อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ขั้นตอนอนุมัติใบลงเวลาของบริษัทโปรเจกต์มีสี่ขั้น คือคนส่งสัปดาห์ของตัวเอง ผู้อนุมัติตรวจบรรทัด ผู้อนุมัติรับหรือส่งกลับพร้อมเหตุผล และสัปดาห์ที่อนุมัติแล้วถูกล็อกสำหรับการเรียกเก็บเงินและการรายงาน ในบริษัทเล็ก กำหนดส่งรายสัปดาห์หนึ่งกำหนดและผู้อนุมัติที่ระบุชื่อหนึ่งคนต่อคนก็พอ
ใครควรอนุมัติใบลงเวลาในบริษัทโปรเจกต์?
ในบริษัทโปรเจกต์ ควรมีคนที่ระบุชื่อหนึ่งคนอนุมัติใบลงเวลาของพนักงานแต่ละคน โดยปกติเป็นคนที่รู้จักงานของคนนั้นมากที่สุด คนที่ทำงานข้ามหลายงานคือกรณีที่ยาก และต่อไปนี้คือการจัดการที่ใช้ได้
| สถานการณ์ | ใครอนุมัติ | หมายเหตุ |
|---|---|---|
| คนทำงานหลักในโปรเจกต์ของหัวหน้าคนเดียว | หัวหน้าโปรเจกต์คนนั้น | การจัดการที่ง่ายที่สุด |
| คนทำงานข้ามหัวหน้าหลายคน | ผู้จัดการโดยตรง ซึ่งถามหัวหน้าเรื่องบรรทัดที่น่าสงสัย | ผู้อนุมัติคนเดียวกันไม่ให้สัปดาห์ตกระหว่างสองคน |
| บริษัทที่ต่ำกว่าประมาณ 10 คน | กรรมการหรือผู้จัดการสำนักงานหนึ่งคนสำหรับทุกคน | ใช้ได้ ตราบที่มีคนตรวจคนนั้นด้วย |
| ใบลงเวลาของผู้อนุมัติเอง | กรรมการอีกคนหรือผู้ทำบัญชี | ไม่มีใครอนุมัติของตัวเอง |
| ผู้อนุมัติไม่อยู่ | ผู้แทนที่ระบุชื่อ | ตัดสินใจล่วงหน้า |
หลีกเลี่ยงการให้หัวหน้าโปรเจกต์แต่ละคนอนุมัติเฉพาะบรรทัดของตัวเอง ฟังดูละเอียด แต่ทำให้ใบลงเวลาไม่เคยสมบูรณ์จนกว่าทุกคนจะดู และในบริษัทเล็ก สัปดาห์นั้นจะยังรออยู่ตอนสิ้นเดือน
ตารางอนุมัติรายสัปดาห์หน้าตาเป็นอย่างไร?
ตารางอนุมัติรายสัปดาห์กำหนดเวลาคงที่ให้แต่ละขั้น เพื่อให้ชั่วโมงที่อนุมัติแล้วพร้อมก่อนใบแจ้งหนี้ออกไป ตัวอย่างที่ปรับใช้ได้
| เมื่อไร | ใคร | ทำอะไร |
|---|---|---|
| ทุกวัน | ทุกคน | บันทึกชั่วโมง |
| จันทร์ 10:00 | ทุกคน | ส่งสัปดาห์ที่แล้ว |
| จันทร์ 15:00 | ผู้อนุมัติ | เตือนคนที่ยังไม่ส่ง |
| อังคาร 17:00 | ผู้อนุมัติ | อนุมัติ หรือส่งกลับพร้อมเหตุผล |
| พุธ 12:00 | พนักงาน | แก้ไขและส่งใหม่ |
| พุธ 17:00 | ผู้อนุมัติ | อนุมัติขั้นสุดท้าย และล็อกสัปดาห์ |
| วันทำการแรกของเดือน | ฝ่ายการเงิน | ออกใบแจ้งหนี้จากสัปดาห์ที่ล็อกแล้วเท่านั้น |
วางแผนสำหรับสิ้นเดือน สัปดาห์ที่ข้ามสองเดือนควรแยก เพื่อให้วันสุดท้ายอนุมัติและเรียกเก็บพร้อมเดือนที่เป็นของมัน ถ้าไม่ทำ ลูกค้ารายชั่วโมงได้ใบแจ้งหนี้ที่ช้ากว่าหนึ่งสัปดาห์เสมอ และทุกคนต้องอธิบายว่าทำไม กำหนดเวลาเหล่านี้ควรตรงกับกำหนดในนโยบายใบลงเวลาของคุณ
ผู้อนุมัติควรตรวจอะไรในใบลงเวลา?
