आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
प्रोजेक्ट फ़र्म की टाइमशीट मंज़ूरी प्रक्रिया के चार चरण होते हैं: व्यक्ति हफ़्ता जमा करता है, मंज़ूर करने वाला लाइनें जाँचता है, मंज़ूर करने वाला उसे स्वीकार करता है या कारण के साथ लौटाता है, और मंज़ूर हफ़्ता बिलिंग और रिपोर्टिंग के लिए लॉक हो जाता है। छोटी फ़र्म में एक साप्ताहिक समय-सीमा और हर व्यक्ति के लिए एक नामित मंज़ूर करने वाला काफ़ी है।
प्रोजेक्ट फ़र्म में टाइमशीट कौन मंज़ूर करे?
प्रोजेक्ट फ़र्म में हर कर्मचारी की टाइमशीट एक नामित व्यक्ति को मंज़ूर करनी चाहिए, आम तौर पर वह जो उस व्यक्ति का ज़्यादातर काम जानता हो। कई प्रोजेक्ट पर काम करने वाले लोग उलझन भरा मामला हैं, और ये चलने लायक इंतज़ाम हैं:
| स्थिति | कौन मंज़ूर करता है | नोट |
|---|---|---|
| व्यक्ति मुख्य रूप से एक लीड के प्रोजेक्ट पर काम करता है | वह प्रोजेक्ट लीड | सबसे सरल इंतज़ाम |
| व्यक्ति कई लीड के साथ काम करता है | लाइन मैनेजर, जो शक वाली लाइनों के बारे में लीड से पूछता है | एक मंज़ूर करने वाला हफ़्तों को दो लोगों के बीच गिरने से रोकता है |
| लगभग 10 से कम लोगों की फ़र्म | सबके लिए एक डायरेक्टर या ऑफ़िस मैनेजर | ठीक है, बशर्ते कोई उस व्यक्ति को भी जाँचे |
| मंज़ूर करने वाले की अपनी टाइमशीट | कोई दूसरा डायरेक्टर या बुककीपर | कोई अपनी ख़ुद मंज़ूर नहीं करता |
| मंज़ूर करने वाला बाहर है | एक नामित डिप्टी | यह पहले से तय करें |
हर प्रोजेक्ट लीड से सिर्फ़ अपनी लाइनें मंज़ूर करवाने से बचें। यह गहन लगता है, पर इसका मतलब है कि टाइमशीट तब तक पूरी नहीं होती जब तक सब उसे देख न लें, और छोटी फ़र्म में वह हफ़्ता महीने के अंत तक भी इंतज़ार कर रहा होगा।
साप्ताहिक मंज़ूरी की समय-सारणी कैसी दिखती है?
साप्ताहिक मंज़ूरी की समय-सारणी हर चरण का तय समय रखती है, ताकि इनवॉइस जाने से पहले मंज़ूर घंटे तैयार हों। अपने हिसाब से ढालने का एक उदाहरण:
| कब | कौन | क्या |
|---|---|---|
| रोज़ | सब | घंटे दर्ज करते हैं |
| सोमवार 10:00 | सब | पिछला हफ़्ता जमा करते हैं |
| सोमवार 15:00 | मंज़ूर करने वाला | जिसने जमा नहीं किया उसे याद दिलाता है |
| मंगलवार 17:00 | मंज़ूर करने वाला | मंज़ूर करता है, या कारण के साथ लौटाता है |
| बुधवार 12:00 | कर्मचारी | सुधारता है और दोबारा जमा करता है |
| बुधवार 17:00 | मंज़ूर करने वाला | अंतिम मंज़ूरी, और हफ़्ता लॉक हो जाता है |
| महीने का पहला कार्यदिवस | फ़ाइनेंस | केवल लॉक हुए हफ़्तों से इनवॉइस बनाता है |
महीने के अंत की योजना बनाएँ। जो हफ़्ता दो महीनों में फैला है उसे बाँटना चाहिए, ताकि आख़िरी कुछ दिन उसी महीने के साथ मंज़ूर और बिल हो सकें जिससे वे जुड़े हैं। इसके बिना प्रति घंटे वाले ग्राहकों को हमेशा एक हफ़्ता पीछे का बिल मिलता है और सबको समझाना पड़ता है कि क्यों। ये समय-सीमाएँ आपकी टाइमशीट नीति की समय-सीमाओं से मेल खानी चाहिए।
मंज़ूर करने वाले को टाइमशीट पर क्या जाँचना चाहिए?
