Terakhir diperbarui 6 November 2026
Aturan dan angka dari sumber lain diperiksa pada 6 November 2026. Semuanya bisa berubah, jadi pastikan ke sumbernya sebelum Anda mengandalkannya.
Informasi umum, bukan nasihat pajak atau hukum. Aturan bergantung pada negara dan situasi Anda, jadi konsultasikan hal yang berdampak pada pajak atau hukum dengan akuntan Anda.
Kebijakan timesheet untuk firma proyek menyatakan siapa yang mencatat waktu, dalam satuan apa, paling lambat kapan, terhadap kode apa, siapa yang menyetujui, dan bagaimana kesalahan diperbaiki. Muat dalam satu halaman. Contoh di bawah siap disalin: ubah kata dalam tanda kurung siku, dan periksa hal-hal terkait jam kerja terhadap hukum negara Anda sendiri.
Apa yang harus dicakup kebijakan timesheet?
Kebijakan timesheet harus mencakup keputusan yang kalau tidak akan diambil berbeda-beda oleh setiap orang. Bawaan ini cocok untuk firma sekitar 5 sampai 20 orang, dan contoh di bawah memakainya.
| Keputusan | Bawaan yang masuk akal |
|---|---|
| Siapa yang mencatat | Semua orang, termasuk direktur |
| Satuan | 15 menit, atau 6 bila kontrak klien mensyaratkannya |
| Kapan dicatat | Setiap hari |
| Kapan diajukan | Pukul 10.00 pada hari kerja pertama minggu berikutnya |
| Siapa yang menyetujui | Satu penyetuju yang ditunjuk untuk setiap orang |
| Perubahan setelah persetujuan | Hanya dengan alasan yang dicatat |
Jika Anda masih membangun argumen untuk mencatat waktu, mulailah dengan mengapa setiap orang di tim sebaiknya mencatat waktu.
Contoh kebijakan timesheet yang bisa Anda salin
Contoh kebijakan timesheet ini ditulis untuk firma karangan. Ganti bagian dalam tanda kurung siku, hapus yang tidak berlaku, dan minta orang yang paham hukum ketenagakerjaan Anda membacanya sebelum diedarkan.
1. Siapa yang tercakup. Semua orang yang bekerja untuk [Firma], termasuk direktur dan staf paruh waktu. Kontraktor yang menagih kami per jam mengikuti butir 3 sampai 6.
2. Apa yang dicatat. Catat seluruh waktu yang Anda kerjakan, dapat ditagih atau tidak, terhadap kode proyek atau kode internal. Jika Anda mengerjakannya, catat, termasuk waktu di luar jam kerja kontrak Anda.
3. Cara mencatat. Catat sampai 15 menit terdekat. Setiap baris memiliki kode, tugas, dan jam. Jangan membulatkan satu hari ke atas atau ke bawah demi mencapai target.
4. Deskripsi. Pada baris yang dapat ditagih, tulis sesuatu yang bisa dibaca klien: "Merevisi tata letak lantai 2 setelah komentar klien", bukan "gambar".
5. Tenggat. Catat setiap hari. Ajukan minggu Anda paling lambat pukul 10.00 pada hari kerja pertama minggu berikutnya. Jika Anda akan pergi, ajukan sebelum berangkat.
6. Kode internal. Gunakan ADMIN, SALES, TRAINING, atau LEAVE. Tanyakan kepada [nama] sebelum menambah kode baru. Jangan pernah menaruh pekerjaan internal pada kode klien.
7. Lembur. Sepakati lembur dengan atasan Anda sebelum mengerjakannya. Jika tetap terjadi, catat. Jam yang tidak disepakati tetap jam yang Anda kerjakan.
8. Persetujuan. [Penyetuju] memeriksa timesheet Anda paling lambat akhir hari [hari]. Jika dikembalikan, catatannya akan menyatakan alasannya. Perbaiki dan ajukan ulang dalam satu hari kerja.
9. Koreksi. Ubah baris Anda sendiri sesuka Anda sampai Anda mengajukan. Setelah persetujuan, minta kepada [Penyetuju]. Kami mencatat angka lama, angka baru, alasan, dan tanggalnya, dan tidak ada yang mengubah jam Anda tanpa memberi tahu Anda.
10. Cara kami memakai timesheet. Kami memakainya untuk menagih klien, menghitung biaya dan harga proyek, merencanakan beban kerja, dan menyimpan catatan jam kerja. Penyetuju Anda, pemimpin proyek, dan [keuangan] dapat melihat jam Anda. Kami menyimpannya selama [jangka waktu]. Kami tidak memakainya untuk mengawasi bagaimana Anda menghabiskan setiap menit dalam sehari.
11. Timesheet terlambat. Kami akan mengingatkan Anda pada hari yang sama. Keterlambatan berulang menjadi urusan atasan Anda. Timesheet yang terlambat tidak menghentikan pembayaran gaji Anda.
Butir persetujuan dan koreksi adalah proses tersendiri, dan proses persetujuan timesheet menjelaskan cara menjalankannya dari minggu ke minggu.
Apakah timesheet sama dengan catatan jam kerja?
Timesheet tidak otomatis menjadi catatan jam kerja, meski satu dokumen bisa menjalankan kedua fungsi bila dirancang untuk itu.
