Rechnung für Buchhaltungsleistungen schreiben: so geht es, mit Beispiel

Eine Rechnung für Buchhaltungsleistungen nennt die rechtliche Einheit des Kunden und den abgedeckten Zeitraum, zeigt jedes Pauschalhonorar, jede Zusatzleistung und jeden durchlaufenden Posten auf einer eigenen Position und weist die USt. aus, wo sie anfällt. Binden Sie jedes Pauschalhonorar an die Auftragsvereinbarung, damit niemand fragen muss, wofür der Betrag war.

Was muss die Rechnung einer Buchhaltungspraxis enthalten?

Die Rechnung einer Buchhaltungspraxis muss zuerst die gewöhnlichen Rechnungsregeln erfüllen und dann die Fragen beantworten, die Buchhaltungskunden tatsächlich stellen. In der EU legt Artikel 226 der Mehrwertsteuerrichtlinie die erforderlichen Angaben fest, und der Ratgeber zu den Pflichtangaben der USt.-Rechnung geht sie einzeln durch. Das bedeuten sie für Buchhaltungsleistungen.

Ein durchgerechnetes Beispiel: die Rechnung eines Monats

Ein erfundenes Beispiel. Eine Buchhaltungspraxis stellt einer kleinen Gesellschaft im April die Arbeit des März in Rechnung und berechnet 20 % USt.

Der Gesamtbetrag ist 672,00 € plus 134,40 € plus 15,00 €. Der Kunde sieht in zehn Sekunden, was Routine ist und was zusätzlich, und die Zusatzposition sagt, wer sie vereinbart hat. Diese Position wird am ehesten hinterfragt, deshalb hat sie die meisten Worte.

Wie beschreiben Sie Buchhaltungsarbeit auf einer Rechnung?

Beschreiben Sie Buchhaltungsarbeit, indem Sie die Leistung, den Zeitraum und die Vereinbarung nennen, unter die sie fällt. „Fachliche Leistungen: 2.400 €“ ist die Position, wegen der ein Kunde anruft.

Diese Formulierung genügt für ein Honorar zum Jahresabschluss:

Erstellung des Jahresabschlusses und der Körperschaftsteuererklärung, Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2025. Pauschalhonorar gemäß Auftragsvereinbarung vom 12. Januar 2026.

Achten Sie auf sich überschneidende Beschreibungen. Das Merkblatt der ICAEW zu Honorarinformationen nennt das Beispiel eines Kunden, der für „Erstellung des Abschlusses“ gezahlt hatte, später „Fertigstellung des Abschlusses“ für denselben Zeitraum sah und schloss, man habe ihm doppelt berechnet. Wenn zwei Rechnungen denselben Zeitraum berühren, sagen Sie, was an der zweiten anders ist.

ICAEW-Mitglieder müssen auf Verlangen des Kunden auch eine Honoraraufschlüsselung liefern, mit ausreichendem Detail, damit der Kunde versteht, wie das Honorar berechnet wurde. Klare Positionen machen diese Bitte unwahrscheinlicher und leichter zu beantworten, wenn sie kommt.

Welche Kosten sind auf der Rechnung einer Buchhaltungspraxis durchlaufende Posten?

Ein Kostenposten ist für die USt. nur dann ein durchlaufender Posten, wenn Sie ihn als Vertreter Ihres Kunden gezahlt haben und den genauen Betrag weiterberechnen, was ein engerer Test ist, als die meisten Praxen annehmen. HMRCs VAT Notice 700, Abschnitt 25 nennt die Bedingungen, und die EU-Grundlage ist Artikel 79 der Mehrwertsteuerrichtlinie.

• Wahrscheinlich qualifiziert: eine Eintragungsgebühr, die der Kunde schuldet, die Sie in seinem Namen mit seiner Vollmacht gezahlt haben und zu Selbstkosten weiterberechnen.
• Wahrscheinlich nicht qualifiziert: Ihre eigenen Reise-, Porto- und Telefonkosten. HMRC sagt, dass dieser Test sie meist ausschließt. Sie laufen als Teil Ihres Honorars, mit USt.
• Zuerst prüfen: ein Softwareabonnement, das Sie halten und weiterberechnen. Wenn der Lieferant Ihnen die Rechnung stellt, spricht das meist dafür, dass es Teil Ihrer eigenen Leistung ist.

Der Ratgeber USt. auf weiterberechnete Auslagen und durchlaufende Posten behandelt den Test vollständig. Im Zweifel fragen Sie, bevor Sie einen Kostenposten ausnehmen, denn einen Posten aus der USt.-Summe wegzulassen, obwohl er sich nicht qualifiziert, ist ein USt.-Fehler auf Ihrer Rechnung.

