تقرير أعمار الذمم المدينة: كيف تقرؤه وتتصرف بناءً عليه

يسرد تقرير أعمار الذمم المدينة ما يدين به كل عميل، مقسّمًا بحسب مدة التأخر، وعادةً: غير متأخر، و1 إلى 30، و31 إلى 60، و61 إلى 90، وأكثر من 90 يومًا. اقرأ الإجمالي أولًا، ثم العمود الأقدم، ثم من فيه. كل عمر يتطلب إجراءً مختلفًا.

كيف يبدو تقرير أعمار الذمم المدينة؟

لتقرير أعمار الذمم المدينة صف لكل عميل وعمود لكل فئة عمر، مع الإجماليات في الأسفل. هذا مثال مُخترَع، باليورو شاملًا ضريبة القيمة المضافة، حتى 31 أكتوبر 2026.

ينبغي أن تُحسب الفئات من تاريخ الاستحقاق. التقرير الذي يحسب من تاريخ الفاتورة يُظهر كل فاتورة Net 30 كأن عمرها شهر يوم استحقاقها، فيبدو العملاء الجيدون سيئين. تحقق مما يستخدمه تقريرك قبل أن تتصرف بناءً عليه.

كيف تقرأ تقرير أعمار الذمم المدينة؟

اقرأ تقرير أعمار الذمم المدينة من الإجمالي نزولًا إلى العميل الفرد، واطرح سؤالًا واحدًا في كل خطوة. على المثال أعلاه:

1. كم هو مستحق مقارنةً بما تفوتره؟ إذا كانت هذه الشركة تفوتر نحو €9,000 شهريًا، فإن €13,000 تساوي 13,000 ÷ 9,000 × 30 = نحو 43 يومًا من المبيعات. وعلى شروط Net 30 هذا أبطأ مما ينبغي.
2. كم هو متأخر؟ كل شيء عدا العمود الأول: €8,800، أي 67.7% من الإجمالي.
3. كم هو قديم؟ ما يتجاوز 60 يومًا هو €3,100، أي 23.8%. هذا هو المال الأكثر عرضة للخطر.
4. من يتركز عنده الدين؟ تدين Alder & Co بـ€4,500، أي 34.6% من الإجمالي، فشهر سيئ لها هو شهر سيئ لك.
5. ما الذي تحرك؟ قارن بنسخة الشهر الماضي. عميل ينجرف من 1–30 إلى 31–60 يخبرك أكثر من لقطة واحدة.

ثم انظر في السبب، لأن التقرير لا يستطيع إخبارك به. قد تكون الفاتورة قديمة لأن العميل لا يملك مالًا، أو لأنها لم تصل إلى الشخص المناسب، أو لأنه يعترض عليها. كل من هذه يحتاج إلى حديث مختلف.

ماذا تفعل مع كل فئة عمر؟

كل فئة عمر في تقرير أعمار الذمم المدينة تتطلب إجراءً مختلفًا، والغاية من التقرير التأكد من حدوث كل منها.

لإعفاء ضريبة القيمة المضافة على الديون المعدومة شروطه في كل دولة. نقطة البداية في الاتحاد الأوروبي هي المادة 90 من توجيه ضريبة القيمة المضافة، وفي المملكة المتحدة الإشعار 700/18 من HMRC.

كيف تبني تقرير أعمار الذمم المدينة في جدول بيانات؟

تستطيع بناء تقرير أعمار الذمم المدينة في جدول بيانات بصف لكل فاتورة غير مدفوعة وصيغتين. جهّز هذه الأعمدة:

ضع تاريخ التقرير في الخلية H1، كي تعطي نسخة محفوظة اليوم إجابة اليوم في الشهر القادم. ثم في الصف 2:

• أيام التأخر، في E2: =MAX(0,$H$1-C2)
• فئة العمر، في F2: =IF(E2=0,"Current",IF(E2<=30,"1-30",IF(E2<=60,"31-60",IF(E2<=90,"61-90","Over 90"))))

انسخهما إلى الأسفل، ثم استخدم جدولًا محوريًا بالعملاء في الصفوف وفئات العمر في الأعمدة ومجموع الرصيد في القيم. قارن المجموع الكلي بقائمة فواتيرك المفتوحة. فإذا اختلفا، فهناك فاتورة ناقصة أو دفعة لم تُسجَّل.

ثلاثة أمور تُوقع الناس هنا. استخدم الرصيد لا إجمالي الفاتورة، وإلا تختفي الدفعات الجزئية. وحوّل العملات الأخرى بسعر صرف واحد معلن، كي يمكن جمع الأعمدة. واترك الفواتير الملغاة خارج التقرير.

ما لا يخبرك به تقرير أعمار الذمم المدينة

لا يخبرك تقرير أعمار الذمم المدينة هل سجلات العميل تتفق مع سجلاتك. لذلك أرسل كشف حساب، يسرد ما تظن أنه مدين به ويدعوه إلى أن يقول ذلك إن كان خاطئًا. التقرير لك، والكشف له.

تتبّع الفواتير المتأخرة في ERPFlow

لا يوجد في ERPFlow تقرير أعمار الذمم المدينة ولا فئات أعمار. إليك ما فيه بدلًا من ذلك.

• قائمة الفواتير تُصفّى بـمتأخرة ومدفوعة جزئيًا، مع ما زال مستحقًا تحت الإجمالي. هذه القائمة هي قائمة مهامك.
• لوحة التحكم تعرض رقمي المستحق والمتأخر على مستوى المؤسسة بعملتك الأساسية، دون ضريبة القيمة المضافة، مع الضريبة تحتها.
• تبويب التحليلات في العميل يعرض المبلغ المستحق لذلك العميل، دون الضريبة أيضًا مع الضريبة تحتها.
• إرسال تذكير بالدفع على فاتورة متأخرة يرسل ملف PDF بالبريد مع أيام التأخر والمبلغ المستحق. على أحدهم إرسال كل تذكير.

لبناء جدول البيانات أعلاه، صدّر فواتيرك بصيغة CSV. يعطي التصدير صفًا لكل بند فاتورة، مع العميل والرقم وتاريخ الاستحقاق والحالة والكمية والسعر والخصم ونسبة الضريبة. ولا يشمل الدفعات، فخذ أرصدة الفواتير المدفوعة جزئيًا من علامة التصفية مدفوعة جزئيًا.