Son güncelleme: 6 Kasım 2026
Faturalanabilir saatleri takip etmek için müşteri işinin her bloğunu yaptığınız gün kaydedin: tarih, müşteri, iş, ne yaptığınız ve kaç dakika sürdüğü. Faturalanabilir olup olmadığını işaretleyin, her şeyi tek bir kayıtta tutun ve ayrıntılar hâlâ taze iken bu kaydı her hafta sabit bir günde kapatın.
Faturalanabilir saat nedir?
Faturalanabilir saat, müşteriyle yaptığınız anlaşma uyarınca ona yansıtabileceğiniz süredir. Bu genellikle işin kendisi ile işin gerektirdiği görüşmeler, e-postalar ve araştırmadır. Yeni iş için teklif hazırlamak, fatura takibi yapmak ve kendi hatalarınızı düzeltmek normalde sayılmaz.
Belirleyici olan anlaşmadır; bu yüzden aynı iş bir müşteri için faturalanabilir, başka biri için değil olabilir. Gri alanlar faturalanabilir ve faturalanamaz saatler rehberindedir.
Zaman kaydında neler bulunmalı?
Zaman kaydında, bir fatura oluşturmaya ve altı hafta sonra bir müşterinin sorusunu yanıtlamaya yetecek ayrıntı bulunmalıdır. Bu sütunlar bir tabloda ya da herhangi bir araçta işe yarar:
| Sütun | Örnek | Neden var |
|---|---|---|
| Tarih | 9 Mart 2026 | Fatura dönemi belirtir ve her sorgu "ne zaman?" ile başlar |
| Kişi | AK | Ücretler kişiler arasında farklılaşır |
| Müşteri | Müşteri A | Kim ödüyor |
| İş | Stok incelemesi | Bir müşterinin iki işini ayırır |
| Yapılan çalışma | Sapmalar hakkında mali işler sorumlusuyla görüşme | Müşteri bunu okuyabilir |
| Dakika | 18 | Yuvarlamadan önceki ham rakam |
| Saat | 0,30 | Faturanın çarptığı değer |
| Faturalanabilir | Evet | Her müşteri saati faturalanmaz |
| Fatura no. | INV-2026-0042 | Aynı saatlerin iki kez faturalanmasını önler |
Son sütun, insanların atladığı sütundur. Faturaladığınız gün doldurursanız, kaydı her ay hiç düşünmeden "faturalanabilir, henüz faturalanmamış" olarak süzebilirsiniz.
Açıklamayı müşteri okuyacakmış gibi yazın, çünkü bir gün okuyacaktır. "Sapmalar hakkında mali işler sorumlusuyla görüşme" bir sorguya dayanır. "İdari işler" dayanmaz.
Süreyi kaydetmenin en doğru yolu hangisidir?
Çoğu insan için en doğru yöntem her iş biter bitmez saati not etmektir; bir haftayı hafızadan yeniden kurmak ise en kötüsüdür.
| Yöntem | Şunlar için iyi | Zayıf noktası |
|---|---|---|
| Çalışan zamanlayıcı | Tek bir işte masa başında uzun süre çalışma | Durdurmayı unutursunuz ve kısa kesintiler yutulur |
| Bitirdikçe not alma | Çoğu insan, çoğu gün | Alışkanlık gerektirir |
| Gün sonunda takvim, giden e-posta ve arama kaydından giriş | Küçük işlerle dolu günler | Kısa görüşmeler kaybolur |
| Hafta sonunda hafızadan giriş | Kaçınabiliyorsanız hiçbir şey için | Tahmin yürütürsünüz ve kayıtlar bunu belli eder |
İlki dışında bunların hiçbiri için yazılıma ihtiyacınız yoktur. Bir defter ve bir tablo yeter.
Kaydı dürüst tutan haftalık rutin
- Bir işi bitirdikçe dakikayı ve birkaç sözcüklük açıklamasını not edin.
- Her günün sonunda kaçırdığınız bir şey var mı diye takviminize, giden e-postalarınıza ve arama geçmişinize bakın.
- Cuma günü boşlukları doldurun ve kaydedilen saatleri çalıştığınız saatlerle karşılaştırın. 40 saat çalışıp 31 kaydettiyseniz, kalan dokuzu bulun.
