Kapasite planlama şablonu: haftalık kullanılabilir saatler ve rezervasyonlar

Kapasite planlama şablonu, her kişinin haftalık kullanılabilir saatlerini projelere zaten rezerve edilmiş saatlerin yanına yazar ve birini ötekinden çıkarır. Kullanılabilir saatler, sözleşme saatleri eksi izin, resmî tatiller ve dahili iş için sabit bir paydır. Pozitif sonuç boşluk demektir. Negatif sonuç, birinin fazla rezerve edildiği demektir.

Kapasite planlama şablonu

Kapasite planlama şablonunda kişi başına bir satır, hafta başına bir sayfa ya da blok vardır. İşte tek bir haftada beş kişilik uydurma bir büro:

Her sütunun anlamı:

• Sözleşme: kişinin o hafta çalışmak için ücret aldığı saatler.
• İzin: onaylanmış izin ve resmî tatiller, saat cinsinden. Bir izin takip çizelgesi bu sütunu besleyebilir.
• Dahili: toplantılar, yönetim işleri, satış ve eğitim için sabit bir pay. Kişi başına belirleyin, çünkü bir yöneticinin payı genç bir çalışanınkinden farklıdır.
• Kullanılabilir: Contract − Time off − Internal.
• Rezerve: o hafta için zaten söz verilmiş proje saatleri; "Ben o işte" demek yerine saat olarak.
• Kalan: Available − Booked.
• Yük: Booked ÷ Available.

Toplamdan önce satırları okuyun. Ekip satırı, 14 saatin boş olduğunu ve yükün rahat bir %89 olduğunu söyler. Ben'in satırı ise iki gün yokta olduğu bir haftada 6 saat fazla yüklü olduğunu söyler. Ekip toplamı, tabloyu bulmak için kurduğunuz fazla rezervasyonu tam olarak gizler. Burada çözüm, Ben'in işinin 6 saatini Carla'ya kaydırmaktır; Carla yapabiliyorsa.

Kapasiteyi hafta hafta nasıl planlarsınız?

Kapasiteyi hafta hafta planlamak için bloğu en az dört hafta ileriye kopyalayın ve her haftayı tek satırda özetleyin; kesinleşmiş ve geçici işleri ayrı tutun. Bunları karıştırmak, bir fırsat listesinin tutamayacağınız bir söze dönüşmesinin yoludur.

Şimdi kullanın. 3. haftada 30 saatlik bir iş için talep geliyor. Geçici 40 saat gerçekleşirse 10 saatiniz kalır ve 20 saat açığınız olur. Gerçekleşmezse 50 saatiniz boştur. Yani asıl karar hangi işi tercih ettiğiniz ve birinin 4. haftada başlayıp başlayamayacağıdır. Bu, "birkaç hafta sonrası oldukça yoğun görünüyoruz"dan çok daha iyi bir konuşmadır.

Uzak haftalar her zaman olduğundan boş görünür, çünkü rezervasyonlar geç gelir. 4. hafta bugün 60 kesinleşmiş saat gösteriyor ve bu, henüz güvenebileceğiniz anlamda 78 saatin boş olduğu anlamına gelmez. Son sütuna, uzaklaştıkça daha fazla kuşkuyla bakın.

Ne kadar kapasiteyi rezervsiz bırakmalısınız?

Olağan aşımınızı karşılayacak kadar kapasiteyi rezervsiz bırakın ve bu aşımı başkasının hedefinden değil, kendi işlerinizden ölçün.

Uydurma bir hesap. Son sekiz haftada bu büro 900 saat rezerve etti ve iş 990 saat sürdü; %10 aşım. 130 saat kullanılabilirken en fazla yaklaşık 118 rezerve etmelidir, çünkü 118 × 1,10 kabaca 130'dur. 1. haftanın 116'sı sığar, ucu ucuna. 2. haftanın 146 kullanılabilire karşı 128 kesinleşmiş saati de sığar, ama 12 geçici saat onu 140'a çıkarır; yani güvenli olan yaklaşık 133'ü aşar.

Bu hesabı yapmak için iş başına gerçekleşen saatlerin kaydına ihtiyacınız var. Yoksa savunabileceğiniz bir rakama göre planlayın ve veriniz olunca yeniden bakın. Bütçelenen saatler ile gerçekleşen saatler ve ekip puantaj şablonu rehberleri bunu nasıl toplayacağınızı anlatır.

Kapasite planlaması ile doluluk oranı aynı şey midir?

Kapasite planlaması doluluk oranıyla aynı şey değildir: kapasite planlaması ileriye, doluluk oranı geriye bakar. Kapasite planı, gelecek hafta söz verdiğiniz saatlerin sığıp sığmayacağını sorar. Doluluk oranı, geçen ayın saatlerinin ne kadarının faturalanabilir olduğunu sorar. Bu şablondaki yük bir plandır ve %90'da durabilir; faturalanabilir doluluk oranı ise çok daha düşük çıkabilir, çünkü rezerve saatler faturalanamayan proje işini de içerebilir. Doluluk oranı ve faturalanabilir saatler rehberi bu ölçüyü anlatır; hizmet ekipleri için kaynak planlama ise hangi işi kimin alacağını seçmeyi kapsar.

Kapasite planı neden ters gider?

Kapasite planı genellikle saatleri olduğundan daha değiştirilebilir ya da daha güncel saydığı için ters gider.

• Bütün saatler aynı saat değildir. Taşan iş yalnızca Ben'in yapabileceği statik işiyse, Carla'nın 8 boş saati işe yaramaz. Bir beceri sütunu ekleyin ya da uzmanları ayrı planlayın.
• 40 saatte yöneticiler. Elin'in 20 saatlik dahili payı, işleyen bir plan ile her işin onu beklediği bir plan arasındaki farktır.
• Bütün kişilerle rezervasyon. "Ben bu hafta Riverside işinde" toplanamaz. Kaba da olsa saat isteyin.
• Kimse sahip çıkmıyor. Üç kişinin ara sıra güncellediği bir plan iki hafta içinde yanlış olur. Onu bir kişiye verin, her hafta sabit bir zaman dilimiyle.
• İzin geç geliyor. İzin kaydını haftalık güncellemeden sonra değil, önce kontrol edin.

Kapasite planlamasını ERPFlow ile birlikte yürütmek

ERPFlow'da kapasite planlaması yoktur. Bir kişinin kullanılabilir saatlerini toplamaz, rezervasyonlarla karşılaştırmaz ve kimin fazla rezerve edildiğini göstermez; bu yüzden bu şablon bir hesap tablosunda çalışır.

Girdilerinden bazıları ERPFlow'dadır. Bir kişinin personel kaydında, aylık ya da haftalık, rezerve edilebilir saatlerini, rezervasyonlarını, iznini ve resmî tatillerini gösteren bir Takvim sekmesi vardır. İzinler kimin yokta olduğunu bir ekip takviminde gösterir ve talep kaydı CSV olarak dışa aktarılabilir. Projeler içinde kartlar atananları ve son tarihleri taşır; kimin neye söz verdiğini çıkarırken yardımcı olur, ancak bir kart gelecek saatlerin tahminini tutmaz.

Dikkat edilecek bir sözcük: ERPFlow'daki "rezervasyon", bir rezervasyon sayfası üzerinden yapılan randevudur. Randevu satan işletmeler için bu gerçekten takvimleridir. Bu şablondaki Rezerve sütunu ise söz verilen proje saatleri demektir ve onları siz girersiniz.