Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Quy định và số liệu từ nguồn khác được kiểm tra ngày 6 tháng 11, 2026. Chúng thay đổi theo thời gian, nên hãy đối chiếu với nguồn gốc trước khi dựa vào.
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Báo giá chào một mức giá trước khi làm việc. Hóa đơn yêu cầu thanh toán khi công việc đã được thỏa thuận hoặc hoàn thành, và thường là chứng từ thuế. Biên lai xác nhận tiền đã về. Chúng đánh dấu những thời điểm khác nhau của cùng một giao dịch, và thường chỉ hóa đơn mới mang các thông tin VAT mà khách cần để khấu trừ thuế.
Báo giá, hóa đơn và biên lai khác nhau ở điểm nào?
Sự khác nhau giữa báo giá, hóa đơn và biên lai nằm ở câu hỏi mà mỗi loại trả lời và hệ quả của nó.
| Báo giá | Hóa đơn | Biên lai | |
|---|---|---|---|
| Câu hỏi nó trả lời | Sẽ tốn bao nhiêu? | Bạn nợ bao nhiêu, và trước ngày nào? | Bạn đã trả chưa? |
| Khi nào phát hành | Trước khi làm việc | Ở thời điểm lập hóa đơn đã thỏa thuận | Khi tiền về |
| Ai dựa vào nó | Khách hàng, khi quyết định | Bộ phận kế toán của khách và cơ quan thuế | Sổ sách của khách |
| Hiệu lực pháp lý | Một lời chào giá, mà việc chấp nhận thường biến thành hợp đồng | Nêu số tiền còn nợ | Bằng chứng đã thanh toán |
| Số | Từ dãy số riêng | Tuần tự và duy nhất, vì VAT | Không bắt buộc, trừ khi đồng thời là hóa đơn đơn giản hóa |
| Tác động VAT | Không | Thường ghi nhận hoặc làm phát sinh VAT | Tự nó không có |
| Khách có khấu trừ VAT trên đó được không? | Không | Có, nếu hợp lệ | Chỉ khi đáp ứng quy định hóa đơn đơn giản hóa |
| Nếu sai | Phát hành lại trước khi được chấp nhận | Điều chỉnh bằng một chứng từ mới | Phát hành cái mới |
Phần lớn sự nhầm lẫn đến từ việc coi chúng là các phiên bản của một chứng từ. Chúng không phải. Một báo giá gõ lại với chữ "HÓA ĐƠN" ở đầu thường thiếu một nửa những gì hóa đơn cần. Chuyển báo giá thành hóa đơn đi qua những gì phải thay đổi.
Báo giá có ràng buộc về mặt pháp lý không?
Báo giá nhìn chung có tính ràng buộc khi khách chấp nhận, vì một lời chào giá được chấp nhận thường hình thành hợp đồng, còn bản ước tính thì nhìn chung không, vì đó chỉ là một phỏng đoán có cơ sở. Luật hợp đồng của từng nước quyết định các chi tiết, và ở một số nước, lời chào giá có ghi ngày hiệu lực không thể bị rút lại trước ngày đó.
Vì vậy hãy gọi tên chứng từ đúng với bản chất. Nếu giá có thể thay đổi, hãy ghi "Ước tính" ở đầu và nêu điều gì có thể làm giá đổi. Nếu bạn cam kết, hãy ghi "Báo giá", nêu phạm vi và ghi ngày có hiệu lực đến, để một mức giá cũ không thể được chấp nhận sau một năm.
Hóa đơn có giống biên lai không?
Hóa đơn không giống biên lai, vì hóa đơn đòi khoản tiền chưa được trả còn biên lai ghi nhận khoản tiền đã trả. Một hóa đơn được đánh dấu đã thanh toán, có ngày và số tiền, có thể làm cả hai việc, và nhiều doanh nghiệp nhỏ dùng như vậy.
Điểm chồng lấn cần biết là hóa đơn đơn giản hóa. Một biên lai bán hàng có thể đóng vai trò chứng từ VAT cho một giao dịch nhỏ nếu có các thông tin bắt buộc:
- Ở EU, các nước phải cho phép hóa đơn đơn giản hóa đến €100, có ngoại lệ cho một số giao dịch xuyên biên giới. Hóa đơn cần có tối thiểu ngày phát hành, thông tin nhận dạng của bạn, loại hàng hóa hoặc dịch vụ, và số tiền VAT hoặc thông tin để tính ra (Điều 220a và 226b của Chỉ thị VAT).
- Ở Anh, hóa đơn đơn giản hóa được phép khi giao dịch từ £250 trở xuống và khách đồng ý. Hóa đơn ghi tên, địa chỉ và mã số VAT của bạn, tax point, mô tả, tổng tiền và mức VAT (hướng dẫn VAT của HMRC, mục 16.6.1).
Vượt các hạn mức đó, khách hàng là doanh nghiệp cần hóa đơn đầy đủ để hỗ trợ việc khấu trừ VAT. Một số nước cũng yêu cầu biên lai cho bán lẻ hoặc bán thu tiền mặt, đôi khi phải in từ máy tính tiền đã đăng ký, nên hãy kiểm tra nước bạn nếu bạn bán tại quầy.
Bản ước tính, hóa đơn proforma và đơn mua hàng nằm ở đâu?