- Ay sonunda müşteri ve işe göre toplayın, sonra saatleri faturaya dönüştürün.
Birkaç kişi zaman kaydediyorsa ortak bir haftalık düzen çok takip işinden kurtarır: ekip puantaj şablonuna bakın. Her iş için saatleri toplamak için faturalanabilir saatleri projeye göre takip etme rehberine bakın.
Çalışılmış örnek: kayıtta bir gün
Aşağıdaki örnek uydurmadır. Saati 90 € olan bir danışman bu Pazartesi'yi şöyle kaydediyor:
| Müşteri | İş | Yapılan çalışma | Dakika | Saat | Faturalanabilir |
|---|---|---|---|---|---|
| Müşteri A | Stok incelemesi | Saha ziyareti, sayım çizelgelerinin kontrolü | 150 | 2,50 | Evet |
| Müşteri A | Stok incelemesi | Sapmalar hakkında mali işler sorumlusuyla görüşme | 18 | 0,30 | Evet |
| Müşteri B | Süreç haritası | Karşılama akışının taslağını yazma | 72 | 1,20 | Evet |
| Müşteri B | Süreç haritası | Kendi hatamız sonrası taslağı yeniden işleme | 30 | 0,50 | Hayır |
| Kendi firması | Satış | Yeni bir talep için teklif yazma | 45 | 0,75 | Hayır |
| Toplam | 315 | 5,25 |
Faturalanabilir süre 150 + 18 + 72 = 240 dakikadır, yani 4,00 saat. Saati 90 € ile günün karşılığı 360 €'dur. Kalan 75 dakika bir şey kazandırmaz ama görmeye değer: yeniden işleme ve teklif hazırlama, kaydedilen günün neredeyse dörtte birini aldı.
Bir tabloda dakikalar D sütunundaysa saat sütunu =ROUND(D2/60,2) olur.
1,30 neden bir buçuk saat değildir?
Saat-dakika biçimindeki süreyi ondalık gibi yazmak, bir zaman kaydındaki en sık aritmetik hatadır. Bir saat otuz dakika 1,5 saattir, 1,30 değil. Saati 90 € ile 1,30 saat 117,00 €, 1,5 saat 135,00 € faturalar; yani bu tek kayıt 18,00 € kaybettirir.
Bir dakika sütunu tutmak bunu önler. Yuvarlamayı da kayıttan uzak tutar. Yalnızca bir kez, faturayı hazırlarken, anlaşmanızdaki faturalama artışını kullanarak yuvarlayın.
Faturalanabilir süre kaybettiren hatalar
- On dakikanın altındakileri yok saymak. On iki tane beş dakikalık görüşme bir saattir.
- Belirsiz kayıtlar. "Müşteri A, çeşitli, 3 saat" sorgulanır ve sorgulanan saatler çoğu zaman silinerek biter.
- Yalnızca saatlik işleri kaydetmek. Sabit ücretli işlerin de kaydı gerekir; yoksa ücretin karşılığını verip vermediğini anlayamazsınız. Bütçelenen saat ile gerçekleşen saat rehberine bakın.
- Faturalamayacağınız saatleri silmek. Onun yerine faturalanamaz olarak işaretleyin; böylece kayıt işin gerçekte neye mal olduğunu gösterir.
ERPFlow'da faturalanabilir saatleri takip etme
ERPFlow'da bugün zamanlayıcı veya puantaj yoktur ve bir karta kaydedilen süre fatura satırlarına dönüşmez. Takip edilen süreyi faturaya dönüştürme de dahil zaman takibi yakında geliyor.
Şu an var olan, Projeler'deki her kartta saat ve dakika olarak girilen Harcanan süre alanıdır. Toplamlar proje ve müşteri başına toplanır. Bu size her iş için güncel bir rakam verir; faturalanabilir işareti, süreye bağlı tarih ve kişiye göre dağılım yoktur. Saatlik faturalıyorsanız yukarıdaki ayrıntılı kaydı bir tabloda tutun ve kart toplamlarını çapraz kontrol olarak kullanın. Alanın nasıl davrandığını ekip üyesi olarak zaman kaydetme rehberi gösterir.
Saatleri faturalamak için bir faturaya satır ekleyin ve saatleri miktar olarak yazın; bunu genellikle saat ücretinizi tutan bir hizmetten yaparsınız.