Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Um Zeit und Material für die Kundenabrechnung zu erfassen, legen Sie für jeden Auftrag ein Auftragsblatt an, erfassen die Arbeitszeit je Person und Tag, erfassen jedes Material mit Einkaufs- und Verkaufspreis und ordnen die Belege dem Auftrag zu. Bei der Abrechnung addieren Sie Arbeit und Material. Eine App hilft nur, wenn sie beides vor Ort erfasst.
Wie sieht ein Auftragsblatt für Zeit und Material aus?
Ein Auftragsblatt für Zeit und Material hat unter derselben Auftragsnummer zwei Tabellen, eine für die Arbeit und eine für das Material. Hier ein erfundenes Beispiel: Ein Heizungsbetrieb tauscht einen Heizkessel auf Basis eines Vertrags nach Zeit und Material, mit 55 € pro Stunde für einen Monteur und 30 € für einen Auszubildenden.
Arbeit, Auftrag 2026-118
| Datum | Person | Arbeit | Stunden | Satz | Netto |
|---|---|---|---|---|---|
| 3. März | Monteur | Ausbau, Rohinstallation | 7,5 | 55 € | 412,50 € |
| 4. März | Monteur | Rohrleitungen | 8,0 | 55 € | 440,00 € |
| 4. März | Auszubildender | Rohrleitungen | 8,0 | 30 € | 240,00 € |
| 5. März | Monteur | Inbetriebnahme | 4,5 | 55 € | 247,50 € |
| Arbeit gesamt | 28,0 | 1.340,00 € |
Material, Auftrag 2026-118
| Artikel | Quelle | Menge | Einkauf je Stück | Aufschlag | Verkauf je Stück | Netto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Heizkörperventil | Beleg 1182 | 6 | 14,00 € | 20 % | 16,80 € | 100,80 € |
| Kupferrohr 22 mm, je Meter | Beleg 1182 | 18 | 6,50 € | 20 % | 7,80 € | 140,40 € |
| Heizkessel | Lieferantenrechnung 5521 | 1 | 1.150,00 € | 10 % | 1.265,00 € | 1.265,00 € |
| Material gesamt | 1.506,20 € |
Das Material kostete 1.351,00 € und wird für 1.506,20 € verkauft. So setzt sich der Auftrag zusammen:
| Betrag | |
|---|---|
| Arbeit | 1.340,00 € |
| Material | 1.506,20 € |
| Netto | 2.846,20 € |
| USt. 20 % | 569,24 € |
| Rechnungsbetrag | 3.415,44 € |
Die Spalte „Quelle“ wird am häufigsten übersprungen. Sie am selben Tag auszufüllen kostet nichts, und Sie beantworten die Frage „Was sind diese 140 €?“ in einer Minute statt an einem Nachmittag. Zur Arbeitszeit allein geht der Ratgeber abrechenbare Stunden in eine Rechnung umwandeln weiter.
Wie verhindern Sie, dass Material auf der Rechnung fehlt?
Material geht zwischen dem Tresen des Händlers und dem Büro verloren, also erfassen Sie es dort. Arbeitszeit wird meist festgehalten, weil man sich an den Arbeitstag erinnert. Ein Ventil für 14 € ist am Freitag vergessen.
- Geben Sie beim Einkauf die Auftragsnummer an. Nennen Sie sie dem Händler, damit sie auf dem Beleg oder der Rechnung steht.
- Fotografieren Sie jeden Beleg am selben Tag. Benennen Sie die Datei mit der Auftragsnummer. Ein gemeinsamer Ordner je Auftrag reicht für den Anfang.
- Tragen Sie Material aus dem Fahrzeuglager ein, sobald Sie es verwenden. Dafür gibt es keinen Beleg, also ist eine Notiz der einzige Nachweis. Nutzen Sie für gängige Artikel eine feste Preisliste.
- Schließen Sie den Auftrag mit einem Rundgang ab. Fragen Sie vor der Rechnung die Person, die gearbeitet hat, was sonst noch verbaut wurde. Streichen Sie alles, was zum Händler zurückging.
Dürfen Sie auf Material einen Aufschlag berechnen?
Sie dürfen auf Material einen Aufschlag berechnen, wenn der Kunde zugestimmt hat, und der richtige Ort dafür ist das Angebot. Eine Klausel wie diese legt auch die Obergrenze fest:
Die Arbeit wird mit 55 € pro Stunde für einen Monteur und 30 € pro Stunde für einen Auszubildenden berechnet, erfasst je Person und Tag. Material wird zu den Einkaufskosten plus 20 % berechnet, bei Artikeln über 500 € zu den Einkaufskosten plus 10 %; Belege stellen wir auf Anfrage zur Verfügung. Wir überschreiten 3.500 € zuzüglich USt. nicht ohne Ihre schriftliche Zustimmung.
