आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
दूसरे स्रोतों के नियम और आँकड़े 6 नवंबर 2026 को जाँचे गए। ये बदलते रहते हैं, इसलिए भरोसा करने से पहले स्रोत से पुष्टि कर लें।
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
कोट काम से पहले कीमत का प्रस्ताव देता है। इनवॉइस तब भुगतान माँगता है जब काम तय हो गया हो या पूरा हो गया हो, और आमतौर पर वही टैक्स दस्तावेज़ होता है। रसीद पुष्टि करती है कि पैसा आ गया। ये एक ही बिक्री के अलग-अलग क्षणों को चिह्नित करते हैं, और आमतौर पर सिर्फ़ इनवॉइस में वे VAT ब्योरे होते हैं जो आपके ग्राहक को टैक्स वापस क्लेम करने के लिए चाहिए।
कोट, इनवॉइस और रसीद में क्या फ़र्क़ है?
कोट, इनवॉइस और रसीद का फ़र्क़ यह है कि हर एक किस सवाल का जवाब देता है और उससे क्या होता है।
| कोट | इनवॉइस | रसीद | |
|---|---|---|---|
| किस सवाल का जवाब | इसकी कीमत क्या होगी? | आप पर कितना बनता है, और कब तक? | क्या आपने भुगतान कर दिया? |
| कब जारी होता है | काम से पहले | तय बिलिंग के क्षण पर | जब पैसा आता है |
| किसे इस पर भरोसा करना होता है | ग्राहक, फ़ैसला लेते समय | ग्राहक की अकाउंट्स टीम और टैक्स अधिकारी | ग्राहक के रिकॉर्ड |
| क़ानूनी असर | एक प्रस्ताव, जिसे स्वीकृति आमतौर पर अनुबंध बना देती है | जो बनता है उसे दर्ज करता है | भुगतान का प्रमाण |
| नंबर | अपने क्रम से | VAT के लिए क्रमिक और अलग | ज़रूरी नहीं, जब तक वह सरलीकृत इनवॉइस का भी काम न करे |
| VAT पर असर | कोई नहीं | आमतौर पर VAT को दर्ज करता है या शुरू करता है | अपने आप में कोई नहीं |
| क्या ग्राहक इस पर VAT वापस क्लेम कर सकता है? | नहीं | हाँ, अगर वैध है | सिर्फ़ तब जब सरलीकृत इनवॉइस के नियम पूरे हों |
| अगर यह ग़लत हो | मंज़ूरी से पहले दोबारा जारी करें | नए दस्तावेज़ से सुधारें | नई जारी करें |
ज़्यादातर उलझन इसलिए होती है कि लोग इन्हें एक ही दस्तावेज़ के रूप समझ लेते हैं। ये वैसे नहीं हैं। ऊपर "इनवॉइस" लिखकर दोबारा टाइप किए गए कोट में आमतौर पर इनवॉइस की आधी ज़रूरतें छूटी होती हैं। कोट को इनवॉइस में बदलना बताता है कि क्या बदलना पड़ता है।
क्या कोट क़ानूनी रूप से बाध्यकारी होता है?
ग्राहक के स्वीकार करने पर कोट आमतौर पर बाध्यकारी हो जाता है, क्योंकि स्वीकार किया गया प्रस्ताव आमतौर पर अनुबंध बनाता है, जबकि अनुमान आमतौर पर नहीं होता, क्योंकि वह सिर्फ़ जानकारी पर आधारित अंदाज़ा है। ब्योरे राष्ट्रीय अनुबंध क़ानून तय करता है, और कुछ देशों में वैधता की तारीख वाला प्रस्ताव उस तारीख से पहले वापस नहीं लिया जा सकता।
इसलिए दस्तावेज़ को वही नाम दें जो वह है। अगर कीमत बदल सकती है, तो ऊपर "अनुमान" लिखें और बताएँ कि क्या उसे बदल सकता है। अगर आप प्रतिबद्ध हो रहे हैं, तो "कोट" लिखें, दायरा बताएँ और वैधता की अंतिम तारीख दें, ताकि पुरानी कीमत साल भर बाद मंज़ूर न की जा सके।
क्या इनवॉइस और रसीद एक ही चीज़ हैं?
