Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Regeln und Zahlen aus anderen Quellen geprüft am 6. November 2026. Sie ändern sich, bestätigen Sie sie deshalb bei der Quelle, bevor Sie sich darauf verlassen.
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Eine Handelsrechnung ist ein Zolldokument, das ausgeführte Waren begleitet, damit die Behörden sie bewerten und einreihen können. Eine Steuerrechnung, in der EU und im Vereinigten Königreich Rechnung mit USt. genannt, hält einen Verkauf steuerlich fest und stützt den Vorsteuerabzug eines registrierten Kunden. Ein einzelner Export braucht oft beide, und beim Verkauf von Dienstleistungen genügt immer nur die zweite.
„Tax invoice“ ist in vielen Ländern mit einer Waren- und Dienstleistungssteuer (GST), etwa Australien und Indien, der alltägliche Begriff. In der EU und im Vereinigten Königreich entspricht ihm die Rechnung mit USt., lesen Sie beide hier also als dasselbe.
Was ist der Unterschied zwischen einer Handelsrechnung und einer Steuerrechnung?
Der Unterschied zwischen einer Handelsrechnung und einer Steuerrechnung liegt darin, wer sie liest und wozu: Der Zoll braucht die erste, um Waren abzufertigen, und die Steuerbehörden und die Buchhaltung Ihres Kunden brauchen die zweite.
| Handelsrechnung | Steuerrechnung oder Rechnung mit USt. | |
|---|---|---|
| Aufgabe | Fertigt Waren beim Zoll ab | Hält den Verkauf steuerlich fest |
| Gelesen von | Zoll, Spediteuren, dem Zollagenten des Käufers | Steuerbehörden, der Buchhaltung des Kunden |
| Gilt für | Physische Waren, die eine Zollgrenze überqueren | Waren und Dienstleistungen gleichermaßen |
| Wichtige Angaben | HS-Code, Ursprung, Gewichte, Incoterms, Fracht und Versicherung | Fortlaufende Nummer, USt-IdNr., Steuersatz und Steuerbetrag |
| Regeln stammen von | Dem Zoll des Ausfuhr- und des Bestimmungslandes | Artikel 226 in der EU, Notice 700/21 im Vereinigten Königreich |
| Wohin sie geht | Begleitet die Waren | An den Kunden und in Ihre Unterlagen |
Praktisch heißt das, dass der Zoll anhand der Handelsrechnung den Zoll berechnet. Die Exporthinweise der britischen Regierung sagen, dass die Angaben die zu zahlenden Zollsätze bestimmen und ob Beschränkungen gelten.
Wann brauchen Sie welche Rechnung?
Eine Handelsrechnung brauchen Sie, wenn Waren eine Zollgrenze überqueren, eine Steuerrechnung für fast jeden Unternehmensverkauf eines umsatzsteuerlich registrierten Verkäufers. Diese Tabelle geht davon aus, dass Sie an ein Unternehmen verkaufen.
| Verkauf | Steuerrechnung oder Rechnung mit USt. | Handelsrechnung |
|---|---|---|
| Dienstleistungen, in jedes Land | Ja | Nein |
| Waren innerhalb Ihres eigenen Landes | Ja | Nein |
| Waren zwischen EU-Ländern | Ja, mit dem Verweis auf die Steuerbefreiung | Nein, es gibt keine Zollgrenze |
| Waren aus der EU in das Vereinigte Königreich, die USA oder anderswohin | Ja, mit der Ausfuhrbefreiung | Ja |
| Waren aus Großbritannien in die EU | Wie die britischen Regeln es für eine Ausfuhr zum Nullsatz verlangen | Ja |
| Muster oder Geschenke, ohne Verkauf | Oft gibt es keinen Verkauf, den man abrechnen könnte. Fragen Sie Ihre Steuerberatung | Ja, zum Marktwert |
Bei Waren zwischen EU-Ländern gibt es eine Falle. Einige Gebiete, darunter die Kanarischen Inseln, Ceuta und Melilla, liegen außerhalb der EU-Umsatzsteuerregeln, eine Sendung dorthin kann also Zollpapiere brauchen, obwohl das Ziel zu Spanien gehört. Fragen Sie Ihren Spediteur.
Was muss eine Handelsrechnung enthalten?
Eine Handelsrechnung muss genug enthalten, damit der Zoll die Waren erkennen, bewerten und einreihen kann. Ein einheitliches weltweites Format gibt es nicht, das Bestimmungsland entscheidet. Die Exporthinweise der britischen Regierung geben eine gute allgemeine Liste:
- Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum
- Namen, Anschriften und Kontaktdaten von Verkäufer und Käufer, dazu der Endempfänger, falls abweichend
- Die zugehörige Proforma-Rechnung, Bestellung oder der Vertrag
- Stückpreis, Währung, Zahlungsart sowie Rabatte oder Zuschläge
- Menge, Brutto- und Nettogewicht sowie Anzahl und Art der Packstücke
- Der Code des Harmonisierten Systems (HS) und eine verständliche Beschreibung des Produkts
- Die mit dem Käufer vereinbarten Incoterms
- Zeichen und Nummern auf der Verpackung
- Ursprungsland, mit dem Erklärungstext, den der Markt verlangt
- Transportmittel und Route
- Gesamtwert, mit ausgewiesenen Kosten für Fracht, Versicherung und Zertifizierung
Manche Länder stellen zusätzliche Anforderungen. Der US-Zoll legt zum Beispiel in 19 CFR 141.86 die erforderlichen Inhalte fest, darunter den Eingangshafen und aufgeschlüsselte Kosten für Fracht, Versicherung und Verpackung. Dieselben britischen Hinweise warnen, dass manche Bestimmungsländer eine Fassung in einer zweiten Sprache oder eine von einer Handelskammer oder Botschaft beglaubigte Rechnung wollen.
