat klien dan tinjauan, dan tidak mencatatnya karena "saya kan tidak ditagihkan".

Pekerjaannya sama. Baris pertama mengatakan harganya sudah tepat. Baris kedua mengatakan pekerjaan serupa berikutnya harus ditawarkan seharga €21.000, sekitar 17% lebih tinggi. Dan di kehidupan nyata tidak ada yang akan tahu soal 60 jam itu. Jam itu muncul dalam tabel ini hanya karena contohnya karangan.

Panduan tentang jam anggaran vs jam aktual menunjukkan cara menjalankan perbandingan ini selama pekerjaan berlangsung, dan biaya borongan vs per jam membahas artinya bagi cara Anda menentukan harga.

Apa yang bisa diputuskan firma setelah semua orang mencatat waktu?

Setelah semua orang mencatat waktu, firma bisa menjawab beberapa pertanyaan yang kalau tidak hanya berjalan atas dasar pendapat. Masing-masing membutuhkan irisan berbeda dari catatan yang sama, dan masing-masing salah dengan caranya sendiri bila jam hilang.

Baris terakhir itulah yang biasanya ada di benak orang, dan itu yang paling kecil dari keenamnya. Jika itu perhatian utama Anda, baca cara melacak jam yang dapat ditagih selanjutnya.

Haruskah staf yang tidak ditagihkan juga mencatat waktu?

Ya, staf yang tidak ditagihkan sebaiknya mencatat waktu, meski jauh lebih kasar daripada orang yang mengerjakan pekerjaan klien. Pemegang pembukuan atau manajer kantor butuh tiga atau empat kode, seperti keuangan, kantor, dukungan penjualan, dan administrasi klien, serta dua menit sehari.

Jam mereka melakukan dua hal. Jam itu memisahkan sibuk dari sibuk dengan pekerjaan berbayar, karena firma yang administrasinya diam-diam berlipat ganda terasa sama dengan firma yang penjualannya berlipat ganda. Jam itu juga menunjukkan klien mana yang lebih mahal daripada yang disiratkan faktur, ketika satu akun menyita porsi penagihan dan koreksi yang tidak proporsional. Tanpa itu, klien tersebut tampak sama menguntungkannya dengan yang lain. Panduan tentang jam yang dapat ditagih vs tidak punya cara menyiapkan pemisahannya.

Apakah mencatat waktu sepadan dengan biayanya?

Mencatat waktu biasanya sepadan bagi firma yang menjual jam atau biaya tetap, dan Anda bisa mengujinya dengan hitungan memakai angka Anda sendiri.

Berikut yang karangan. Enam orang menghabiskan 5 menit sehari untuk mencatat waktu, selama 230 hari kerja. Itu 6.900 menit, atau 115 jam per tahun. Pada biaya internal €50 per jam, catatan itu menghabiskan €5.750 per tahun. Pekerjaan di atas kurang ditawar €3.000, jadi menangkap dua yang seperti itu per tahun sudah menutup seluruh biayanya. Jika Anda tidak bisa membayangkan dua pekerjaan semacam itu, mungkin Anda tidak membutuhkannya.

Ada satu ujian lagi. Jika tidak ada yang akan melihat catatan dalam sebulan setelah ditulis, berhentilah mengumpulkannya sampai ada yang akan melihat. Waktu yang dicatat dan tidak pernah dibaca adalah pajak bagi tim Anda.

Bagaimana membuat orang mencatat waktu tanpa rasa kesal?

Orang mencatat waktu dengan andal bila mereka bisa melihat untuk apa itu dan bila orang di puncak juga melakukannya. Dalam praktik, itu bermuara pada beberapa kebiasaan.

• Mulai dari direktur. Aturan yang membebaskan bos memberi tahu semua orang lain bahwa itu tidak penting.
• Catat pada hari yang sama. Menyusun ulang satu minggu pada Jumat sore adalah tebakan dengan desimal.
• Jangan menuntut ketelitian palsu. 15 menit terdekat cukup untuk sebagian besar pekerjaan, dan tabel kenaikan penagihan mengonversi menit ke satuan.
• Tunjukkan hasilnya. Sebulan sekali, tunjukkan jam satu pekerjaan terhadap biayanya. Orang menyimpan catatan yang pernah mereka lihat dipakai.
• Jangan pernah menghukum angka yang jujur. Tegur seseorang karena mencatat 30 jam pada tugas 20 jam dan lain kali Anda akan mendapat 20, dan biaya pekerjaan Anda akan salah sejak saat itu.

Berikut kalimat yang bisa disesuaikan untuk pengumumannya:

Mulai Senin, semua orang mencatat jamnya, termasuk saya. Beberapa menit di akhir hari sudah cukup: proyek, tugas, dan jam. Kita melakukan ini untuk menghargai pekerjaan dengan tepat dan untuk melihat kapan kita menerima terlalu banyak. Bukan untuk memeriksa berapa lama seseorang bekerja, dan tidak ada yang bermasalah karena angka yang jujur.

Lalu tuliskan aturannya dengan kebijakan timesheet, dan pakai template timesheet tim untuk tata letaknya.

Mencatat waktu di ERPFlow

ERPFlow saat ini belum punya timer atau timesheet. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir.

Yang ERPFlow miliki sekarang adalah kolom waktu terpakai pada setiap kartu di Proyek, diketik dalam jam dan menit. Totalnya dijumlahkan per proyek dan, bila papan tertaut ke pelanggan, per pelanggan. Itu memberi tahu berapa lama sebuah pekerjaan secara keseluruhan. Kolom itu tidak mencatat siapa yang menghabiskan jamnya, jadi catatan per orang yang dibela panduan ini harus berada di spreadsheet.

Waktu yang tercatat juga tidak berubah menjadi baris faktur. Pekerjaan per jam masuk ke faktur sebagai kuantitas dan tarif yang Anda masukkan sendiri. Panduan tentang mencatat waktu sebagai anggota tim menunjukkan cara kerja kartu.