इनवॉइस और रसीद एक चीज़ नहीं हैं, क्योंकि इनवॉइस उस पैसे को माँगता है जो चुकाया नहीं गया और रसीद उसे दर्ज करती है जो चुकाया जा चुका। तारीख और रकम के साथ भुगतान किया गया चिह्नित इनवॉइस दोनों काम कर सकता है, और कई छोटे व्यवसाय उसे इसी तरह इस्तेमाल करते हैं।
जिस ओवरलैप को जानना ज़रूरी है वह सरलीकृत इनवॉइस है। छोटी बिक्री के लिए काउंटर की रसीद VAT दस्तावेज़ का काम कर सकती है अगर उसमें ज़रूरी ब्योरे हों:
- EU में, देशों को €100 तक सरलीकृत इनवॉइस की अनुमति देनी होती है, कुछ सीमा-पार बिक्री के अपवादों के साथ। उसमें कम से कम जारी करने की तारीख, आपकी पहचान, माल या सेवाओं का प्रकार, और VAT की रकम या उसे निकालने की जानकारी चाहिए (VAT Directive के Articles 220a और 226b)।
- UK में, सरलीकृत इनवॉइस की अनुमति तब है जब आपूर्ति £250 या उससे कम हो और ग्राहक सहमत हो। उसमें आपका नाम, पता और VAT नंबर, टैक्स पॉइंट, विवरण, और कुल रकम व VAT दर होती है (HMRC की VAT गाइड, पैराग्राफ़ 16.6.1)।
इन सीमाओं से ऊपर, व्यावसायिक ग्राहक को VAT क्लेम के लिए पूरा इनवॉइस चाहिए। कुछ देश खुदरा या नक़द बिक्री पर रसीद भी माँगते हैं, कभी-कभी रजिस्टर्ड टिल से, इसलिए अगर आप काउंटर पर बेचते हैं तो अपने देश का नियम देखें।
अनुमान, प्रो फ़ॉर्मा और परचेज़ ऑर्डर कहाँ आते हैं?
अनुमान, प्रो फ़ॉर्मा और परचेज़ ऑर्डर इन तीन मुख्य दस्तावेज़ों के आसपास बैठते हैं, और इनमें से दो को अक्सर इनवॉइस समझ लिया जाता है।
| दस्तावेज़ | यह क्या है | किस ग़लती से बचें |
|---|---|---|
| अनुमान | मोटी कीमत, जो बदल सकती है | उसे कोट कहना और उससे बँध जाना |
| प्रो फ़ॉर्मा इनवॉइस | इनवॉइस जैसा दिखने वाला प्रस्ताव, अक्सर आपूर्ति से पहले भुगतान पाने के लिए | उसे टैक्स दस्तावेज़ मानना। HMRC कहता है कि वह VAT क्लेम का आधार नहीं बन सकता और उस पर "this is not a VAT invoice" (यह VAT इनवॉइस नहीं है) लिखा होना चाहिए (पैराग्राफ़ 17.3), और उसके बाद सही VAT इनवॉइस आना चाहिए |
| परचेज़ ऑर्डर | ग्राहक का अपना दस्तावेज़ जो खरीदने की प्रतिबद्धता देता है | उसका नंबर आपके इनवॉइस पर न लिखना |
| डिलीवरी नोट | माल पहुँचने का प्रमाण | उसे इनवॉइस की जगह भेज देना |
| क्रेडिट नोट | जारी हुए इनवॉइस को घटाता या रद्द करता है | इनवॉइस को ही बदल देना |
| खाता विवरण | एक ग्राहक के बकाया और चुकाए गए की सूची | उससे इनवॉइस की जगह लेने की उम्मीद करना |
एक काम, हर दस्तावेज़: एक हल किया हुआ उदाहरण
यह एक काल्पनिक उदाहरण है। एक इलेक्ट्रीशियन एक दुकान की वायरिंग €2,000 और 20% VAT पर बदलता है, जिसमें मंज़ूरी पर 30% देय है।
| तारीख | दस्तावेज़ | नेट | VAT | कुल | इसके बाद ग्राहक पर बाक़ी |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 मार्च | कोट QUO-2026-0031 | €2,000 | €400 | €2,400 | €0: अभी कुछ नहीं |
