كشف الحساب: مثال محلول لفوترة العملاء

كشف الحساب ملخص مؤرخ لما فُوتر على العميل وما دفعه وما لا يزال مدينًا به. لا يضيف أي رسم جديد. أرسل واحدًا شهريًا إلى العملاء ذوي الفواتير المفتوحة المتعددة، أو كلما بدا أن سجلاتك وسجلاتهم تختلف.

ماذا يتضمن كشف الحساب؟

يتضمن كشف الحساب بياناتك وبيانات العميل وتاريخ الكشف وكل فاتورة ودفعة في الفترة والرصيد الختامي. ويُظهر معظمها أيضًا كم من ذلك الرصيد متأخر. القائمة:

• عبارة «كشف حساب»، كي لا يظنه أحد فاتورة
• اسم نشاطك وبيانات الاتصال بك، واسم العميل
• تاريخ الكشف والفترة التي يغطيها
• الرصيد الافتتاحي، إذا استخدمت صيغة الرصيد المرحَّل
• كل فاتورة برقمها وتاريخها وتاريخ استحقاقها ومبلغها
• كل دفعة بتاريخها ومبلغها
• الرصيد الختامي، شاملًا ضريبة القيمة المضافة
• ملخص أعمار لذلك الرصيد
• كيف يدفع العميل، ومن يسأل إذا بدا شيء خاطئًا

كشف حساب محلول

هذا كشف حساب كامل لعميل مُخترَع من استوديو مُخترَع، مؤرخ 31 أكتوبر 2026. كل الفواتير بشروط 14 يومًا، وكل الأرقام شاملة ضريبة القيمة المضافة.

وتحته ملخص الأعمار:

مبلغ €1,000 هو ما تبقى من INV-2026-0088، التي كان استحقاقها في 16 سبتمبر وتأخرت 45 يومًا في 31 أكتوبر. ومبلغ €2,280 هو الفاتورتان الأحدث، ولم يحن استحقاق أي منهما بعد.

وللتحقق منه قبل الإرسال: الرصيد الافتتاحي + المفوتر − المدفوع = الرصيد الختامي. أي €1,800 + €4,680 − €3,200 = €3,280.

البنود المفتوحة أم الرصيد المرحَّل: أي صيغة تستخدم؟

كشف البنود المفتوحة يسرد ما هو غير مدفوع فقط، بينما يعرض كشف الرصيد المرحَّل كل نشاط الفترة. المثال أعلاه رصيد مرحَّل. والوضع نفسه بصيغة البنود المفتوحة يبدو هكذا:

كيف يختلف كشف الحساب عن الفاتورة أو التذكير؟

يختلف كشف الحساب عن الفاتورة والتذكير في أنه يغطي العلاقة كلها، بينما يغطي كل منهما مستندًا واحدًا.

لا يحل الكشف محل الفواتير لأغراض ضريبة القيمة المضافة. فالبيانات التي يشترطها توجيه ضريبة القيمة المضافة في الاتحاد الأوروبي في الفاتورة، المبيّنة في المادة 226، ليست فيه، وسيظل محاسب العميل يريد الفواتير نفسها. وإذا كانت فاتورة خاطئة فلا يستطيع الكشف تصحيحها، والحل إشعار دائن.

متى ترسل كشف حساب، وماذا تقول؟

أرسل كشف حساب شهريًا إلى العملاء الذين يتلقون عدة فواتير، مباشرة بعد فحوص نهاية الشهر. ويستحق الإرسال أيضًا قبل نهاية السنة، أو قبل حديث صعب عن المال، كي تعملا من الصفحة نفسها. اجعل الرسالة المرافقة قصيرة:

مرفق كشف حسابكم حتى 31 أكتوبر 2026. الرصيد €3,280.00، منه €1,000.00 متأخر: وهو ما تبقى من الفاتورة INV-2026-0088، التي كان استحقاقها في 16 سبتمبر. يُرجى إخباري إذا كان أي شيء هنا لا يتطابق مع سجلاتكم، وإن أمكن، متى يمكننا توقع المبلغ المتأخر.

أرسله إلى من يدفع فواتيرك. فجهة اتصالك اليومية قد لا ترى نظام حساباتهم أبدًا.

ماذا لو لم تتطابق أرقام العميل؟

إذا لم تتطابق أرقام العميل مع كشف حسابك، فاطلب منه قائمته بما يظن أنه مفتوح، وراجعا القائمتين جنبًا إلى جنب. يكون السبب غالبًا أحد هذه:

أصلح أي شيء من جانبك أولًا. القائمة نفسها من الفحوص موجودة في دليل مطابقة الفواتير، وتستحق التشغيل قبل أن ترسل الكشوف أصلًا. فالكشف الذي يتبين أنه خاطئ يكلّفك من المصداقية أكثر مما يكلّفك غياب الكشف.

إعداد كشف حساب من ERPFlow

لا يوجد في ERPFlow مستند كشف حساب، ولا يرسل كشوفًا. تعدّ واحدًا في جدول بيانات أو مستند، مما يُظهره سجل العميل.

• تبويب الفواتير في العميل يسرد فواتيره.
• تبويب التحليلات يعرض مبلغه المستحق وفواتيره بحسب الحالة. أرقامه دون الضريبة، مع الضريبة تحتها، بعملتك الأساسية، فاجمع الاثنين قبل أن تقارنها بكشف يشمل ضريبة القيمة المضافة.
• بطاقة الدفعات في كل فاتورة تسرد ما استُلم ومتى.
• تصدير الفواتير بصيغة CSV يعطي صفًا لكل بند فاتورة، مع العميل والرقم والتواريخ والحالة ومبالغ البنود، لكل العملاء. ولا يشمل الدفعات، فتأتي من كل فاتورة.

وللفاتورة المتأخرة، يرسل إرسال تذكير بالدفع تلك الفاتورة بالبريد مع ملف PDF وأيام التأخر والمبلغ المستحق. يعمل فاتورة فاتورة وعلى الفواتير المتأخرة فقط، فلا يحل محل كشف الحساب كله.