Lợi nhuận dự án: tính phí theo từng người và xem mỗi dự án thu được bao nhiêu

Để biết một dự án thu được bao nhiêu, hãy nhân giờ của từng người với đơn giá tính phí của họ để ra doanh thu, nhân giờ của họ với đơn giá chi phí để ra chi phí, rồi trừ đi. Làm theo từng người cho thấy biên lợi nhuận đến từ đâu. Bạn cần một hồ sơ thời gian theo người và theo dự án, cùng hai mức đơn giá cho mỗi người.

Đây là phương pháp bạn tự chạy trong bảng tính. ERPFlow không tính lợi nhuận dự án, và phần cuối nói chính xác nó làm và không làm những gì.

Cần gì để tính lợi nhuận dự án theo từng người?

Để tính lợi nhuận dự án theo từng người bạn cần bốn thứ, và phần lớn các công ty đã có ba trong số đó.

Hãy thêm mã công việc vào từng hóa đơn nhà cung cấp và biên lai ngay khi chúng đến. Nhiều tháng sau thì không gì khôi phục được nữa.

Tính đơn giá chi phí của một người như thế nào?

Đơn giá chi phí của một người là toàn bộ chi phí hằng năm của họ chia cho số giờ họ có thể tính phí thực tế trong năm. Toàn bộ chi phí hằng năm gồm lương, thuế và phúc lợi do người sử dụng lao động chịu, cộng một phần chi phí chung như tiền thuê, phần mềm và nhân viên không tính phí.

Đây là một ví dụ tự dựng: €58.000 lương và thuế người sử dụng lao động cộng €14.000 chi phí chung là €72.000. Kỳ vọng 1.200 giờ tính phí, đơn giá chi phí là €60 một giờ.

Lối tắt dễ cám dỗ là chia cho giờ được trả lương. Với 1.950 giờ được trả lương, cùng người đó có vẻ tốn €36,92 một giờ, và mọi dự án họ tham gia đều trông tốt hơn thực tế rất nhiều, vì không ai trả tiền cho 750 giờ họ không tính phí. Hướng dẫn về cách tính đơn giá tính cho khách nói về cùng cách dựng này từ phía định giá.

Ví dụ tính cụ thể: một dự án, ba người

Đây là một ví dụ tự dựng: dự án 190 giờ tính theo giờ, hóa đơn có một dòng cho mỗi người.

Giờ hãy trừ các chi phí khác bạn không thu lại được, giả sử €1.200 công việc dữ liệu thuê ngoài. Lợi nhuận của dự án là €7.980, bằng 40,6% số tiền đã tính.

Phép tính thay đổi thế nào với phí cố định?

Với phí cố định, doanh thu là mức giá đã thỏa thuận chứ không phải giờ nhân đơn giá, nên bạn so khoản phí với số tiền mà cùng số giờ đó sẽ tính. Giả sử dự án đó đã được bán với phí cố định €16.000. Giá trị chuẩn là €19.650, nên khoản phí thu lại 81,4% giá trị đó. Lợi nhuận là €16.000 trừ €10.470 trừ €1.200, tức €4.330, hay 27,1% khoản phí.

Để xem phần của từng người, nhân giá trị tính phí của họ với 81,4%. Chi phí của họ không đổi, nên bạn thấy được khoản phí không bù đủ thời gian của ai.

Chuyển việc cho người rẻ hơn có cải thiện biên lợi nhuận dự án không?

Chuyển việc cho người rẻ hơn cải thiện biên lợi nhuận của dự án phí cố định và có thể làm hại dự án tính theo giờ. Lấy ví dụ ở trên và chuyển 20 giờ từ tư vấn viên cấp cao sang tư vấn viên.