ผู้อนุมัติควรตรวจว่าใบลงเวลาครบถ้วนและใส่รหัสถูกต้อง และไม่แตะชั่วโมงเอง ไล่รายการสั้นๆ เดียวกันทุกครั้ง
- ยอดรวมสมเหตุสมผลไหม เทียบกับชั่วโมงตามสัญญา วันลาที่อนุมัติ และวันหยุดนักขัตฤกษ์
- แต่ละบรรทัดอยู่ในโปรเจกต์และงานที่ถูกต้องไหม ระวังบรรทัดภายในที่คลุมเครือ
- เครื่องหมายเรียกเก็บเงินได้ถูกต้องไหม เครื่องหมายผิดหนึ่งอันทำให้เสียรายได้ หรือเรียกเก็บเงินลูกค้าสำหรับสิ่งที่เขาไม่ควรจ่าย
- ลูกค้าอ่านคำอธิบายได้ไหม สำคัญเฉพาะบรรทัดที่เขาจะเห็น
- มีงานไหนเกินงบไหม แจ้งหัวหน้าโปรเจกต์ และปล่อยชั่วโมงตามที่บันทึก
ตัวอย่างสมมติของสัปดาห์หนึ่งที่แสดงว่าทำไมคุ้ม Ben มีชั่วโมงตามสัญญา 40 และเรียกเก็บ €95 ต่อชั่วโมงในงานรายชั่วโมง
| บรรทัด | ชั่วโมง | เรียกเก็บเงินได้? | สิ่งที่ผู้อนุมัติพบ |
|---|---|---|---|
| P-114 เขียนแบบ | 18.0 | ใช่ | ปกติ |
| P-118 เขียนแบบ | 10.0 | ใช่ | ปกติ |
| ภายใน: "เบ็ดเตล็ด" | 6.0 | ไม่ | จริงๆ คือการแก้ไขแบบของลูกค้า P-118 |
| ธุรการ | 3.5 | ไม่ | ปกติ |
| รวม | 37.5 | ขาดจากสัญญา 2.5 |
เมื่อถามถึงช่องว่าง Ben นึกออกว่ามีการเยี่ยมหน้างานใน P-114 และเพิ่มเข้าไป นั่นเพิ่ม 8.5 ชั่วโมงในงานรายชั่วโมง คือ 6.0 ที่เปลี่ยนรหัสและ 2.5 ที่เพิ่ม ที่ €95 เป็น €807.50 ที่เดิมจะไม่ไปถึงใบแจ้งหนี้ พบในไม่กี่นาที ชั่วโมงเหล่านั้นแล้วไปอยู่ในใบแจ้งหนี้
การตรวจที่ต้องต้านทานคือการลดชั่วโมงเพราะงานเกินงบ การทำเช่นนั้นซ่อนส่วนที่เกินจากคนที่ต้องเห็น และให้ตัวเลขเท็จที่คุณจะใช้เสนอราคาครั้งต่อไป ถ้าคุณตัดสินใจไม่เรียกเก็บบางชั่วโมง ให้บันทึกการตัดสินใจนั้นแยกต่างหากเป็นการลดยอดเรียกเก็บ และปล่อยเวลาที่บันทึกไว้ตามเดิม
ส่งใบลงเวลากลับอย่างไร?