Wie stellen Sie einem Buchhaltungskunden in einem anderen Land eine Rechnung?

Ein Buchhaltungskunde in einem anderen EU-Land erhält in der Regel eine Rechnung ohne USt. im Reverse-Charge-Verfahren, sofern der Kunde ein Unternehmen ist. Leistungen an ein Unternehmen werden im Allgemeinen dort erbracht, wo der Leistungsempfänger ansässig ist (Artikel 44), der Leistungsempfänger schuldet die USt. (Artikel 196), und Ihre Rechnung muss den Hinweis „Reverse charge“ tragen (Artikel 226 Nummer 11a). Den amtlichen deutschen Wortlaut dieses Hinweises haben wir hier nicht verifiziert, deshalb nennen wir den englischen. Prüfen Sie den deutschen Wortlaut der Richtlinie, bevor Sie ihn verwenden.

Privatkunden sind anders. Leistungen von Buchhaltern an eine Privatperson mit Wohnsitz außerhalb der EU werden dort erbracht, wo die Person wohnt (Artikel 59 Buchstabe c). Die Ratgeber zu Rechnungen an Kunden in der EU und zum Reverse-Charge-Hinweis gehen darauf näher ein.

Die Fehler, die Buchhaltungsrechnungen in Frage stellen lassen

• An den Geschäftsführer statt an die Gesellschaft adressieren. Die Gesellschaft hält dann eine Rechnung auf den Namen einer anderen Person.
• Eine Rechnung für eine Gruppe. Jede Einheit braucht eine eigene, sonst kann keine von ihnen die Kosten ihren eigenen Büchern zuordnen.
• Vorauszahlungen ohne Rechnungsspur. Die ICAEW warnt, dass Daueraufträge Kunden annehmen lassen können, die Zahlungen deckten alles ab. Sagen Sie, was sie abdecken, und seien Sie bereit, Honorare gegen Zahlungen abzugleichen.
• Zusatzleistungen ohne zitierte Vereinbarung. „Zusatzarbeit: 400 €“ lädt zum Streit ein. Das Datum und die E-Mail beenden ihn.
• Ein Pauschalhonorar ohne Zeitraum. „Monatshonorar“ könnte jeder Monat sein. Nennen Sie ihn.

Was das Honorar abdeckt, gehört in den Honorarabschnitt Ihrer Auftragsvereinbarung, und die Rechnung muss nur darauf zurückverweisen.

Buchhaltungskunden in ERPFlow in Rechnung stellen

ERPFlow führt die Praxis und nicht die Bücher Ihrer Kunden. Die Seite zu Buchhaltungs- und Buchführungspraxen legt dar, wo diese Linie verläuft: kein doppeltes Hauptbuch, kein Bankabruf und keine gesetzlichen Meldungen.

• Honorare: Legen Sie jedes als Dienstleistung mit seinem Preis an. Wählen Sie es in der Position aus und überschreiben Sie dann die Beschreibung, um den Zeitraum und das Datum der Vereinbarung zu ergänzen.
• Rechnungen: Eine Rechnung nimmt je Position einen Steuersatz, wird in der Sprache des Kunden gedruckt und ist bei der Ausstellung eingefroren, einschließlich der Angaben zum Kunden. Das Feld Bestellnummer nimmt die Bestellung eines Kunden auf, und Notizen werden im PDF gedruckt.
• Monatliche Honorare: Eine wiederkehrende Rechnung berechnet sie planmäßig, mit gleichen Positionen bei jedem Lauf. Wählen Sie Entwürfe erstellen, ich versende selbst, wenn Sie vor dem Ausstellen den Monat oder eine Zusatzleistung ergänzen wollen. Sie stellt aus und zieht nie ein, Zahlungen erfassen Sie also von Hand.
• USt.: Sie legen Ihre eigenen Steuersätze an, auch eine Reverse-Charge-Art, und wählen einen je Position. ERPFlow wählt keinen Satz nach dem Land des Kunden aus und prüft keine USt-IdNr. in VIES. Lesen Sie also das PDF auf den Wortlaut, den Ihre Steuerbehörde will, und ergänzen Sie Fehlendes in den Notizen.

Es gibt kein Gutschriftdokument. Eine ausgestellte Rechnung korrigieren Sie mit Als storniert markieren und Duplizieren, was einen neuen Entwurf liefert, den Sie korrigieren und unter einer neuen Nummer ausstellen.