Die Exportschritte auf GOV.UK enthalten drei Regeln, die überall nützlich sind. Die fertige Rechnung muss die Waren begleiten. Als Wert gilt der Preis, zu dem Sie verkaufen, oder der Marktwert, wenn Sie nicht verkaufen. Im Preis enthaltene Fracht und Exportversicherung werden gesondert aufgeführt.
Ein durchgerechnetes Beispiel: ein Export, zwei Dokumente
Hier ein erfundenes Beispiel. Ein Keramikhersteller in Portugal verkauft 200 Tassen zu je 9,00 € an ein Geschäft in den USA und vereinbart, Fracht und Versicherung im Rahmen des Geschäfts zu übernehmen.
| Posten | Rechnung mit USt. | Handelsrechnung |
|---|---|---|
| Waren | 200 Tassen zu 9,00 €: 1.800,00 € | Dieselben Zahlen, dazu HS-Code 6912.00 (Keramik-Tischgeschirr) und Ursprung: Portugal |
| Fracht | 240,00 € | 240,00 €, gesondert aufgeführt |
| Versicherung | 36,00 € | 36,00 €, gesondert aufgeführt |
| USt. | 0,00 €, mit dem Verweis auf die Ausfuhrbefreiung | Nicht zutreffend |
| Summe | 2.076,00 € | 2.076,00 € |
| Nummer und Daten | Fortlaufende Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum | Dasselbe oder eine eigene Referenz |
| Weitere Angaben | USt-IdNr. des Verkäufers | Brutto- und Nettogewicht, 6 Kartons, Incoterm, Route |
Die Zahlen sollten auf den Cent übereinstimmen, denn einen Unterschied zwischen den beiden Dokumenten müssten Sie dem Zoll oder einem Betriebsprüfer erklären. Die Befreiung stammt aus Artikel 146 der Mehrwertsteuerrichtlinie, und der Verkäufer bewahrt den Nachweis auf, dass die Waren die EU verlassen haben, etwa ein Transportdokument oder einen Zollbeleg.
Kann ein Dokument zugleich Handelsrechnung und Steuerrechnung sein?
Ein Dokument kann zugleich Handelsrechnung und Steuerrechnung sein, wenn es jede erforderliche Angabe von beiden enthält. Nichts in Artikel 226 hindert Sie daran, Zollangaben zu ergänzen, denn die Europäische Kommission sagt, dass Unternehmen stets zusätzliche Informationen aufnehmen dürfen. Das Risiko liegt auf der anderen Seite: Einem auf den Zoll ausgerichteten Dokument fehlen oft eine fortlaufende Nummer oder die USt-IdNr. des Verkäufers, und dann scheitert es als Rechnung mit USt.
Zwei Dokumente zu führen ist oft einfacher, weil die Rechnung mit USt. in ihrer nummerierten Reihenfolge sauber bleibt und das Zolldokument Gewichte, Zeichen und Routen tragen kann. Wofür Sie sich auch entscheiden, fragen Sie zuerst Ihren Spediteur, denn er sieht, was der Zoll des Bestimmungslandes akzeptiert.
Exportrechnungen und Zollpapiere in ERPFlow
ERPFlow stellt die steuerliche Seite aus: eine Rechnung mit fortlaufender Nummer, den USt-IdNr. beider Parteien und einem Steuersatz je Position, einschließlich der Typen Steuerbefreit und Nullsatz mit 0 %. Es erstellt keine Handelsrechnung, keine Packliste und kein Zolldokument, und es gibt keine Felder für HS-Codes, Ursprungsland, Gewichte oder Incoterms.
- Wenn ein Dokument genügt, können Sie den HS-Code und den Ursprung in jede Positionsbeschreibung und den Incoterm sowie die Sendungsangaben in die Notizen eintragen, die auf dem PDF gedruckt werden. Stimmen Sie das mit Ihrem Spediteur ab.
- Wenn Sie eine gesonderte Handelsrechnung brauchen, erstellen Sie sie anderswo und hängen sie als Datei an die Rechnung an, zusammen mit Transportdokumenten und Zollbelegen, damit Ihr Ausfuhrnachweis beim Verkauf bleibt.
- Der Verweis auf die Steuerbefreiung kommt in die Notizen, denn ERPFlow formuliert ihn nicht für Sie.
Wenn der Versand von Waren Ihr tägliches Geschäft ist, zeigt die Seite zu Großhandel und Vertrieb, was ERPFlow für dieses Gewerbe sonst abdeckt.