Zeiterfassung und Abrechnung in der Kanzlei: ein Ablauf in acht Schritten

Ein Ablauf für Zeiterfassung und Abrechnung in der Kanzlei führt von der Mandatsvereinbarung über Zeiterfassung und Prüfung des Rechnungsentwurfs zur Schlussrechnung und Zahlung, wobei Mandantengelder getrennt behandelt werden. Vereinbaren Sie zuerst die Honorargrundlage, erfassen Sie die Zeit am selben Tag mit einem ordentlichen Tätigkeitstext, lassen Sie den verantwortlichen Anwalt jeden Entwurf prüfen und rechnen Sie dann in einem festen Turnus ab.

Welche Schritte hat ein Abrechnungsablauf in der Kanzlei?

Ein Abrechnungsablauf in der Kanzlei hat acht Schritte, und jeder soll verhindern, dass später ein bestimmtes Problem auftaucht.

Wie sollten Anwälte abrechenbare Zeit erfassen?

Anwälte sollten Zeit an dem Tag erfassen, an dem sie gearbeitet wird, auf ein Mandat, in einer festen Einheit und mit einem Tätigkeitstext, den der Mandant ohne Erklärung lesen könnte. Sechs-Minuten-Einheiten sind eine verbreitete Konvention in der Stundenabrechnung von Kanzleien, nutzen Sie aber das, was Ihre Mandatsvereinbarung nennt. Die Tabelle der Abrechnungsintervalle rechnet Minuten in Einheiten um.

Der Tätigkeitstext entscheidet, ob der Eintrag eine Honorarrückfrage übersteht.

Schwach: „Arbeit an der Akte. 1,2“

Besser: „Mietvertragsentwurf des Vermieters geprüft; Klauseln 4 und 11 überarbeitet; Mandanten per E-Mail zum Kündigungsrecht informiert. 1,2“

Erfassen Sie die gesamte Zeit, auch die, die Sie nicht berechnen. Sie bei der Prüfung zu kürzen ist eine Entscheidung, die man sehen kann. Zeit, die nie erfasst wurde, hinterlässt nichts, woraus man lernen könnte, und macht den nächsten Festpreis zu einer Vermutung. Was mit Zeit geschieht, die Sie nicht berechnen wollen, behandelt Abschreibung auf Leistung oder Forderungsausfall.

Wie prüfen Sie eine Rechnung, bevor sie rausgeht?

Ein Rechnungsentwurf (Pre-Bill) ist der Entwurf, den der verantwortliche Anwalt vor der Ausstellung liest, und es ist der Punkt, an dem ein Honorarproblem am günstigsten zu beheben ist. Lesen Sie ihn, wie es der Mandant tun wird: Erklärt sich jeder Tätigkeitstext von selbst, und würden Sie jede Position am Telefon gern verteidigen?

Ein erfundenes Beispiel. Eine Kanzlei mit drei Personen rechnet einen Monat Arbeit an einem Gewerbemietvertrag ab. Die erfasste Zeit ist 1.366 € wert. Bei der Prüfung schreibt der Partner 0,8 Stunden doppelter Recherche eines Associates im Wert von 112 € ab. Der Mandant hat bei Mandatsbeginn 1.000 € als Vorschuss gezahlt.

Der Realisierungsgrad dieser Rechnung beträgt 91,8 %: 1.254 € abgerechnet von 1.366 € erfasst. Über mehrere Mandate verfolgt zeigt diese Zahl, bei welcher Art von Arbeit Sie ständig abschreiben.

Die Gerichtsgebühr liegt hier außerhalb der USt.-Berechnung, weil das Beispiel sie als durchlaufenden Posten behandelt, der als Vertreter des Mandanten gezahlt wurde. Nicht jede Kostenart qualifiziert sich. Die Bedingungen von HMRC in VAT Notice 700, Abschnitt 25 sind streng, die EU-Grundlage ist Artikel 79 der Mehrwertsteuerrichtlinie, und der Ratgeber USt. auf weiterberechnete Auslagen und durchlaufende Posten geht den Test durch.

Wie passen Mandantengelder und Treuhandkonten zur Abrechnung?

Die Regeln für Mandantengelder und Treuhandkonten unterscheiden sich je nach Rechtsordnung, und die Regel, die für Sie gilt, kommt von Ihrer eigenen Aufsicht oder Kammer. Die beiden Beispiele unten zeigen, wie stark sie voneinander abweichen können. Keines sagt Ihnen, was für Sie gilt.

