Ekibin her üyesi neden süre kaydetmeli

Ekibin her üyesi süre kaydetmelidir, çünkü iş maliyetleri, teklifler ve işe alım kararları toplam saatlere dayanır ve kayıttaki bir boşluk bunların hepsini yanlış yapar. Bir kişiyi dışarıda bırakın, zarar eden bir iş kârlı görünebilir. Dışarıda bırakılan kişi çoğu zaman en pahalı olandır.

Yalnızca bazı kişiler süre kaydederse ne ters gider?

Yalnızca bazı kişiler süre kaydederse her iş olduğundan ucuz görünür ve bu hatayı bir sonraki teklife taşırsınız.

Uydurma bir örnek. Altı kişilik bir tasarım stüdyosu 18.000 € sabit ücretli bir iş kazanır ve harcanan her saat için 100 € kazanmayı hedefler. Personel 150 saat kaydeder. Yönetici müşteri toplantılarına ve incelemelere yaklaşık 60 saat daha harcar ve "ben faturalanabilir değilim" diyerek kaydetmez.

İş aynı. İlk satır fiyatın doğru olduğunu söyler. İkinci satır, buna benzer bir sonraki işe yaklaşık %17 fazla, yani 21.000 € teklif verilmesi gerektiğini söyler. Gerçek hayatta ise 60 saati kimse bilmezdi. Bu tabloda yalnızca örnek uydurma olduğu için görünüyor.

Bütçelenen saatler ile gerçekleşen saatler rehberi, bu karşılaştırmayı bir iş sürerken nasıl yürüteceğinizi gösterir; götürü bedel mi saat ücreti mi ise bunun fiyatlandırma biçiminiz için ne anlama geldiğini kapsar.

Herkes süre kaydedince bir firma neye karar verebilir?

Herkes süre kaydedince bir firma, aksi hâlde görüşe dayanan birçok soruyu yanıtlayabilir. Her biri aynı kaydın farklı bir dilimine ihtiyaç duyar ve saatler eksikse her biri kendine özgü biçimde yanlış gider.

İnsanların çoğunlukla aklında olan son satırdır ve altı içinde en küçüğüdür. Asıl derdiniz buysa sıradaki okuma faturalanabilir saatler nasıl takip edilir olsun.

Faturalanamayan işlerde çalışanlar da süre kaydetmeli mi?

Evet, faturalanamayan işlerde çalışanlar da süre kaydetmelidir, ancak müşteri işlerinde çalışanlardan çok daha kabaca. Bir muhasebeci ya da ofis yöneticisi için üç dört kod yeter, örneğin finans, ofis, satış desteği ve müşteri yönetimi; günde birkaç dakika.

Onların saatleri iki iş görür. Meşgul olmayı, ücretli işle meşgul olmaktan ayırır; çünkü yönetim işleri sessizce ikiye katlanmış bir firma, satışları ikiye katlanmış bir firmayla aynı hissettirir. Ayrıca hangi müşterilerin faturanın düşündürdüğünden pahalıya geldiğini gösterir; örneğin bir hesap orantısız ölçüde takip ve düzeltme gerektiriyorsa. Bu olmadan o müşteriler diğerleri kadar kârlı görünür. Faturalanabilir ve faturalanamaz saatler rehberi, ayrımı kurmanın bir yolunu içerir.

Süre kaydetmek maliyetine değer mi?

Süre kaydetmek, saat ya da sabit ücret satan bir firma için genellikle değer; bunu kendi rakamlarınızla bir hesapla sınayabilirsiniz.

Uydurma bir hesap. Altı kişi, 230 iş günü boyunca günde 5 dakikasını süre kaydetmeye harcar. Bu, yılda 6.900 dakika, yani 115 saattir. Saat başına 50 € iç maliyetle, kayıt yılda 5.750 € eder. Yukarıdaki iş 3.000 € eksik teklif edilmişti; yılda buna benzer ikisini yakalamak hepsinin bedelini karşılar. Böyle iki işi gözünüzde canlandıramıyorsanız buna ihtiyacınız olmayabilir.

Bir sınama daha var. Kayıt yazıldıktan sonraki bir ay içinde kimse ona bakmayacaksa, biri bakana kadar toplamayı bırakın. Kaydedilip hiç okunmayan süre, ekibinize bir vergidir.

İnsanlara kızgınlık yaratmadan süre kaydettirmek için ne yapılır?

İnsanlar, ne işe yaradığını görebildiklerinde ve en üstteki kişi de yaptığında süreyi güvenilir biçimde kaydeder. Uygulamada bu birkaç alışkanlığa iner.

• Yöneticilerle başlayın. Patronu muaf tutan bir kural, herkese bunun önemli olmadığını söyler.
• Aynı gün kaydedin. Cuma öğleden sonra bir haftayı yeniden kurmak, ondalıklı tahmindir.
• Sahte kesinlik istemeyin. Çoğu iş için en yakın 15 dakika yeter ve faturalama artışı çizelgesi dakikaları birimlere çevirir.
• Sonuçları gösterin. Ayda bir, bir işin saatlerini ücretiyle yan yana gösterin. İnsanlar, kullanıldığını gördükleri kayıtları tutar.
• Dürüst bir rakamı asla cezalandırmayın. 20 saatlik bir görev için 30 saat kaydeden birini azarlarsanız bir dahaki sefere 20 alırsınız ve iş maliyetleriniz o andan itibaren yanlış olur.

Duyuru için uyarlayabileceğiniz metin:

Pazartesi'den itibaren herkes saatlerini kaydediyor, ben de dahil. Günün sonunda birkaç dakika yeterli: proje, görev ve saat. Bunu işleri doğru fiyatlamak ve fazla iş aldığımızı görebilmek için yapıyoruz. Kimsenin ne kadar sürdüğünü denetlemek için değil; dürüst bir rakam yüzünden kimse başı derde girmeyecek.

Sonra kuralları bir puantaj politikasıyla yazılı hâle getirin ve düzen için bir ekip puantaj şablonu kullanın.

ERPFlow'da süre kaydetmek

ERPFlow'da bugün zamanlayıcı ya da puantaj yoktur. Zaman takibi, takip edilen süreyi faturaya dönüştürme de dahil, yakında geliyor.

ERPFlow'un şu an sunduğu, Projeler içindeki her kartta saat ve dakika olarak yazılan bir harcanan süre alanıdır. Toplamlar proje başına ve bir pano bir müşteriye bağlıysa müşteri başına toplanır. Bu, bir işin toplamda ne kadar sürdüğünü söyler. Saatleri kimin harcadığını kaydetmez; bu yüzden bu rehberin savunduğu kişi başına kayıt bir hesap tablosunda durmak zorundadır.

Kaydedilen süre fatura satırlarına da dönüşmez. Saatlik iş, kendi girdiğiniz bir miktar ve bir saat ücretiyle faturaya yazılır. Kartların nasıl çalıştığını ekip üyesi olarak süre kaydetme rehberi gösterir.