Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Quy trình duyệt bảng chấm công cho doanh nghiệp làm dự án có bốn bước: người lao động nộp tuần của mình, người duyệt kiểm tra các dòng, người duyệt chấp nhận hoặc trả lại kèm lý do, và tuần đã duyệt bị khóa để lập hóa đơn và báo cáo. Ở một doanh nghiệp nhỏ, một hạn nộp hằng tuần và một người duyệt có tên cho mỗi người là đủ.
Ai nên duyệt bảng chấm công trong doanh nghiệp làm dự án?
Trong doanh nghiệp làm dự án, một người có tên nên duyệt bảng chấm công của từng nhân viên, thường là người biết rõ nhất công việc của họ. Người làm xuyên nhiều công việc là trường hợp khó xử, và đây là những cách sắp xếp dùng được:
| Tình huống | Ai duyệt | Ghi chú |
|---|---|---|
| Người làm chủ yếu cho dự án của một trưởng nhóm | Trưởng dự án đó | Cách sắp xếp đơn giản nhất |
| Người làm cho nhiều trưởng nhóm | Quản lý trực tiếp, hỏi các trưởng nhóm về những dòng còn ngờ | Một người duyệt giúp các tuần không rơi vào khoảng giữa hai người |
| Doanh nghiệp dưới khoảng 10 người | Một giám đốc hoặc quản lý văn phòng cho tất cả | Ổn, miễn là có người kiểm tra cả người đó |
| Bảng chấm công của chính người duyệt | Một giám đốc khác hoặc người ghi sổ | Không ai duyệt của chính mình |
| Người duyệt vắng mặt | Một người thay thế có tên | Hãy quyết định việc này từ trước |
Tránh để mỗi trưởng dự án chỉ duyệt các dòng của riêng mình. Nghe có vẻ kỹ lưỡng, nhưng nó có nghĩa là một bảng chấm công không bao giờ hoàn chỉnh cho đến khi mọi người đều xem, và ở doanh nghiệp nhỏ thì tuần đó vẫn đang chờ đến cuối tháng.
Lịch duyệt hằng tuần trông như thế nào?
Lịch duyệt hằng tuần đặt một thời điểm cố định cho mỗi bước, để số giờ đã duyệt sẵn sàng trước khi hóa đơn được gửi đi. Đây là một ví dụ để chỉnh lại:
| Khi nào | Ai | Làm gì |
|---|---|---|
| Hằng ngày | Mọi người | Ghi số giờ |
| Thứ Hai 10:00 | Mọi người | Nộp tuần trước |
| Thứ Hai 15:00 | Người duyệt | Nhắc những ai chưa nộp |
| Thứ Ba 17:00 | Người duyệt | Duyệt, hoặc trả lại kèm lý do |
| Thứ Tư 12:00 | Nhân viên | Sửa và nộp lại |
| Thứ Tư 17:00 | Người duyệt | Duyệt lần cuối, và tuần bị khóa |
| Ngày làm việc đầu tiên của tháng | Tài chính | Chỉ lập hóa đơn từ các tuần đã khóa |
Hãy lên kế hoạch cho cuối tháng. Một tuần bắc qua hai tháng nên được tách ra, để vài ngày cuối được duyệt và tính tiền cùng tháng mà chúng thuộc về. Nếu không, khách hàng tính theo giờ nhận hóa đơn luôn chậm một tuần và ai cũng phải giải thích vì sao. Các hạn này nên khớp với những hạn trong chính sách bảng chấm công của bạn.
Người duyệt nên kiểm tra gì trên bảng chấm công?
Người duyệt nên kiểm tra bảng chấm công đã đầy đủ và gán mã đúng chưa, và không nên đụng đến chính số giờ. Hãy đi qua cùng một danh sách ngắn mỗi lần:
- Tổng số có hợp lý không? So với số giờ hợp đồng, nghỉ phép đã duyệt và ngày lễ.
- Mỗi dòng có đúng dự án và đầu việc không? Chú ý những dòng nội bộ mơ hồ.
- Cờ tính phí có đúng không? Một cờ sai hoặc làm mất doanh thu, hoặc tính tiền khách hàng cho thứ họ không nên trả.
- Khách hàng có đọc hiểu được phần mô tả không? Điều này chỉ quan trọng với các dòng họ sẽ thấy.
- Có công việc nào đang vượt ngân sách không? Báo cho trưởng dự án, và để số giờ nguyên như đã ghi.
Đây là một tuần tự đặt cho thấy vì sao việc này đáng làm. Ben có hợp đồng 40 giờ, và tính €95 một giờ ở các công việc tính theo giờ.
| Dòng | Số giờ | Tính phí? | Phát hiện của người duyệt |
|---|---|---|---|
| P-114 Bản vẽ | 18,0 | Có | Ổn |
| P-118 Bản vẽ | 10,0 | Có | Ổn |
| Nội bộ: "linh tinh" | 6,0 | Không | Thật ra là chỉnh sửa theo khách hàng của P-118 |
| Hành chính | 3,5 | Không | Ổn |
| Tổng | 37,5 | Thiếu 2,5 so với hợp đồng |
Khi được hỏi về khoảng thiếu, Ben nhớ ra một chuyến đi công trường ở P-114 và thêm vào. Điều đó đưa thêm 8,5 giờ vào các công việc tính theo giờ: 6,0 gán lại mã và 2,5 thêm vào. Với €95, đó là €807,50 vốn sẽ không bao giờ đến được hóa đơn, tìm ra chỉ trong vài phút. Những giờ đó sau đó đi vào hóa đơn.