Bản ước tính, hóa đơn proforma và đơn mua hàng nằm quanh ba chứng từ chính, và hai trong số đó thường bị nhầm với hóa đơn.
| Chứng từ | Là gì | Lỗi cần tránh |
|---|---|---|
| Bản ước tính | Một mức giá sơ bộ, có thể thay đổi | Gọi nó là báo giá rồi bị ràng buộc theo đó |
| Hóa đơn proforma | Lời chào giá có dạng hóa đơn, thường để được trả tiền trước khi cung cấp | Coi nó là chứng từ thuế. HMRC nói nó không thể hỗ trợ việc khấu trừ VAT và nên ghi "this is not a VAT invoice" (mục 17.3), và sau đó phải có hóa đơn VAT đúng nghĩa |
| Đơn mua hàng | Chứng từ của chính khách cam kết mua | Bỏ số của nó khỏi hóa đơn của bạn |
| Phiếu giao hàng | Bằng chứng hàng đã đến | Gửi nó thay cho hóa đơn |
| Hóa đơn điều chỉnh giảm | Giảm hoặc hủy một hóa đơn đã phát hành | Sửa hóa đơn thay vì lập chứng từ này |
| Bảng sao kê công nợ | Liệt kê các khoản còn mở và đã trả của một khách hàng | Mong nó thay thế các hóa đơn |
Một công việc, mọi chứng từ: ví dụ hoàn chỉnh
Đây là một ví dụ tự đặt. Một thợ điện đi lại dây điện cho một cửa hàng với giá €2.000 cộng VAT 20%, 30% đến hạn khi chấp nhận.
| Ngày | Chứng từ | Trước thuế | VAT | Tổng | Khách còn nợ sau đó |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 tháng 3 | Báo giá QUO-2026-0031 | €2.000 | €400 | €2.400 | €0: chưa có gì |
| 6 tháng 3 | Hóa đơn INV-2026-0107, đặt cọc 30% | €600 | €120 | €720 | €720 |
| 7 tháng 3 | Biên lai cho khoản đặt cọc | €720 | €0 | ||
| 24 tháng 3 | Hóa đơn INV-2026-0119, phần còn lại 70% | €1.400 | €280 | €1.680 | €1.680 |
| 30 tháng 3 | Biên lai cho phần còn lại | €1.680 | €0 |
Hai hóa đơn cộng lại bằng báo giá: €600 và €1.400 trước thuế, €120 và €280 VAT, €720 và €1.680 tổng cộng. Bản thân báo giá không bao giờ vào sổ sách. Nó ghi lại điều đã thỏa thuận, và đó là toàn bộ nhiệm vụ của nó. Cách VAT áp dụng cho khoản đặt cọc được nói trong hóa đơn đặt cọc và thanh toán cuối.
Nếu khách yêu cầu biên lai, nội dung này là đủ:
Đã nhận, xin cảm ơn: €720,00 ngày 7 tháng 3, 2026 bằng chuyển khoản, thanh toán cho hóa đơn INV-2026-0107 của Bright Spark Electrical Ltd. Số dư còn lại của hóa đơn này: €0,00.
Những nhầm lẫn gây rắc rối thật sự
- Khấu trừ VAT trên báo giá hoặc hóa đơn proforma. Khách không có chứng từ hợp lệ, và yêu cầu khấu trừ có thể bị bác nếu bị kiểm tra.
- Dùng chung một dãy số cho báo giá và hóa đơn. Báo giá bị từ chối sẽ để lại khoảng trống trong số hóa đơn của bạn, và bạn phải giải thích từng chỗ.
- Phát hành hóa đơn cho công việc chưa được chấp nhận. Nó có thể làm phát sinh nghĩa vụ VAT cho một giao dịch không bao giờ xảy ra, và hủy nó cần thêm một chứng từ nữa.
- Coi biên lai thẻ là biên lai cho VAT. Biên lai chỉ ghi số tiền đã trả không nêu VAT, nên không hỗ trợ được việc khấu trừ.
Báo giá, hóa đơn và biên lai trong ERPFlow
Báo giá và hóa đơn là hai chứng từ riêng trong ERPFlow, mỗi loại có cách đánh số riêng, như QUO-2026-0031 và INV-2026-0107. Chuyển thành hóa đơn sao chép báo giá sang một bản nháp mới và liên kết hai chứng từ. Bạn tự đánh dấu báo giá là đã chấp nhận hoặc bị từ chối, vì khách không thể chấp nhận hay ký báo giá trực tuyến.
ERPFlow không có chứng từ biên lai và không có hóa đơn proforma. Sau khi bạn ghi nhận một khoản thanh toán, có hai thứ thay thế cho biên lai. Gửi lại email một hóa đơn đã thanh toán sẽ kèm một dòng cho biết hóa đơn đã được thanh toán đủ, và PDF của hóa đơn đã thanh toán một phần in Đã thanh toán và Số tiền còn nợ. PDF của hóa đơn đã thanh toán đủ không in dấu đã thanh toán, nên nếu khách cần biên lai chính thức, hãy soạn một biên lai theo nội dung ở trên.
Biên lai bạn nhận từ nhà cung cấp thuộc về một chi phí, nơi bạn có thể đính kèm file hoặc, trên điện thoại, chụp ảnh. ERPFlow không đọc số liệu từ ảnh, nên bạn tự gõ vào.