• England und Wales: Nach den SRA Accounts Rules ist Geld, das vor Übergabe einer Rechnung für Honorare und unbezahlte Auslagen eingeht, Mandantengeld (Regel 2.1(d), mit einer engen Ausnahme in Regel 2.2). Es wird getrennt vom eigenen Geld der Kanzlei geführt (Regel 4.1), und eine Rechnung oder eine andere schriftliche Mitteilung der Kosten muss übergeben werden, bevor Mandantengeld zu ihrer Bezahlung übertragen wird (Regel 4.3).
• Vereinigte Staaten: Jeder Bundesstaat setzt eigene Regeln. Viele orientieren sich an der Model Rule 1.15 der American Bar Association, und sie unterscheiden sich im Detail, auch darin, wie ein im Voraus gezahltes Pauschalhonorar behandelt wird.

Fragen Sie anderswo Ihre Kammer oder Anwaltsvereinigung. Der Abrechnungspunkt gilt, wo immer Sie praktizieren: Ein Vorschuss wird nicht dadurch zu Ihrem Einkommen, dass es eine Rechnung gibt. Er wird bewegt, wenn Ihre Regeln es erlauben, und in einem dafür gebauten Hauptbuch erfasst und nicht in Ihrer Rechnungsstellung.

Was verlangen Firmenkunden und Versicherer auf einer Rechnung?

Firmenkunden und Versicherer können das Format einer Rechnung durch eigene Abrechnungsrichtlinien vorgeben. Das kann genehmigte Sätze bedeuten, Begrenzungen dafür, wer was berechnen darf, und elektronische Rechnungen in einem Format wie LEDES mit UTBMS-Aufgabencodes. Lesen Sie die Richtlinien vor der ersten Rechnung, denn eine nicht konforme Rechnung kann unbezahlt zurückgeschickt werden.

Wie oft sollte eine Kanzlei Rechnungen schicken?

Eine Kanzlei sollte in einem festen Turnus abrechnen, und monatlich passt für die meisten Stundenmandate. Ein Mandant kann die Honorare eines Monats verkraften und erinnert sich noch an die Arbeit, während eine Rechnung über sechs Monate größer und leichter anzufechten ist. Festpreismandate werden zu den im Schreiben vereinbarten Abschnitten abgerechnet, was genauso funktioniert wie Abschlagsrechnungen bei einem Projekt.

Die Abrechnung einer kleinen Kanzlei in ERPFlow abwickeln

ERPFlow führt die geschäftliche Seite einer kleinen Kanzlei. Es ist keine Kanzleisoftware zur Mandatsverwaltung und hat keine Treuhandbuchhaltung: kein Mandantenkonten-Hauptbuch, keinen Abgleich von für Mandanten verwahrtem Geld und keine Kollisionsprüfungen. Mandantengelder bleiben in dem System, das Sie heute dafür nutzen.

• Anfragen: Ein Lead-Formular auf Ihrer Website legt jede Anfrage als Lead mit ihrer Quelle an, und er wird zum Mandantendatensatz mit übernommenen Dateien, wenn Sie den Mandanten annehmen.
• Mandate: Legen Sie jedes Mandat als Projekt-Board an, verknüpft mit dem Mandanten, mit Karten, Zuständigen und Fristen. Jedes Mitglied, das Projekte sehen darf, sieht jedes Projekt, eine Kanzlei, die Vertraulichkeitsschranken zwischen Mandaten braucht, wird das als echte Lücke empfinden.
• Dokumente: Mandatsvereinbarungen, gespeicherte E-Mails (EML oder MSG) und signierte ASiC-E- oder BDOC-Container lassen sich dem Mandanten, der Karte oder der Rechnung anhängen, bis zu 50 MB je Datei. ERPFlow speichert signierte Dateien und signiert sie weder noch prüft es Signaturen.
• Rechnungen: Rechnungen tragen die Steuer je Position und werden in der Sprache des Mandanten gedruckt, und eine Monatspauschale kann als wiederkehrende Rechnung laufen. Teilzahlungen werden von Hand erfasst, und eine Erinnerung geht nur raus, wenn Sie sie senden. Positionen dürfen nicht negativ sein, zeigen Sie einen Vorschuss also in den Notizen der Rechnung.

ERPFlow hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. Derzeit können Sie aufgewendete Zeit auf eine Karte tippen, die je Mandat und je Mandant summiert wird, aber sie wird nicht zu Rechnungspositionen. Das passt zu Kanzleien mit Festpreisen und Retainern. Eine Kanzlei, die in Sechs-Minuten-Einheiten abrechnet, sollte vorerst ihr bisheriges Zeiterfassungswerkzeug behalten.

ERPFlow erzeugt keine LEDES-Dateien, Mandanten, die sie verlangen, brauchen für diese Rechnungen also einen anderen Weg.