Phép kiểm tra cần cưỡng lại là giảm số giờ vì một công việc vượt ngân sách. Làm vậy giấu mức vượt khỏi những người cần thấy nó, và cho bạn một con số sai để báo giá lần sau. Nếu bạn quyết định không tính tiền một số giờ, hãy ghi quyết định đó riêng thành một khoản giảm giá trị ghi nhận, và để thời gian đã ghi nguyên như cũ.
Trả một bảng chấm công lại thế nào?
Để trả một bảng chấm công lại, hãy nêu tên dòng, nói điều gì có vẻ sai và đưa ra thời hạn sửa. Một câu mơ hồ "bạn kiểm tra lại giúp" sẽ quay về với cùng những lỗi. Đây là câu chữ để chép dùng:
Ben, mình trả lại tuần 23. Dòng 3 (6 giờ, "linh tinh") có vẻ là chỉnh sửa của P-118, bạn gán lại mã giúp mình. Tuần này cũng tổng 37,5 so với 40 theo hợp đồng, nên hãy thêm phần còn thiếu hoặc ghi chú vì sao thiếu. Gửi lại mình trước Thứ Tư 12:00.
Với bảng chấm công chưa đến:
Bảng chấm công tuần 23 của bạn chưa có trước 10:00 hôm nay. Bạn nộp giúp trước 15:00 để P-114 được tính tiền cùng với mọi thứ khác.
Hãy giữ những tin nhắn này chỉ nói về bảng chấm công. Nếu ai đó liên tục nộp muộn, hãy nói chuyện trực tiếp với họ thay vì gửi những lời nhắc gay gắt hơn.
Xử lý việc sửa sau khi đã duyệt thế nào?
Việc sửa sau khi đã duyệt đi qua một nhật ký thay đổi, để các con số đã duyệt vẫn đáng tin và lịch sử vẫn nhìn thấy được. Khi một tuần đã khóa, không ai sửa trực tiếp. Một nhật ký ngắn để cạnh các bảng chấm công là đủ:
| Ngày | Người | Tuần | Dòng | Trước | Sau | Lý do | Người duyệt |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14/7 | Ben | 27 | P-118 Bản vẽ | 8,0 | 6,0 | 2 giờ thuộc về P-114 | Elin |
| 14/7 | Ben | 27 | P-114 Bản vẽ | 4,0 | 6,0 | Chuyển từ P-118 | Elin |
Nếu số giờ đã được lập hóa đơn, việc sửa bảng chấm công không làm đổi hóa đơn. Bạn cũng cần sửa hóa đơn cho đúng cách, bằng một hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc một chứng từ mới, tùy quy định của nước bạn.
Để khóa một tuần trong bảng tính, hãy giữ một cột trạng thái ghi Nháp, Đã nộp, Đã trả lại hoặc Đã duyệt. Sau đó bảo vệ vùng đã duyệt: cả Excel và Google Sheets đều có thể giới hạn ai sửa một vùng. Nó không chống giả mạo, nhưng ngăn được sự cố ngoài ý muốn, và với doanh nghiệp cỡ này đó là điều bạn cần.
Quy trình hỏng theo những cách dễ đoán. Người duyệt chỉ duyệt tổng số sẽ bỏ sót mọi lỗi gán mã. Chỉ duyệt vào cuối tháng nghĩa là không ai nhớ "linh tinh" là gì. Một người duyệt duy nhất không có người thay thế sẽ thành chỗ tắc nghẽn ngay kỳ nghỉ đầu tiên. Nếu việc duyệt mất hơn vài phút cho mỗi người, vấn đề thường nằm ở phần mô tả, nên hãy sửa chúng từ gốc.
Duyệt bảng chấm công cùng với ERPFlow
Hiện ERPFlow chưa có đồng hồ bấm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. ERPFlow cũng chưa có bước duyệt bảng chấm công, nên hãy chạy quy trình này trong bảng tính dùng một mẫu bảng chấm công cho nhóm.
Số giờ đã duyệt sau đó đến ERPFlow bằng tay. Trên một hóa đơn, một dòng là số lượng nhân với giá, nên bạn nhập số giờ đã duyệt làm số lượng và đơn giá của bạn làm giá, thường từ một dịch vụ đã có sẵn giá. Hóa đơn đã phát hành là cuối cùng, nên hãy kiểm tra tuần đã khóa trước khi phát hành.
Đừng nhầm điều này với Nghỉ phép, vốn có yêu cầu và việc duyệt, chỉ cho thời gian nghỉ. Nó hữu ích ở đây vì người duyệt có thể đối chiếu các dòng nghỉ phép của một bảng chấm công với những gì đã được duyệt ở đó.