Ở công việc tính theo giờ, một giờ của người cấp cao mang lại €75 biên lợi nhuận còn của tư vấn viên là €50, nên giao việc xuống làm bạn mất tiền, với giả định hai người làm nhanh như nhau. Ở phí cố định, khách hàng trả như nhau dù ai làm, nên người rẻ hơn thắng. Đó là điều hữu ích nhất mà bảng theo từng người cho bạn biết, và tổng ở cấp dự án sẽ không bao giờ cho thấy.

Tính phí theo từng người trên hóa đơn như thế nào?

Để tính phí theo từng người, hãy cho mỗi vai trò một dòng riêng với số giờ và đơn giá, để khách hàng kiểm tra được phép tính.

Tư vấn viên cấp cao, hội thảo và báo cáo chỉ đạo, 1 đến 30 tháng 4: 40 giờ với €150,00

Tên vai trò thường hợp hơn tên cá nhân, vì lý do trong phần câu hỏi thường gặp. Nếu khách hàng muốn một đơn giá chung cho cả nhóm, bạn có thể báo đơn giá bình quân theo giờ và giữ bảng này nội bộ. Dù thế nào, việc so sánh giờ ngân sách với giờ thực tế trong lúc dự án chạy sẽ cho bạn biết về vấn đề khi bạn vẫn còn kịp hành động.

Những lỗi làm đẹp biên lợi nhuận dự án

• Chỉ đếm giờ đã tính phí vào chi phí. Giờ bị giảm vẫn tốn tiền của bạn. Dùng mọi giờ đã ghi cho chi phí và giờ đã tính phí cho doanh thu.
• Dùng đơn giá chi phí cũ. Đơn giá lệch dần sau mỗi lần tăng lương. Tính lại ít nhất mỗi năm một lần.
• Quên chi phí không thu lại. Nhà thầu phụ và đi lại bạn đã tự gánh thuộc về phép tính.
• Coi biên lợi nhuận là lợi nhuận. Biên lợi nhuận dự án có thể trông ổn trong khi công ty lỗ ở những giờ không ai tính phí. Phần câu hỏi thường gặp có phép tính.

Tính lợi nhuận dự án cùng với ERPFlow

ERPFlow không tính lợi nhuận dự án. Dự án không có đơn giá, ngân sách hay tính chi phí, nó không có báo cáo theo từng người, và chi phí không liên kết với khách hàng hay công việc, nên mọi phép tính ở trên vẫn nằm trong bảng tính của bạn. Giờ theo từng người cũng phải lấy từ nơi khác: hiện ERPFlow chưa có đồng hồ bấm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có, nhưng phần đó nói về ghi và tính phí thời gian, còn tính chi phí và lợi nhuận không nằm trong đó.

ERPFlow có thể lưu một số con số bạn sẽ đọc vào bảng tính đó:

• Tính phí theo vai trò: một dịch vụ cho mỗi vai trò, với đơn vị là giờ và đơn giá theo giờ. Mỗi dịch vụ thành một dòng trên hóa đơn, với số lượng gõ từ nhật ký của bạn.
• Số liệu lương: mục Lương trong hồ sơ nhân viên lưu đơn giá theo giờ và số giờ mỗi tháng, là lương gộp cộng thuế người sử dụng lao động, cho các vai trò được phép xem lương. Đó là phần đầu của một đơn giá chi phí. ERPFlow không cộng chi phí chung và không nhân nó với số giờ trên một dự án.
• Giờ trên một dự án: các thẻ dự án lưu thời gian đã dùng được gõ vào, cộng tổng theo từng dự án và từng khách hàng. Một thẻ chỉ có một con số, dùng chung cho mọi người được giao. Tệp CSV xuất ra gồm tiêu đề và thời gian đã dùng tính bằng phút của từng thẻ nhưng không có người được giao, nên muốn tách theo người thì cần một thẻ riêng cho mỗi người với tên trong tiêu đề, rồi cộng trong bảng tính của bạn.
• Lợi nhuận của cả doanh nghiệp: thẻ Khả năng sinh lời trên bảng điều khiển bao quát toàn công ty, không phải từng dự án.