آخر تحديث: 6 نوفمبر 2026
معلومات عامة وليست استشارة ضريبية أو قانونية. تختلف القواعد بحسب بلدك ووضعك، فراجع محاسبك في كل ما له أثر ضريبي أو قانوني.
لإصدار فاتورة بمصروف قابل للاسترداد، ضعه في الفاتورة بندًا مستقلًا، يذكر ما كان ومتى حدث والمبلغ، بالتكلفة أو بهامش ربح اتفقتما عليه. احتفظ بالإيصال. وهل تضيف ضريبة القيمة المضافة يتوقف على كونه إعادة تحميل (عادةً نعم) أم مبلغًا مدفوعًا نيابةً عن العميل حقيقةً (عادةً لا).
كيف تظهر المصروفات القابلة للاسترداد في الفاتورة؟
ينبغي أن تظهر المصروفات القابلة للاسترداد بنودًا منفصلة تحت أتعابك، كل منها محدد بما يكفي كي لا يحتاج قسم حسابات العميل إلى سؤال. «مصروفات: €240» سيثير استفسارًا. أما هذا فلا:
مصروف: قطار وفندق لزيارة موقع العميل، من 11 إلى 12 مارس 2026، بالتكلفة. الإيصالات متاحة عند الطلب.
اجمع البنود الصغيرة إذا وافق العميل، لكن اعطِ كل مجموعة نطاقًا زمنيًا. وإذا أضفت هامش ربح على تكلفة فلا تكتب «بالتكلفة» بجانبها.
فوتر المصروفات في الفاتورة نفسها التي تخص العمل المتعلق بها، أو في أول فاتورة بعد أن تدفعها. المصروف الذي يظهر بعد أربعة أشهر كثيرًا ما يكون قد فقد مكانه في ميزانية العميل. أما الوقت المقضي في السفر فمسألة منفصلة عن الأجرة، ويعالجها دليل فوترة وقت السفر.
هل هو إعادة تحميل أم مبلغ مدفوع نيابةً عن العميل؟
إعادة التحميل تكلفة اشتريتها لتؤدي عملك الخاص، بينما المبلغ المدفوع نيابةً عن العميل تكلفة دفعتها بالكامل نيابةً عن العميل. والفرق هو الذي يحدد الضريبة.
| إعادة تحميل | مبلغ مدفوع نيابةً عن العميل | |
|---|---|---|
| من تسلّم السلعة أو الخدمة | أنت | العميل |
| مثال | أجرة قطارك إلى موقعه | رسم طلب التخطيط الخاص به، المدفوع عنه |
| الضريبة على فاتورتك | معدّلك المعتاد، على البند كاملًا | لا شيء يُضاف، ويظهر منفصلًا |
| هل تستطيع استرداد الضريبة على التكلفة؟ | عمومًا نعم، بإيصال صحيح | لا |
| هل تستطيع إضافة هامش ربح؟ | نعم، إذا اتُّفق عليه | لا، المبلغ بالضبط فقط |
معظم مصروفات الأعمال إعادة تحميل، مهما سمّتها الفاتورة. مثال HMRC نفسه مستشار يطير إلى موقع العميل: لا يمكن أن تكون التذكرة مبلغًا مدفوعًا نيابةً عن العميل، لأن توريد شركة الطيران كان للمستشار (الإشعار 700، الفقرة 25.1.3). وفي المملكة المتحدة يجب استيفاء جميع شروط HMRC لمعاملة شيء على أنه مبلغ مدفوع نيابةً عن العميل. وفي الاتحاد الأوروبي القاعدة هي المادة 79 من توجيه ضريبة القيمة المضافة: يجب إنفاق المال باسم العميل ونيابةً عنه، ويجب أن تثبت المبلغ الفعلي ولا يجوز لك خصم الضريبة عليه.
للجانب الضريبي دليله الخاص: ضريبة القيمة المضافة على المصروفات القابلة للاسترداد والمبالغ المدفوعة نيابةً عن العميل. وبقية هذا الدليل عن إدخاله في الفاتورة.
