आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
अकाउंटिंग सेवाओं का इनवॉइस क्लाइंट की क़ानूनी संस्था और कवर की गई अवधि का नाम लेता है, हर तय फ़ीस, अतिरिक्त काम और डिसबर्समेंट को अपनी लाइन पर दिखाता है, और जहाँ लागू हो वहाँ VAT लगाता है। हर तय फ़ीस को एंगेजमेंट लेटर से जोड़ें, ताकि किसी को पूछना न पड़े कि रकम किसलिए थी।
अकाउंटेंट के इनवॉइस में क्या होना चाहिए?
अकाउंटेंट के इनवॉइस को पहले सामान्य इनवॉइस के नियम पूरे करने होते हैं, फिर वे सवाल सुलझाने होते हैं जो अकाउंटिंग क्लाइंट असल में पूछते हैं। EU में VAT निर्देश का अनुच्छेद 226 ज़रूरी विवरण तय करता है, और VAT इनवॉइस फ़ील्ड की गाइड उन्हें एक-एक करके समझाती है। अकाउंटिंग के काम के लिए उनका मतलब यह है।
| फ़ील्ड | अकाउंटिंग के काम के लिए क्या लिखें |
|---|---|
| ग्राहक | वह क़ानूनी संस्था जिसके लिए आप काम करते हैं, उसका डायरेक्टर नहीं। ग्रुप की हर कंपनी को अपना इनवॉइस मिलता है |
| विवरण | सेवा और अवधि: “Bookkeeping, March 2026”, या “Statutory accounts, year ended 31 December 2025” |
| सप्लाई की तारीख | वह तारीख जब काम हुआ या खत्म हुआ, अगर वह इनवॉइस की तारीख से अलग हो |
| फ़ीस का आधार | “12 जनवरी 2026 के एंगेजमेंट लेटर के अनुसार तय फ़ीस” |
| अतिरिक्त काम | अपनी लाइन पर, कि वह क्या था और कब तय हुआ |
| डिसबर्समेंट | अपनी लाइन पर, चुकाई गई ठीक रकम पर, VAT के जोड़ से बाहर अगर वे योग्य हों |
| VAT | आपकी फ़ीस पर दर और रकम, या योग्य सीमा-पार क्लाइंट के लिए रिवर्स चार्ज के शब्द |
हल किया उदाहरण: एक महीने का इनवॉइस
यह एक काल्पनिक उदाहरण है। एक बुककीपिंग प्रैक्टिस अप्रैल में एक छोटी कंपनी को मार्च के काम का इनवॉइस बनाती है, 20% VAT लगाकर।
| विवरण | मात्रा | कीमत | नेट | VAT |
|---|---|---|---|---|
| बुककीपिंग, मार्च 2026, 12 जनवरी 2026 के एंगेजमेंट लेटर के अनुसार तय फ़ीस | 1 | €280.00 | €280.00 | €56.00 |
| VAT रिटर्न, Q1 2026, एंगेजमेंट लेटर के अनुसार | 1 | €120.00 | €120.00 | €24.00 |
| पेरोल, मार्च 2026, 6 कर्मचारी | 6 | €12.00 | €72.00 | €14.40 |
| अतिरिक्त: देर से आए आपूर्तिकर्ता इनवॉइस के लिए Q4 2025 को दोबारा बनाना, 9 अप्रैल 2026 को ईमेल से तय | 2.5 | €80.00 | €200.00 | €40.00 |
| उप-कुल | €672.00 | €134.40 | ||
| रजिस्ट्री को आपकी ओर से चुकाई फ़ाइलिंग फ़ीस, लागत पर | €15.00 | कोई नहीं | ||
| चुकाने की कुल रकम | €821.40 |
कुल है €672.00 जमा €134.40 जमा €15.00। क्लाइंट दस सेकंड में देख लेता है कि क्या नियमित है और क्या अतिरिक्त, और अतिरिक्त वाली लाइन बताती है कि उसे किसने तय किया। यही लाइन सबसे ज़्यादा पूछी जाती है, इसलिए इसमें सबसे ज़्यादा शब्द हैं।
इनवॉइस पर अकाउंटिंग के काम का वर्णन कैसे करें?