मंज़ूर करने वाले को जाँचना चाहिए कि टाइमशीट पूरी और सही कोड की हुई है, और घंटों को ख़ुद नहीं छूना चाहिए। हर बार उसी छोटी सूची पर चलें:
- क्या कुल का मतलब बनता है? उसकी तुलना अनुबंध के घंटों, मंज़ूर छुट्टी और सार्वजनिक छुट्टियों से करें।
- क्या हर लाइन सही प्रोजेक्ट और काम पर है? अस्पष्ट आंतरिक लाइनों पर नज़र रखें।
- क्या बिल योग्य निशान सही है? एक ग़लत निशान या तो राजस्व खो देता है या ग्राहक से उस चीज़ का बिल लेता है जिसका उसे भुगतान नहीं करना चाहिए।
- क्या ग्राहक विवरण पढ़ सकता है? यह सिर्फ़ उन लाइनों के लिए मायने रखता है जो वे देखेंगे।
- क्या कोई काम बजट से आगे जा रहा है? प्रोजेक्ट लीड को बताएँ, और घंटे वैसे ही रहने दें जैसे दर्ज हुए।
यह एक काल्पनिक हफ़्ता है जो दिखाता है कि इससे फ़ायदा क्यों होता है। Ben का अनुबंध 40 घंटे का है, और वह प्रति घंटे वाले कामों पर €95 प्रति घंटा बिल करता है।
| लाइन | घंटे | बिल योग्य? | मंज़ूर करने वाले की खोज |
|---|---|---|---|
| P-114 ड्रॉइंग | 18.0 | हाँ | ठीक |
| P-118 ड्रॉइंग | 10.0 | हाँ | ठीक |
| आंतरिक: "misc" | 6.0 | नहीं | असल में P-118 ग्राहक संशोधन |
| एडमिन | 3.5 | नहीं | ठीक |
| कुल | 37.5 | अनुबंध से 2.5 कम |
अंतर के बारे में पूछने पर Ben को P-114 की एक साइट विज़िट याद आती है और वह उसे जोड़ देता है। इससे प्रति घंटे वाले कामों पर 8.5 घंटे और हो जाते हैं: 6.0 दोबारा कोड किए और 2.5 जोड़े। €95 पर यह €807.50 है जो इनवॉइस तक नहीं पहुँचता, और कुछ मिनटों में मिल गया। फिर वे घंटे इनवॉइस पर जाते हैं।
जिस जाँच से बचना है वह है किसी काम के बजट से ऊपर होने के कारण घंटे घटाना। ऐसा करना ओवररन को उन लोगों से छिपा देता है जिन्हें उसे देखना चाहिए, और अगली बार कोट करने के लिए आपको ग़लत संख्या देता है। अगर आप कुछ घंटे बिल न करने का फ़ैसला करें, तो उस फ़ैसले को अलग से राइट-डाउन के रूप में दर्ज करें, और दर्ज किया समय जैसा था वैसा रहने दें।
टाइमशीट वापस कैसे भेजें?
टाइमशीट वापस भेजने के लिए लाइन का नाम लें, बताएँ कि क्या ग़लत लगता है और सुधारने का समय दें। अस्पष्ट "कृपया इसे देखें" उन्हीं ग़लतियों के साथ लौट आता है। यह कॉपी करने लायक वर्डिंग है:
Ben, मैं हफ़्ता 23 वापस भेज रहा हूँ। लाइन 3 (6 घंटे, "misc") P-118 के संशोधन जैसी लगती है, इसलिए कृपया उसे दोबारा कोड करें। हफ़्ते का कुल अनुबंध के 40 के मुक़ाबले 37.5 है, तो जो छूटा है वह जोड़ें या लिखें कि कम क्यों है। बुधवार 12:00 तक मुझे वापस भेजें।
उस टाइमशीट के लिए जो आई ही नहीं:
आपकी हफ़्ता 23 की टाइमशीट आज 10:00 बजे तक नहीं आई। कृपया उसे 15:00 बजे तक जमा करें ताकि P-114 का बिल बाक़ी सबके साथ बन सके।
इन संदेशों को टाइमशीट के बारे में ही रखें। अगर कोई लगातार देर करता है, तो और सख़्त याद दिलाने भेजने की जगह उससे रूबरू बात करें।
मंज़ूरी के बाद के सुधार कैसे सँभालें?