Zwei Dinge sorgen häufig für Ärger. Ein Aufschlag von 20 % ist keine Marge von 20 %: Ein Artikel für 100 €, verkauft für 120 €, lässt 20 € auf 120 €, also 16,7 %. Und wenn Sie dem Kunden „zum Einkaufspreis“ zugesagt haben, ist ein einbehaltener Händlerrabatt schwer zu rechtfertigen, „Einkaufspreis“ sollte also das sein, was Sie tatsächlich gezahlt haben.
Wie wird die USt. auf Material bei einem Auftrag nach Zeit und Material angewendet?
Die USt. fällt auf Material bei einem Auftrag nach Zeit und Material in der Regel auf den vollen Verkaufspreis an, weil es Teil dessen ist, was Sie liefern. Die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie rechnet Nebenkosten, die Sie dem Kunden in Rechnung stellen, zur Besteuerungsgrundlage (Artikel 78). Ausgenommen sind Beträge, die für Ausgaben im Namen und auf Rechnung des Kunden zurückerstattet werden (Artikel 79), also ein echter durchlaufender Posten, und das ist selten der Fall, wenn Sie ein Ventil auf eigene Rechnung kaufen.
Der Satz hängt von Ihrem Land und Ihrer Leistung ab, und manche Bauleistungen unterliegen ermäßigten Sätzen oder dem Reverse-Charge-Verfahren, prüfen Sie das also vor Ort. Die Ratgeber USt. auf weiterberechnete Auslagen und durchlaufende Posten und weiterberechenbare Auslagen in Rechnung stellen erklären die Unterscheidung.
Was sollte eine App für Zeit und Material können?
Eine App für Zeit und Material sollte Arbeit und Material am Auftrag erfassen und ohne Abtippen in Rechnungspositionen umwandeln. Für einen oder zwei Transporter genügen eine Tabelle und ein Ordner mit Fotos. Suchen Sie eine App, sobald Stunden zu spät eintreffen oder Belege fehlen, und testen Sie Folgendes an einem echten Auftrag in der Testphase:
| Sie sollte | Warum | So testen Sie es |
|---|---|---|
| Stunden je Person und Auftrag vom Telefon erfassen | Stunden, die am Fahrzeug eingetragen werden, stimmen. Stunden, die am Freitag eingetragen werden, nicht | Erfassen Sie einen Auftrag vor Ort bei schlechtem Empfang |
| Ein Belegfoto dem Auftrag zuordnen | Material geht zwischen Händler und Büro verloren | Legen Sie drei ab und suchen Sie sie eine Woche später über den Auftrag |
| Pro Material einen Einkaufs- und einen Verkaufspreis speichern | Sie brauchen beide für die Rechnung und für Ihre Marge | Fügen Sie ein Teil mit 20 % Aufschlag hinzu und prüfen Sie die Summe |
| Das Auftragsblatt in Rechnungspositionen umwandeln | Beim Abtippen entstehen Fehler | Rechnen Sie einen Testauftrag ab und vergleichen Sie Position für Position |
| Alles exportieren | Sie brauchen die Daten für Ihre Steuerberatung oder bei einem Wechsel | Exportieren Sie einen Auftrag und öffnen Sie die Datei |
Einen Auftrag nach Zeit und Material in ERPFlow abrechnen
ERPFlow ist keine App zur Erfassung von Zeit und Material. Es hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. Es gibt außerdem keine Auftragsblätter und keine Erfassung vor Ort, und Ausgaben sind weder mit Kunden noch mit Aufträgen verknüpft, daher gibt es weder Kosten noch Marge pro Auftrag. Führen Sie das Auftragsblatt an anderer Stelle.
ERPFlow kommt bei der Rechnung ins Spiel, was zu Betrieben aus Haus- und Handwerksleistungen und Außendienst passt, die ihre Summen bereits haben:
- Arbeit: eine Dienstleistung mit der Einheit Stunden und einem Preis. Wählen Sie sie auf der Rechnung aus und tippen Sie die Stunden als Menge ein.
- Material: Ein Produkt hat einen Preis und einen Lagerbestand und kann auf derselben Rechnung stehen wie die Arbeit. Jede Position ist Menge mal Preis, mit optionalem Rabatt in % und eigenem Steuersatz. Wenn Sie eine Rechnung mit einer Produktposition erstellen, wird diese Menge vom Lagerbestand abgezogen.
- Ihre Kosten: Ausgaben halten fest, was Sie gezahlt haben, mit Kategorie, Lieferant und USt., und Sie können den Beleg anhängen. Sie liefern Summen nach Zeitraum und Lieferant, nie nach Auftrag.