अकाउंटिंग के काम का वर्णन सेवा, अवधि और उस समझौते का नाम लेकर करें जिसके तहत वह आता है। “Professional services: €2,400” वह लाइन है जिस पर क्लाइंट फ़ोन करता है।
साल के अंत की फ़ीस के लिए यह शब्द काफ़ी हैं:
वैधानिक खातों और कॉर्पोरेशन टैक्स रिटर्न की तैयारी, वर्ष समाप्त 31 दिसंबर 2025। 12 जनवरी 2026 के एंगेजमेंट लेटर के अनुसार तय फ़ीस।
आपस में टकराते वर्णनों से सावधान रहें। ICAEW की फ़ीस जानकारी की हेल्पशीट एक ऐसे क्लाइंट का उदाहरण देती है जिसने “accounts preparation” का भुगतान किया, बाद में उसी अवधि के लिए “finalising accounts” देखा, और निष्कर्ष निकाला कि उससे दो बार शुल्क लिया गया। अगर दो इनवॉइस एक ही अवधि को छूते हैं, तो बताएँ कि दूसरे में क्या अलग है।
ICAEW सदस्यों को क्लाइंट के माँगने पर फ़ीस का ब्योरा भी देना होता है, इतने विवरण के साथ कि क्लाइंट समझ सके कि फ़ीस कैसे निकली। साफ़ लाइनें इस अनुरोध की संभावना घटाती हैं, और जब वह आए तो जवाब देना आसान बनाती हैं।
अकाउंटेंट के इनवॉइस पर कौन-सी लागतें डिसबर्समेंट हैं?
कोई लागत VAT के लिए डिसबर्समेंट तभी है जब आपने उसे अपने क्लाइंट के एजेंट के रूप में चुकाया और ठीक वही रकम दोबारा वसूलते हैं, जो ज़्यादातर प्रैक्टिस जितना मानती हैं उससे संकरी कसौटी है। HMRC के VAT Notice 700 का सेक्शन 25 शर्तें गिनाता है, और EU का आधार VAT निर्देश का अनुच्छेद 79 है।
- योग्य होने की संभावना: क्लाइंट पर बनी फ़ाइलिंग फ़ीस, जो आपने उसकी ओर से उसके अधिकार से चुकाई, और लागत पर दोबारा वसूली।
- योग्य होने की संभावना कम: आपकी अपनी यात्रा, डाक और फ़ोन। HMRC कहता है कि वह कसौटी आमतौर पर इन्हें बाहर कर देती है। ये आपकी फ़ीस के हिस्से के रूप में जाते हैं, उन पर VAT के साथ।
- पहले जाँचें: आपके नाम पर ली और दोबारा वसूली जाने वाली सॉफ़्टवेयर सदस्यता। अगर आपूर्तिकर्ता आपको इनवॉइस करता है, तो वह आमतौर पर इसका संकेत है कि यह आपकी अपनी सप्लाई का हिस्सा है।
प्रतिपूर्ति योग्य खर्चों और डिसबर्समेंट पर VAT की गाइड कसौटी को पूरा समझाती है। अगर आप निश्चित नहीं हैं, तो किसी लागत को बाहर रखने से पहले पूछ लें, क्योंकि योग्य न होने पर उसे VAT के जोड़ से बाहर रखना आपके इनवॉइस पर VAT की गलती है।
किसी दूसरे देश के अकाउंटिंग क्लाइंट का इनवॉइस कैसे बनाएँ?