मंज़ूरी के बाद के सुधार एक बदलाव लॉग से गुज़रते हैं, ताकि मंज़ूर आँकड़े भरोसेमंद रहें और इतिहास दिखता रहे। एक बार हफ़्ता लॉक हो जाए, तो उसे कोई सीधे संपादित नहीं करता। टाइमशीट के बगल में रखा छोटा लॉग काफ़ी है:
| तारीख़ | व्यक्ति | हफ़्ता | लाइन | पहले | अब | कारण | किसने मंज़ूर किया |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14 जुलाई | Ben | 27 | P-118 ड्रॉइंग | 8.0 | 6.0 | 2 घंटे P-114 के थे | Elin |
| 14 जुलाई | Ben | 27 | P-114 ड्रॉइंग | 4.0 | 6.0 | P-118 से लाए गए | Elin |
अगर घंटों का इनवॉइस पहले ही बन चुका है, तो टाइमशीट में बदलाव इनवॉइस को नहीं बदलता। आपको इनवॉइस भी ठीक से सुधारना होगा, क्रेडिट नोट या नए दस्तावेज़ से, आपके देश के नियमों के हिसाब से।
स्प्रेडशीट में हफ़्ते को लॉक करने के लिए एक स्टेटस कॉलम रखें जिसमें ड्राफ़्ट, जमा, लौटाया या मंज़ूर लिखा हो। फिर मंज़ूर रेंज को सुरक्षित करें: Excel और Google Sheets दोनों रेंज संपादित करने वालों को सीमित कर सकते हैं। यह छेड़छाड़-रोधी नहीं है, पर हादसों को रोकता है, और इस आकार की फ़र्म को यही चाहिए।
यह प्रक्रिया अनुमानित तरीक़ों से टूटती है। जो मंज़ूर करने वाला सिर्फ़ कुल मंज़ूर करता है वह सारी कोडिंग की ग़लतियाँ चूक जाता है। सिर्फ़ महीने के अंत में मंज़ूरी का मतलब है कि किसी को याद नहीं रहता कि "misc" क्या था। डिप्टी के बिना अकेला मंज़ूर करने वाला पहली छुट्टी पर रुकावट बन जाता है। अगर मंज़ूरी में हर व्यक्ति पर कुछ मिनट से ज़्यादा लगते हैं, तो आम तौर पर समस्या विवरणों की होती है, इसलिए उन्हें स्रोत पर ठीक करें।
ERPFlow के साथ टाइमशीट मंज़ूर करना
ERPFlow में आज कोई टाइमर या टाइमशीट नहीं है। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है। ERPFlow में टाइमशीट मंज़ूरी का कोई चरण भी नहीं है, इसलिए यह प्रक्रिया टीम टाइमशीट टेम्पलेट से स्प्रेडशीट में चलाएँ।
मंज़ूर घंटे फिर ERPFlow तक हाथ से पहुँचते हैं। इनवॉइस पर लाइन मात्रा गुणा कीमत होती है, इसलिए आप मंज़ूर घंटे मात्रा के रूप में और अपना रेट कीमत के रूप में डालते हैं, अक्सर पहले से कीमत भरी सेवा से। जारी होने के बाद इनवॉइस अंतिम होता है, इसलिए जारी करने से पहले लॉक हुआ हफ़्ता जाँच लें।
इसे छुट्टियाँ से न मिलाएँ, जिसमें अनुरोध और मंज़ूरियाँ हैं, केवल टाइम ऑफ़ के लिए। यहाँ वह काम की है क्योंकि मंज़ूर करने वाला टाइमशीट की छुट्टी वाली लाइनों को वहाँ मंज़ूर हुई चीज़ से मिलाकर देख सकता है।