فاتورة محلولة بأتعاب وإعادة تحميل ومبلغ مدفوع نيابةً عن العميل
هذا مثال مُخترَع، بضريبة قيمة مضافة 20% لتبسيط الحساب. مستشار يفوتر أتعابًا، ويعيد تحميل السفر، ويمرّر رسم تخطيط دفعه نيابةً عن العميل.
| البند | الصافي | الضريبة (20%) | الإجمالي |
|---|---|---|---|
| استشارة: مراجعة الموقع، 12 مارس | €1,800.00 | €360.00 | €2,160.00 |
| مصروف: قطار وفندق، من 11 إلى 12 مارس، بالتكلفة | €240.00 | €48.00 | €288.00 |
| مبلغ مدفوع نيابةً عن العميل: رسم طلب التخطيط المدفوع نيابةً عنكم، المرجع 2026/418 | €95.00 | لا شيء | €95.00 |
| الإجمالي | €2,135.00 | €408.00 | €2,543.00 |
كيف تتجنب فرض ضريبة على ضريبة؟
تتجنب فرض ضريبة على ضريبة بإعادة تحميل التكلفة صافية من أي ضريبة تستطيع استردادها، ثم إضافة ضريبتك أنت فوقها. هذا أشيع خطأ في بند المصروفات. خذ إيصال فندق مُخترَعًا بـ€120 يتضمن €20 ضريبة.
| وضعك | تكلفتك الحقيقية | بند الفاتورة | الضريبة عليه | يدفع العميل |
|---|---|---|---|---|
| مسجّل في ضريبة القيمة المضافة، تسترد الـ€20 | €100 | €100 | €20 | €120 |
| مسجّل في ضريبة القيمة المضافة، لا تستطيع استردادها | €120 | €120 | €24 | €144 |
| غير مسجّل في ضريبة القيمة المضافة | €120 | €120 | لا شيء | €120 |
| خطأ: تسترد الـ€20 وتفوتر أيضًا €120 + ضريبة | €100 | €120 | €24 | €144 |
الصف الثاني هو الصحيح، وهو يفاجئ الناس. بعض الدول تقيّد استرداد الضريبة على الفنادق والوجبات، وحينئذٍ تكون الـ€120 كلها تكلفتك وتظل ضريبتك أنت مطبقة على البند. اسأل محاسبك أي التكاليف تستطيع استردادها.
والصف الأخير هو ما يجب تجنبه. يدفع العميل €24 زيادة، وقسم حسابات منتبه سيعيد الفاتورة.
بالتكلفة أم بهامش ربح؟
بالتكلفة هو الافتراضي المعتاد للمصروفات القابلة للاسترداد، وهامش الربح مقبول إذا وافق عليه العميل كتابةً. الهامش معقول حيث تتحمل تكلفة حقيقية في تسليف المال أو إدارة مورّد. على الـ€240 أعلاه، تجعل نسبة 10% البند €264 مع €52.80 ضريبة. وأيًّا اخترت فاذكره قبل أن تنفق:
المصروفات: يُفوتَر السفر والتكاليف الأخرى اللازمة لهذا العمل بالتكلفة، دون هامش ربح، في فاتورة الشهر الذي تنشأ فيه. أي تكلفة منفردة فوق €100 تحتاج إلى موافقتكم الكتابية أولًا. الإيصالات متاحة عند الطلب.
سطر الموافقة يمنع معظم الخلافات. وبدونه تطلب من العميل أن يوافق على فندق بـ€600 بعد الإقامة.
الأخطاء التي تكلّفك مالًا
- نسيانه. السبب المعتاد أن التكلفة في كشف البطاقة والفاتورة في مكان آخر. افحص مصروفاتك قبل إرسال كل فاتورة.
- ضياع الإيصال. غياب الإيصال قد يعني غياب استرداد الضريبة، وغياب الجواب حين يسأل العميل.
- استرداد الضريبة على مبلغ مدفوع نيابةً عن العميل. لا تستطيع الجمع بين الأمرين.
- الخلط بين إعادة التحميل ومطالبات الموظفين. سداد ما دفعه موظف من جيبه مهمة منفصلة، مهما فوترت العميل بعد ذلك. راجع سياسة مطالبات المصروفات.
إعادة تحميل مصروف في ERPFlow
المصروفات في ERPFlow غير مرتبطة بالعملاء ولا بالأعمال، فإعادة تحميل تكلفة بند تكتبه في الفاتورة. لا يستطيع ERPFlow سحب مصروف إلى فاتورة، ولا وسم مصروف بأنه غير مفوتر، ولا عرض التكلفة أو الهامش لكل عميل.
فتفعل أمرين. تسجّل التكلفة تحت المصروفات، بفئتها ومورّدها وضريبتها والإيصال مرفقًا. ثم تكتب البند في الفاتورة: الوصف والكمية والسعر ومعدّل الضريبة، أو بلا ضريبة للمبلغ المدفوع نيابةً عن العميل. وأضف رقم الفاتورة إلى وصف المصروف، فترى بنظرة أنه فُوتر.
الملفات المرفقة بالفاتورة داخلية ولا تُرسل إلى العميل، فإذا أراد العميل الإيصالات فأرسلها على حدة.
ولا يوجد في ERPFlow مطالبات مصروفات للموظفين ولا سداد لها، ولا تتبع للأميال، ولا مسح ضوئي للإيصالات.