مطابقة الفواتير لشركات الخدمات

مطابقة الفواتير تعني مقابلة كل فاتورة أصدرتها بالمال المستلم عنها، كي يكون كل رصيد في دفاترك غير مدفوع فعلًا. ولشركة الخدمات فحص ثانٍ أيضًا: أن كل عمل سُلِّم قد فُوتر. افعل الاثنين شهريًا، منطلقًا من كشف الحساب المصرفي لا من الذاكرة.

ماذا تعني مطابقة الفواتير لشركة خدمات؟

مطابقة الفواتير لشركة خدمات فحصان منفصلان. الأول يسير من الفواتير إلى البنك: هل دُفعت كل فاتورة، وهل تقول سجلاتك ذلك؟ والثاني يسير من العمل إلى الفواتير: هل فُوتر كل ما سلّمته؟

الفحص الثاني هو الذي لا تحتاجه شركة تبيع السلع بالطريقة نفسها. فالمخزون يغادر المستودع ويترك سجلًا وراءه. أما عصر عمل إضافي أو مرحلة انتهت بهدوء فلا تترك شيئًا، ولن يتصل أحد ليذكّرك. وقد ترى أيضًا «المطابقة الثلاثية» لأوامر الشراء والتسليمات وفواتير الموردين، وهي ضبط للمشتريات ومهمة مختلفة.

كيف تطابق الفواتير مع البنك؟

تطابق الفواتير مع البنك بالمرور على الكشف سطرًا سطرًا، ثم إثبات الإجمالي. خصص ساعة في نهاية الشهر واتبع هذا الترتيب.

1. علّم كل مقبوض من عميل في كشف الحساب المصرفي. اترك المدفوعات الصادرة والتحويلات بين حساباتك.
2. طابق كل مقبوض بفاتورة بالمرجع، ثم المبلغ، ثم اسم العميل.
3. أدخل أي شيء لم يُسجَّل بعد، بالتاريخ الظاهر في الكشف.
4. اسرد ما تبقى. المقبوضات التي لا تستطيع تحديدها تذهب إلى قائمة خاصة، ولا توضع على أقرب فاتورة محتملة.
5. احسب ما ينبغي أن يظل مستحقًا، كما في المثال أدناه.
6. اسرد الأرصدة المفتوحة واجمعها. يجب أن يتفق الرقمان.
7. ابحث عن أي فرق ودوّن ما كان. ثم لاحق العملاء الذين يدينون لك فعلًا.

افعل هذا قبل إرسال التذكيرات. ملاحقة أحدهم بفاتورة دفعها قبل ثلاثة أسابيع تكلّف من حسن النية أكثر مما كان التأخير يستحق.

مطابقة نهاية شهر محلولة

تقارن مطابقة نهاية الشهر ما ينبغي أن يكون مستحقًا بما تقوله فواتيرك المفتوحة. هذا مثال مُخترَع لشهر أكتوبر. استخدم أرقامًا شاملة ضريبة القيمة المضافة طوال الوقت، لأنها ما يدفعه العملاء.

الإجماليان متفقان، فقد طُوبق الشهر. احفظ نسخة مؤرخة، لأن أول سطر في الشهر القادم هو آخر سطر في هذا الشهر.

كيف تجد فرق المطابقة؟

فرق المطابقة يكشف سببه عادةً بنفسه، فانظر في حجمه قبل أن تنظر في أي شيء آخر.

لماذا لا تتطابق الدفعات مع الفواتير؟

لا تتطابق الدفعات مع الفواتير لأسباب عادية قليلة، ولكل منها حل مستقر.

للدفعات الجزئية دليلها الخاص.

كيف تتأكد من فوترة كل عملك؟

تتأكد من فوترة كل العمل بالبدء من قائمة بالعمل، لا من قائمة بالفواتير. الفواتير لا تستطيع أن تُريك ما ينقصها. مرّ على هذه مرة في الشهر:

• عروض الأسعار المقبولة: ينبغي أن يساوي مجموع الفواتير المنشأة من كل منها العرض، أو المراحل المفوترة حتى الآن.
• دفعات المراحل: كل مرحلة انتهت هذا الشهر ينبغي أن تكون لها فاتورة مؤرخة هذا الشهر.
• الاتفاقات الشهرية: فاتورة واحدة لكل عميل في كل فترة. الاتفاق الشهري الذي أُوقف ولم يُستأنف يسهل أن يفوتك.
• العمل الإضافي: أي شيء اتُّفق عليه بالبريد أثناء العمل.
• التكاليف المراد إعادة تحميلها: تحقق من مصروفاتك بحثًا عن أي شيء كنت تنوي تمريره.

أي شيء تجده يذهب إلى تقرير العمل قيد التنفيذ أو مباشرة إلى فاتورة. وفعل هذا في الشهر التالي للعمل أسهل بكثير منه بعد ثلاثة أشهر، حين يكون العميل قد أغلق ميزانيته.

مطابقة الفواتير في ERPFlow

لا يوجد في ERPFlow ربط مصرفي ولا استيراد لكشوف الحسابات المصرفية ولا مطابقة للدفعات. تقرأ الكشف وتدخل كل مقبوض بنفسك بـتسجيل دفعة على الفاتورة، بتاريخ البنك وملاحظة للمرجع. ولا ينتج ERPFlow أيضًا إثبات نهاية الشهر أعلاه، فذلك مكانه جدول بياناتك.

ما يقدمه لك لتعمل منه:

• قائمة الفواتير تُصفّى بـمتأخرة ومدفوعة جزئيًا ومدفوعة بزيادة، وبالفترة، فترى ما صدر في شهر.
• لوحة التحكم تعرض المستحق والمتأخر بعملتك الأساسية. هذه الأرقام تستثني ضريبة القيمة المضافة، مع الضريبة تحتها، فاجمع الاثنين قبل أن تقارنها بقائمة الأرصدة أعلاه. والفواتير المدفوعة جزئيًا تُحتسب بما بقي منها فقط.
• المرفقات في الفاتورة تستطيع حمل إشعار تحويل أو تأكيد دفع. تبقى داخلية ولا تذهب إلى العميل أبدًا.
• وضع علامة ملغاة وتسجيل استرداد يعالجان التصحيحات، إن احتجت إليها.

وللفحص الثاني، يسرد عرض السعر الفواتير المنشأة منه تحت المستندات المرتبطة، فترى ما فُوتر مقابله. ويمكن أن يرتبط المشروع بعميله وعروض أسعاره وطلباته وفواتيره أيضًا.