Di UE, Pengadilan Uni Eropa memutuskan dalam Perkara C-55/18, CCOO v Deutsche Bank (14 Mei 2019) bahwa negara anggota harus mewajibkan pemberi kerja menyiapkan "sistem yang objektif, andal, dan dapat diakses" yang mengukur waktu kerja setiap pekerja setiap hari. Setiap negara anggota menentukan bentuk sistem itu, jadi rinciannya ada dalam hukum nasional Anda.
Di Britania Raya, regulasi 9 Working Time Regulations 1998 mensyaratkan catatan yang memadai untuk menunjukkan kepatuhan pada batas jam kerja, disimpan selama dua tahun. Sejak 1 Januari 2024 pemberi kerja tidak harus mencatat jam harian setiap pekerja bila dapat menunjukkan kepatuhan tanpa melakukannya.
Ujian praktisnya sederhana. Timesheet proyek hanya bisa berfungsi sebagai catatan jam kerja bila memuat semua jam yang benar-benar dikerjakan, termasuk lembur yang tidak akan pernah ditagih. Lembar yang dibatasi 8 jam sehari, atau terisi otomatis sesuai jam kontrak, gagal dalam ujian ini. Itulah sebabnya butir 2 menyatakan untuk mencatat semuanya.
Timesheet juga merupakan data pribadi menurut GDPR. Staf harus diberi tahu mengapa Anda mengumpulkan jam mereka, siapa yang melihatnya, dan berapa lama disimpan, yang menjadi fungsi butir 10. Jangka penyimpanan bervariasi menurut tujuannya, karena aturan pajak dan kontrak klien bisa lebih lama daripada aturan jam kerja, jadi tanyakan kepada akuntan Anda sebelum mengisi bagian dalam tanda kurung itu.
Seberapa ketat kebijakan timesheet sebaiknya?
Kebijakan timesheet sebaiknya seketat yang dituntut penagihan Anda, dan tidak lebih ketat. Firma yang mengirim jam ke klien membutuhkan jauh lebih banyak rincian per baris daripada firma yang hanya menghitung biaya pekerjaannya sendiri.
| Cara Anda menagih | Satuan | Rincian baris | Alasan |
|---|---|---|---|
| Per jam, klien melihat jamnya | 6 atau 15 menit | Dapat dibaca klien | Timesheet mendukung faktur |
| Biaya tetap per tahap | 15 atau 30 menit | Tahap dan tugas | Anda butuh biaya per tahap, bukan narasi |
| Retainer bulanan | 15 menit | Klien dan tugas | Anda memeriksa jam terhadap apa yang dicakup biaya |
| Campuran dari ini | Yang paling ketat, untuk semua orang | Dapat dibaca klien | Orang tidak akan mengubah kebiasaan pekerjaan demi pekerjaan |
Untuk satuannya, tabel kenaikan penagihan menunjukkan apa yang dilakukan setiap pilihan pada faktur. Untuk model penagihan, lihat penagihan konsultan per jam vs retainer.
Kesalahan kebijakan timesheet apa yang paling merepotkan?
Kesalahan kebijakan timesheet yang paling merepotkan adalah yang membuat angka salah tanpa ada yang menyadarinya.
- Membebaskan direktur. Jam mereka sering kali yang paling mahal di firma, dan semua orang lain memperhatikan pembebasan itu.
- "Tanpa timesheet, tanpa gaji." Terasa seperti penangkal yang efektif, dan di banyak negara itu masalah hukum. Tagih timesheet-nya dan bayar upahnya.
- Empat puluh kode. Orang memilih yang pertama tampak mendekati, dan laporannya tidak bermakna. Tambahkan kode hanya bila Anda bisa menyebutkan keputusan yang akan diubahnya.
- Memperlakukan kelebihan jam sebagai pelanggaran. Orang menanggapinya dengan memangkas jam, dan biaya pekerjaan Anda salah sejak saat itu. Kelebihan jam adalah informasi tentang penawarannya.
- Kebijakan yang tidak ditegakkan. Jika timesheet tidak dibaca selama sebulan, firma telah memberi tahu orang bahwa itu tidak penting. Pakai template timesheet tim yang sederhana dan periksa setiap minggu.
Menjalankan kebijakan timesheet bersama ERPFlow
ERPFlow saat ini belum punya timer atau timesheet. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir. ERPFlow juga belum punya persetujuan timesheet, jadi kebijakan ini berjalan di spreadsheet, dan tidak bergantung pada perangkat lunak tertentu.
Beberapa hal di ERPFlow berdampingan dengannya. Kartu di Proyek punya kolom waktu terpakai yang diketik dalam jam dan menit, yang dijumlahkan per proyek dan per pelanggan tetapi tidak mencatat siapa yang menghabiskan waktu atau kapan. Cuti menangani pengajuan dan persetujuan cuti, sehingga Anda dapat memeriksa baris LEAVE terhadap pengajuan yang disetujui. Bookmark memberi tim satu tempat bersama untuk menyimpan tautan ke kebijakan. Jam yang Anda tagih masuk ke faktur sebagai kuantitas dan tarif yang Anda masukkan sendiri.