Proje numaralandırma sistemi nasıl kurulur

Proje numaralandırma sistemi kurmak için yıl ve sıra numarası içeren bir biçim seçin, örneğin 2026-042; verilen her numaranın tek satırlık bir kaydını tutun ve hiçbirini yeniden kullanmayın ya da değiştirmeyin. Numarayı, projeye ait her panonun, klasörün, dosyanın ve e-posta konusunun başına koyun.

İyi bir proje numarası nasıl olmalı?

İyi bir proje numarası bir işi sonsuza dek tanımlar ve telefonda söylenebilecek kadar kısadır. Bu iki şart, akıllı düzenlerin çoğunu eler.

Hangi proje numaralandırma biçimini kullanmalısınız?

Çoğu küçük firma, yıl ve üç haneli bir sıra kullanmalıdır. Daha karmaşık bir şeyi, ancak çözdüğü sorunu adlandırabiliyorsanız seçin.

Genişliği seçerken büyümeye yer bırakın. Üç hane yılda 999 proje verir; yılda 30 proje açan bir firmada dört hane gülünç kaçar.

Bir projeye numarası ne zaman verilmeli?

Bir projeye numarası, iş kazanıldığında verilmelidir; ilk teklif verdiğinizde değil. Her talebi numaralandırırsanız sıranız hiç yapmadığınız işlerle dolar ve 2026-042 artık size pek bir şey söylemez.

Tekliflere de atıf yapmanız gerekiyorsa onlara ayrı bir seri verin, örneğin P-2026-118, ve projeye dönüştüğünde proje numarasını yanına yazın. Böylece iki numara da dürüst kalır: biri teklifleri, öbürü işleri sayar.

Aşamaları, değişiklikleri ve alt projeleri nasıl ele alırsınız?

Aşamaları ve değişiklikleri, asıl numaraya bir sonek ekleyerek ele alın; böylece temel numara hiç değişmez ve ilgili tüm işler birlikte sıralanır.

Yeni numara testi şudur: maliyetlerini ve faturalarını ilk işten ayrı görmek ister miydiniz? İstemezseniz bu bir sonek ya da aynı panoda yalnızca başka bir karttır.

Proje kayıt defteri neye benzer?

Proje kayıt defteri, verilen her numara için bir satır içeren tek bir listedir ve iki kişinin aynı numarayı almasını engelleyen sistemin tek parçasıdır. İşte uydurma bir örnek.

Numara verme işini bir kişiye verin ya da sayfayı ortak tutup bir sonraki boş satırı alın. İptal edilen iş, burada 2026-043 gibi, listede kalır.

Eski bir düzenden geçiyorsanız geçmiş işleri yeniden numaralandırmayın. Yeni seriyi bugün başlatın ve yeni bir iş eskisinin devamıysa, son satırdaki gibi eski referansı not edin. Eski dosyalar eski numaralarıyla aranabilir kalır.

Proje numaraları ile fatura numaraları bağlı olmalı mı?

Proje numaraları ile fatura numaraları ayrı tutulmalı, proje numarası faturada referans olarak gösterilmelidir. Fatura numarasının yasal bir görevi vardır: KDV Direktifi'nin 226. maddesi uyarınca sıralı olmalı, bir veya birkaç seriye dayanmalı ve faturayı benzersiz biçimde tanımlamalıdır. Proje numarasının bu görevlerin hiçbiri yoktur.

Direktif birden fazla seriye izin verir, ancak proje başına ayrı bir fatura serisi, açıklamanız gereken yüzlerce seri bırakır ve boşluğu olan her seri bir soru davet eder. Tek bir fatura sırası tutun; nasıl kurulacağı için fatura numaralandırma rehberini okuyun.

Sonra proje referansını faturaya, satır açıklamasına ya da notlara yazın:

Arka ilave, 4 aşamanın 2. aşaması, proje referansınız 2026-042.

Proje numarası nerede görünmeli?

Proje numarası, birinin işi daha sonra arayabileceği her yerde ilk sırada görünmelidir. Olağan yerler şunlardır.

• Klasörler: 2026-042 Arka ilave. Numara başta olunca klasörler açılış tarihine göre sıralanır.
• Dosya adları: 2026-042 Statik hesaplar rev B.pdf. Yol ayırıcı olan / ve \ karakterlerinden kaçının.
• E-posta konuları: [2026-042] Çizim revizyonu B, böylece bir arama tüm yazışmayı bulur.
• Teklifler ve faturalar: belgede referans olarak.
• Zaman kayıtları ve tedarikçi siparişleri: böylece maliyetler işe bağlanabilir. Bkz. projeye göre faturalanabilir saatleri takip etme.

İki hesap tablosu tuzağı iyi bir biçimi bozabilir. 26-04 veya 2026-04 gibi kısa biçimler, Excel'de yazılırken ya da açılırken tarihe dönüşebilir; üç haneli sıra bunu önler. 00042 gibi baştaki sıfırlı düz sayılar da aynı şekilde sıfırlarını kaybeder; bu yüzden numarada bir harf ya da kısa çizgi bulundurun. Biçiminizi benimsemeden önce boş bir sayfaya yazarak ve bunun bir CSV'sini açarak sınayın.

ERPFlow'da projeleri numaralandırmak

ERPFlow'un projeleri adı olan panolardır ve otomatik proje numarası ya da sonraki numara sayacı yoktur. Numarayı panonun adının başına yazın, örneğin 2026-042 Arka ilave, ve kayıt defterini başka yerde tutun. Panolar ve kartlar için projeler nasıl çalışır rehberine bakın.

• Bir işi bulmak: pano listesindeki arama, panonun adı ile bağlı müşterinin adı veya şirketiyle eşleşir ve Ad sütunu sıralanır. Sabit genişlikli numaralar panoları sıraya dizer.
• Belgeler: faturalar, teklifler ve siparişler, INV-2026-0042 gibi kendi sıralarında kendi kendine numaralanır. Önek Ayarlar > İşletme bilgileri içinde belirlenir. Bunlar proje başına ayarlanamaz; istediğiniz de budur.
• Bir projeyi bağlamak: bir teklif, sipariş ya da fatura, Bağlantılı belgeler altında bir panoya bağlanabilir. Bu bağlantı dahilidir ve yazdırılmaz.
• Numarayı müşteriye göstermek: faturanın satır açıklamasına veya Notlar alanına yazın; ikisi de yazdırılır. Sipariş numarası alanı da yazdırılır, ancak AB e-faturasında satın alma siparişi referansı olarak gider; bu yüzden müşterinin kendi sipariş numarası varsa onun için saklayın.
• Panoları yeniden adlandırmak: proje kartlarının CSV içe aktarımı bir panoya adıyla atıf yapar ve panonun önceden var olması gerekir. Panoları içe aktarmadan önce numaralandırmak, dosyayı yeniden hazırlamaktan kurtarır.

ERPFlow'un projelerinde bütçe ya da proje başına maliyet yoktur; bu yüzden numara bir işi bulmanıza yardım eder, iş maliyeti raporu üretmez.