किसी दूसरे EU देश के अकाउंटिंग क्लाइंट का इनवॉइस आमतौर पर रिवर्स चार्ज के तहत बिना VAT के बनता है, बशर्ते क्लाइंट बिज़नेस हो। बिज़नेस को दी सेवाएँ आम तौर पर वहाँ सप्लाई मानी जाती हैं जहाँ ग्राहक स्थापित है (अनुच्छेद 44), VAT का हिसाब ग्राहक रखता है (अनुच्छेद 196), और आपके इनवॉइस पर “Reverse charge” लिखा होना चाहिए (अनुच्छेद 226(11a))। यह वाक्यांश अंग्रेज़ी में ही लिखें, क्योंकि हिंदी EU की आधिकारिक भाषा नहीं है; रिवर्स चार्ज का मतलब है कि VAT चुकाने की ज़िम्मेदारी ग्राहक की है।
निजी क्लाइंट अलग हैं। EU के बाहर रहने वाले निजी व्यक्ति को अकाउंटेंट की सेवाएँ वहाँ सप्लाई मानी जाती हैं जहाँ वह व्यक्ति रहता है (अनुच्छेद 59(c))। EU क्लाइंट्स का इनवॉइस और रिवर्स-चार्ज के शब्द की गाइडें इसे आगे बढ़ाती हैं।
वे गलतियाँ जिन पर अकाउंटिंग इनवॉइस पर सवाल उठते हैं
- कंपनी की जगह डायरेक्टर के नाम इनवॉइस। तब कंपनी के पास किसी और के नाम का इनवॉइस होता है।
- पूरे ग्रुप के लिए एक इनवॉइस। हर संस्था को अपना चाहिए, नहीं तो उनमें से कोई भी लागत को अपनी बही से नहीं जोड़ सकती।
- बिना इनवॉइस ट्रेल के खाते के विरुद्ध भुगतान। ICAEW चेताता है कि स्टैंडिंग ऑर्डर से क्लाइंट मान सकते हैं कि भुगतान सब कुछ कवर करते हैं। बताएँ कि वे क्या कवर करते हैं, और फ़ीस को भुगतान से मिलाने के लिए तैयार रहें।
- अतिरिक्त काम, बिना किसी समझौते का हवाला। “Additional work: €400” विवाद को न्योता देता है। तारीख और ईमेल उसे सुलझा देते हैं।
- बिना अवधि की तय फ़ीस। “Monthly fee” कोई भी महीना हो सकता है। उसका नाम लिखें।
फ़ीस में क्या शामिल है, यह आपके एंगेजमेंट लेटर के फ़ीस सेक्शन में होता है, और इनवॉइस को बस उसकी ओर इशारा करना है।
ERPFlow में अकाउंटिंग क्लाइंट्स का इनवॉइस बनाना
ERPFlow प्रैक्टिस को चलाता है, आपके क्लाइंट्स की बही को नहीं। अकाउंटिंग और बुककीपिंग प्रैक्टिस का पेज बताता है कि रेखा कहाँ है: डबल-एंट्री लेजर, बैंक फ़ीड या वैधानिक फ़ाइलिंग नहीं।
- फ़ीस: हर एक को उसकी कीमत के साथ सेवा के रूप में सेट करें। लाइन पर उसे चुनें, फिर अवधि और लेटर की तारीख जोड़ने के लिए विवरण के ऊपर टाइप करें।
- इनवॉइस: इनवॉइस हर लाइन पर कर दर लेता है, क्लाइंट की भाषा में छपता है और जारी होते ही फ़्रीज़ हो जाता है, क्लाइंट के विवरण सहित। ऑर्डर संख्या फ़ील्ड में क्लाइंट का परचेज़ ऑर्डर रहता है, और नोट्स PDF पर छपते हैं।
- मासिक फ़ीस: आवर्ती इनवॉइस उन्हें समय पर बिल करता है, हर रन में एक जैसी लाइनों के साथ। अगर आप जारी करने से पहले महीना या कोई अतिरिक्त जोड़ना चाहते हैं तो ड्राफ़्ट बनाएँ चुनें। यह जारी करता है और कभी वसूल नहीं करता, इसलिए भुगतान हाथ से दर्ज होते हैं।
- VAT: आप अपनी कर दरें सेट करते हैं, रिवर्स चार्ज का प्रकार सहित, और हर लाइन पर एक चुनते हैं। ERPFlow क्लाइंट के देश से दर नहीं चुनता और न VIES में VAT नंबर जाँचता है, इसलिए अपने कर प्राधिकरण को जो शब्द चाहिए, उनके लिए PDF पढ़ें और जो छूटा हो उसे नोट्स में जोड़ें।
क्रेडिट नोट दस्तावेज़ नहीं है। जारी किए इनवॉइस को रद्द के रूप में चिह्नित करें और डुप्लिकेट करें से सुधारा जाता है, जो आपको सुधारने और नए नंबर से जारी करने के लिए नया ड्राफ़्ट देता है।