| 6 मार्च | इनवॉइस INV-2026-0107, एडवांस 30% | €600 | €120 | €720 | €720 |
| 7 मार्च | एडवांस की रसीद | €720 | €0 | ||
| 24 मार्च | इनवॉइस INV-2026-0119, बाक़ी 70% | €1,400 | €280 | €1,680 | €1,680 |
| 30 मार्च | बाक़ी की रसीद | €1,680 | €0 |
दोनों इनवॉइस मिलकर कोट के बराबर हैं: नेट €600 और €1,400, VAT €120 और €280, कुल €720 और €1,680। कोट कभी बही में गया ही नहीं। उसने दर्ज किया कि क्या तय हुआ था, और उसका बस यही काम है। एडवांस पर VAT कैसे लगता है, यह एडवांस और अंतिम भुगतान के इनवॉइस में बताया गया है।
अगर कोई ग्राहक रसीद माँगे, तो यह शब्दावली काफ़ी है:
धन्यवाद सहित प्राप्त: €720.00, 7 मार्च 2026 को बैंक ट्रांसफ़र से, Bright Spark Electrical Ltd के इनवॉइस INV-2026-0107 के भुगतान में। इस इनवॉइस पर शेष रकम: €0.00।
ऐसी गड़बड़ियाँ जो असली परेशानी बनती हैं
- कोट या प्रो फ़ॉर्मा पर VAT वापस क्लेम करना। ग्राहक के पास कोई वैध दस्तावेज़ नहीं है, और जाँच होने पर क्लेम फ़ेल हो सकता है।
- कोट और इनवॉइस के लिए एक ही नंबर क्रम रखना। तब नामंज़ूर कोट आपकी इनवॉइस नंबरिंग में ख़ाली जगहें छोड़ते हैं, और आपको हर एक को समझाना पड़ेगा।
- ऐसे काम का इनवॉइस जारी करना जो मंज़ूर नहीं हुआ। इससे ऐसी बिक्री पर VAT की देनदारी बन सकती है जो कभी होती ही नहीं, और उसे रद्द करने के लिए एक और दस्तावेज़ लगता है।
- कार्ड की पर्ची को VAT के लिए रसीद मानना। जो पर्ची सिर्फ़ चुकाई गई रकम दिखाती है वह VAT का नाम नहीं लेती, इसलिए वह क्लेम का आधार नहीं बनेगी।
ERPFlow में कोट, इनवॉइस और रसीद
ERPFlow में कोट्स और इनवॉइस अलग दस्तावेज़ हैं, हर एक की अपनी नंबरिंग के साथ, जैसे QUO-2026-0031 और INV-2026-0107। इनवॉइस में बदलें कोट को एक नए ड्राफ़्ट में कॉपी करता है और दोनों को जोड़ देता है। आप कोट को हाथ से मंज़ूर या नामंज़ूर चिह्नित करते हैं, क्योंकि ग्राहक उसे ऑनलाइन स्वीकार या साइन नहीं कर सकते।
ERPFlow में रसीद का दस्तावेज़ नहीं है और प्रो फ़ॉर्मा भी नहीं। भुगतान दर्ज करने के बाद दो चीज़ें रसीद की जगह खड़ी होती हैं। भुगतान हो चुके इनवॉइस को दोबारा ईमेल करने पर वह एक ऐसी लाइन के साथ जाता है जो बताती है कि उसका पूरा भुगतान हो गया है, और आंशिक रूप से चुकाए गए इनवॉइस का PDF भुगतान किया गया और शेष देय छापता है। पूरी तरह चुकाए गए इनवॉइस का PDF "चुकाया गया" की मुहर नहीं छापता, इसलिए अगर किसी ग्राहक को औपचारिक रसीद चाहिए, तो ऊपर की शब्दावली से एक लिख लें।
आपको आपूर्तिकर्ताओं से मिलने वाली रसीदें खर्च पर रखी जाती हैं, जहाँ आप फ़ाइल संलग्न कर सकते हैं या फ़ोन पर उसकी फ़ोटो ले सकते हैं। ERPFlow तस्वीर से आँकड़े नहीं पढ़ता, इसलिए आप उन्हें टाइप करते हैं।