Terakhir diperbarui 6 November 2026
Template perencanaan kapasitas mencantumkan jam tersedia setiap orang untuk minggu itu di samping jam yang sudah dipesan untuk proyek, lalu mengurangkan yang satu dari yang lain. Jam tersedia adalah jam kontrak dikurangi cuti, hari libur nasional, dan alokasi tetap untuk pekerjaan internal. Hasil positif berarti ada ruang. Hasil negatif berarti seseorang dipesan berlebihan.
Template perencanaan kapasitas
Template perencanaan kapasitas punya satu baris per orang dan satu lembar, atau blok, per minggu. Berikut kantor karangan beranggota lima orang dalam satu minggu:
| Orang | Kontrak | Cuti | Internal | Tersedia | Dipesan | Sisa | Beban |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 40 | 0 | 6 | 34 | 30 | 4 | 88% |
| Ben | 40 | 16 | 6 | 18 | 24 | −6 | 133% |
| Carla | 40 | 0 | 4 | 36 | 28 | 8 | 78% |
| Dev | 24 | 0 | 2 | 22 | 22 | 0 | 100% |
| Elin | 40 | 0 | 20 | 20 | 12 | 8 | 60% |
| Tim | 184 | 16 | 38 | 130 | 116 | 14 | 89% |
Arti setiap kolom:
- Kontrak: jam yang dibayarkan kepada orang itu untuk bekerja pada minggu tersebut.
- Cuti: cuti yang disetujui dan hari libur nasional, dalam jam. Pelacak cuti bisa mengisi kolom ini.
- Internal: alokasi tetap untuk rapat, administrasi, penjualan, dan pelatihan. Tetapkan per orang, karena alokasi direktur berbeda dengan staf junior.
- Tersedia:
Kontrak − Cuti − Internal. - Dipesan: jam proyek yang sudah dijanjikan untuk minggu itu, dalam jam, bukan "Ben mengerjakan itu".
- Sisa:
Tersedia − Dipesan. - Beban:
Dipesan ÷ Tersedia.
Baca baris-barisnya sebelum totalnya. Baris tim mengatakan 14 jam masih kosong dan bebannya nyaman di 89%. Baris Ben mengatakan ia kelebihan 6 jam pada minggu ketika ia absen dua hari. Total tim menyembunyikan persis pemesanan berlebih yang hendak Anda temukan dengan lembar ini. Di sini, jawabannya adalah memindahkan 6 jam pekerjaan Ben ke Carla, bila Carla mampu mengerjakannya.
Bagaimana merencanakan kapasitas minggu demi minggu?
Untuk merencanakan kapasitas minggu demi minggu, salin blok ke depan setidaknya empat minggu dan ringkas setiap minggu dalam satu baris, dengan memisahkan pekerjaan pasti dan tentatif. Mencampurnya adalah cara saluran penjualan berubah menjadi janji yang tidak bisa Anda tepati.
| Minggu | Tersedia | Pasti | Tentatif | Sisa bila semuanya terjadi |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 130 | 116 | 0 | 14 |
| 2 | 146 | 128 | 12 | 6 |
| 3 | 146 | 96 | 40 | 10 |
| 4 | 138 | 60 | 60 | 18 |
Sekarang pakai. Sebuah permintaan masuk untuk 30 jam pekerjaan di minggu 3. Jika 40 jam tentatif jadi, Anda punya sisa 10 dan kekurangan 20. Jika tidak jadi, Anda punya 50 jam kosong. Jadi keputusan sebenarnya adalah pekerjaan mana yang lebih Anda inginkan, dan apakah salah satunya bisa mulai di minggu 4. Itu percakapan yang jauh lebih baik daripada "kita tampak cukup sibuk beberapa minggu lagi".
Minggu yang jauh selalu tampak lebih kosong daripada kenyataannya, karena pemesanan datang terlambat. Minggu 4 menunjukkan 60 jam pasti hari ini, dan itu tidak berarti 78 jam kosong dalam arti yang bisa Anda andalkan. Perlakukan kolom terakhir dengan kecurigaan yang makin besar semakin jauh ke depan.
Berapa kapasitas yang sebaiknya dibiarkan tidak dipesan?
