Projeye göre faturalanabilir saat takibi nasıl yapılır

Projeye göre faturalanabilir saati takip etmek için iş başlamadan her projeye kendi kodunu verin, her süre kaydı tek bir projeyi belirtsin, tarihi, kişiyi, görevi ve saati yazın ve bir kayıt faturaya girdiğinde faturalandı diye işaretleyin. Proje başına toplamlar da neyin çalışıldığını, faturalandığını ve faturalanmadan kaldığını gösterir.

Saatleri kaydetmenin genel kuralları faturalanabilir saatler nasıl takip edilir yazısındadır. Bu rehber, raporlama birimi proje olduğunda nelerin değiştiğini anlatır.

Faturalanabilir saatler neden müşteriye göre değil projeye göre takip edilir?

Faturalanabilir saatleri projeye göre takip etmek önemlidir, çünkü bir müşterinin farklı koşullarda birkaç işi olabilir ve müşteri düzeyindeki bir toplam her işin ne yaptığını gizler. İşte uydurma bir örnek: bir müşterinin 40 saat bütçeli sabit ücretli bir web sitesi projesi ve saat üzerinden faturalanan bir destek anlaşması var. Bir ayda bu müşteri için 60 saat kaydediyorsunuz.

Müşteri düzeyinde 60 saat iyi bir ay gibi görünür. Proje düzeyinde ise web sitesine 52 saat gitmiştir; bu, kimsenin ödemeyeceği bir bütçenin 12 saat üstüdür ve faturalayabileceğiniz yalnızca 8 saat vardır. Bunlar farklı konuşmalar gerektirir ve müşteri toplamı hiçbirini tetiklemez.

Zaman takibi için bir projeyi nasıl kurarsınız?

Zaman takibi için bir projeyi, kimse tek saat kaydetmeden önce onun için kısa bir kayıt yazarak kurun. Küçük bir firmanın ihtiyacı olan bundan ibarettir:

Durum göründüğünden fazlasını yapar. O olmazsa insanlar hatırladıkları son projeye kayıt girmeye devam eder ve saatler Haziran'da faturalanıp kapatılmış bir işe düşer.

Proje süre kaydında neler yer alır?

Proje süre kaydında tarih, kişi, proje kodu, görev, saat, faturalanabilir işareti ve sonradan fatura numarası bulunmalıdır. İki kural onu dürüst tutar:

• Bir kayıt, bir proje. Bir gün üç projeyi kapsadıysa bu üç kayıttır.
• Kod yoksa tahmin yok. Hiçbir projeye ait olmayan iş, en yakın açık projeye değil, bir iç koda yazılır.

Faturalanamaz proje süresini de tutun; yeniden çalışma veya iç inceleme gibi, öyle işaretlenmiş olarak. Bunu müşteriye ücretlendiremezsiniz ama işin ne kadar sürdüğünün parçasıdır. Bu işaretin kuralları faturalanabilir ve faturalanamaz saatler yazısındadır.

Proje başına faturalanan ve faturalanmayan saatleri nasıl görürsünüz?

Proje başına faturalanan ve faturalanmayan saatleri, her proje için bir satır olan ve süre kayıtlarınızdan her ay yeniden oluşturulan tek bir tabloyla görürsünüz. Bu uydurma tabloda her satır tek bir toplamı sağlamalıdır: çalışılan, faturalanan artı değer düşümü yapılan artı faturalanmamış toplamına eşittir.

Her sütun size bir iş söyler:

• Faturalanmamış: P-104'te faturalanmayı bekleyen 990 € tutarında iş (11 saat, saati 90 €) ve P-105'te 1.540 € (14 saat, 110 €) var. Bu, yaptığınız ama istemediğiniz 2.530 € iş eder. Bunu hesaplarınızda taşıyorsanız yeri bir devam eden iş (WIP) raporudur.
• Kalan bütçe: P-105 saatlerinin %97,5'ini kullanmış. Tavanlıysa 80'e varmadan müşteriyi uyarın ve fazlası için önce uzlaşın.
• Değer düşümü: P-104 1,5 saat vermiş. Tek projede bu bir şey değildir. Aynı neden on projede tekrarlanıyorsa tahminlerinizin üzerinde çalışmanız gerekir; bunu değer düşümü ve şüpheli alacak olarak silme yazısı anlatır.

Sabit ücretli projede Faturalanan sütunu geçerli değildir, çünkü fatura ücreti ya da bir aşamasını faturalar. Çalışılan ve Kalan bütçe sütunlarını tutun ve bütçe ile gerçekleşen saatleri karşılaştırma rehberini kullanın.

Proje saatlerinin iki kez faturalanmasını veya atlanmasını nasıl önlersiniz?

Proje saatlerinin iki kez faturalanmasını veya atlanmasını, her kayıt faturalandığında fatura numarasını üzerine yazarak ve her faturalama turundan önce yukarıdaki toplamı çalıştırarak önleyin. Numarası olan kayıt faturalanmıştır. Olmayan faturalanmamıştır ve gelecek ay da orada durur.

Hataları ne kadar yol aldıklarına göre düzeltin. Faturalamadan önce kaydı doğru projeye yeniden kodlayın. Faturalamadan sonra kayda dokunmayın ve faturayı bir iade faturası veya düzeltilmiş faturayla düzgünce düzeltin, çünkü süre kaydı gönderdiğinizle uyumlu kalmalıdır.

ERPFlow'da proje bazında saat takibi

ERPFlow'da şu an zamanlayıcı veya puantaj yok. Zaman takibi, takip edilen süreyi faturaya dönüştürme de dahil, yakında geliyor. Proje ücretleri veya bütçeleri, kişi bazında süre raporları ve saatler üzerinde faturalandı işareti de yok; bu yüzden yukarıdaki çalışan tablo elektronik tablonuzda kalır.

ERPFlow'un bugün yaptığı şey saatleri bir projeye karşı tutmaktır. Tam tur projelerin nasıl çalıştığı yazısında:

• Proje: bir proje, adlandırdığınız sütunlardan oluşan bir panodur. Bir müşteriye bağlarsanız o müşterinin kaydında görünür.
• Saatler: her kartta saat ve dakika olarak girilen bir harcanan süre alanı vardır. Proje listesi, arşivlenmiş kartlar dahil, her proje için kartları ve harcanan süreyi toplar; müşterinin Projeler sekmesi bunları panolar arasında toplar.
• Sınırlar: bir kart tek bir değer tutar; tarih veya kişi dökümü yoktur. Bu yüzden görev başına ya da faturalama dönemi başına bir kart kullanın.
• Faturalanan ve faturalanmayanı ayırmak: "Faturalanacak" ve "Faturalandı" gibi sütunlar ekleyin ve kartları bunlar arasında taşıyın. Pano bir sütunu toplamaz, ancak CSV dışa aktarma her kartın projesini, sütununu ve harcanan süresini dakika olarak verir; bir elektronik tablo bunları toplayabilir.
• Faturalamak: kart süresi fatura satırına dönüşmez. Toplamı okuyun, ardından faturada saat ücretinizin olduğu bir hizmet seçin ve saati miktar olarak yazın. Faturayı Bağlantılı belgeler altında projeye bağlayabilirsiniz.

Sınırsız proje her planda vardır; Free plan ise arşivlenmiş olanlar dahil kartları toplamda 10 ile sınırlar.