Sisakan cukup kapasitas yang tidak dipesan untuk menyerap kelebihan jam yang biasa terjadi, dan ukur kelebihan itu dari pekerjaan Anda sendiri, bukan dari target orang lain.
Berikut hitungan karangan. Selama delapan minggu terakhir, kantor ini memesan 900 jam dan pekerjaannya memakan 990, kelebihan 10%. Dengan 130 jam tersedia, paling banyak yang boleh dipesan adalah sekitar 118, karena 118 × 1,10 kira-kira 130. 116 pada minggu 1 muat, tipis. 128 jam pasti pada minggu 2 terhadap 146 tersedia juga muat, tetapi 12 jam tentatif akan membawanya ke 140, melewati sekitar 133 yang aman.
Untuk menjalankan hitungan ini Anda butuh catatan jam aktual per pekerjaan. Tanpa itu, rencanakan pada angka yang bisa Anda pertahankan, dan tinjau lagi setelah Anda punya data. Panduan tentang jam anggaran vs jam aktual dan template timesheet tim membahas cara mengumpulkannya.
Apakah perencanaan kapasitas sama dengan utilisasi?
Perencanaan kapasitas tidak sama dengan utilisasi: perencanaan kapasitas melihat ke depan dan utilisasi melihat ke belakang. Rencana kapasitas bertanya apakah jam yang sudah Anda janjikan minggu depan akan muat. Utilisasi bertanya berapa bagian jam bulan lalu yang dapat ditagih. Beban dalam template ini adalah rencana, dan bisa berada di 90% sementara utilisasi yang dapat ditagih ternyata jauh lebih rendah, karena jam yang dipesan bisa mencakup pekerjaan proyek yang tidak dapat ditagih. Panduan tentang utilisasi vs jam yang dapat ditagih membahas ukuran itu, dan perencanaan sumber daya untuk tim jasa membahas memilih siapa mengambil pekerjaan mana.
Apa yang membuat rencana kapasitas keliru?
Rencana kapasitas biasanya keliru karena memperlakukan jam sebagai lebih dapat dipertukarkan, atau lebih mutakhir, daripada kenyataannya.
- Tidak semua jam sama. 8 jam kosong Carla tidak membantu bila kelebihannya adalah pekerjaan struktur yang hanya bisa dikerjakan Ben. Tambahkan kolom keahlian, atau rencanakan spesialis secara terpisah.
- Direktur pada 40 jam. Alokasi internal 20 jam untuk Elin adalah beda antara rencana yang berjalan dan rencana yang membuat setiap pekerjaan menunggu dirinya.
- Pemesanan dalam satuan orang utuh. "Ben mengerjakan proyek Riverside minggu ini" tidak bisa dijumlahkan. Minta jam, meski kasar.
- Tidak ada pemiliknya. Rencana yang diperbarui tiga orang sesekali akan salah dalam dua minggu. Serahkan kepada satu orang, dengan slot tetap setiap minggu.
- Cuti datang terlambat. Periksa catatan cuti sebelum pembaruan mingguan, bukan setelahnya.
Merencanakan kapasitas bersama ERPFlow
ERPFlow tidak punya perencanaan kapasitas. ERPFlow tidak menjumlahkan jam tersedia seseorang, membandingkannya dengan pemesanan, atau menunjukkan siapa yang dipesan berlebihan, jadi template ini berjalan di spreadsheet.
Sebagian masukannya ada di ERPFlow. Data staf seseorang punya tab Kalender, per bulan atau minggu, yang menampilkan jam yang bisa dipesan, pemesanan, cuti, dan hari libur nasional. Cuti menampilkan siapa yang absen pada kalender tim, dan catatan pengajuan bisa diekspor sebagai CSV. Di Proyek, kartu membawa penerima tugas dan tenggat, yang membantu saat Anda menghitung siapa menjanjikan apa, meski kartu tidak menyimpan perkiraan jam yang akan datang.
Satu kata yang perlu diwaspadai: "booking" di ERPFlow adalah janji temu yang dibuat melalui halaman booking. Bagi usaha yang menjual janji temu, itu memang kalender mereka. Kolom Dipesan dalam template ini berarti jam proyek yang dijanjikan, dan itu Anda masukkan sendiri.