ในการส่งใบลงเวลากลับ ระบุบรรทัด บอกว่าอะไรดูผิด และให้เวลาแก้ "ช่วยตรวจนี้หน่อย" แบบคลุมเครือกลับมาพร้อมข้อผิดพลาดเดิม ข้อความที่คัดลอกไปใช้ได้
Ben ผมส่งสัปดาห์ที่ 23 กลับ บรรทัดที่ 3 (6 ชั่วโมง "เบ็ดเตล็ด") ดูเหมือนการแก้ไขแบบ P-118 ช่วยเปลี่ยนรหัสด้วย สัปดาห์นี้รวม 37.5 เทียบกับสัญญา 40 ช่วยเพิ่มสิ่งที่ขาด หรือบันทึกว่าทำไมน้อย ส่งกลับมาภายในพุธ 12:00
สำหรับใบลงเวลาที่ยังไม่มา
ใบลงเวลาสัปดาห์ที่ 23 ของคุณยังไม่เข้ามาภายใน 10:00 วันนี้ ช่วยส่งภายใน 15:00 เพื่อให้เรียกเก็บ P-114 พร้อมกับทุกอย่างได้
ให้ข้อความเหล่านี้เป็นเรื่องใบลงเวลา ถ้าใครช้าอย่างสม่ำเสมอ ให้คุยกับเขาตัวต่อตัวแทนการส่งการเตือนที่เข้มขึ้น
จัดการการแก้ไขหลังอนุมัติอย่างไร?
การแก้ไขหลังอนุมัติผ่านบันทึกการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้ตัวเลขที่อนุมัติแล้วเชื่อถือได้และประวัติมองเห็นได้ เมื่อสัปดาห์ล็อกแล้ว ไม่มีใครแก้โดยตรง บันทึกสั้นๆ ที่เก็บไว้ข้างใบลงเวลาก็พอ
| วันที่ | คน | สัปดาห์ | บรรทัด | เดิม | ใหม่ | เหตุผล | อนุมัติโดย |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14 กรกฎาคม | Ben | 27 | P-118 เขียนแบบ | 8.0 | 6.0 | 2 ชั่วโมงเป็นของ P-114 | Elin |
| 14 กรกฎาคม | Ben | 27 | P-114 เขียนแบบ | 4.0 | 6.0 | ย้ายมาจาก P-118 | Elin |
ถ้าชั่วโมงถูกออกใบแจ้งหนี้ไปแล้ว การเปลี่ยนใบลงเวลาไม่เปลี่ยนใบแจ้งหนี้ คุณต้องแก้ใบแจ้งหนี้ให้ถูกต้องด้วย ด้วยใบลดหนี้ (credit note) หรือเอกสารใหม่ ตามกฎของประเทศคุณ
ในการล็อกสัปดาห์ในสเปรดชีต ให้มีคอลัมน์สถานะที่เป็น ฉบับร่าง ส่งแล้ว ส่งกลับ หรืออนุมัติแล้ว จากนั้นป้องกันช่วงที่อนุมัติแล้ว ทั้ง Excel และ Google Sheets จำกัดผู้แก้ไขช่วงได้ ไม่ได้กันการแก้ไขได้ทั้งหมด แต่กันอุบัติเหตุ และสำหรับบริษัทขนาดนี้ นั่นคือสิ่งที่ต้องการ
ขั้นตอนนี้พังในแบบที่คาดได้ ผู้อนุมัติที่อนุมัติแค่ยอดรวมพลาดข้อผิดพลาดของรหัสทั้งหมด การอนุมัติแค่สิ้นเดือนทำให้ไม่มีใครจำได้ว่า "เบ็ดเตล็ด" คืออะไร ผู้อนุมัติคนเดียวที่ไม่มีผู้แทนกลายเป็นคอขวดตั้งแต่วันหยุดครั้งแรก ถ้าการอนุมัติใช้เวลานานกว่าไม่กี่นาทีต่อคน ปัญหามักอยู่ที่คำอธิบาย จึงแก้ที่ต้นทาง
อนุมัติใบลงเวลาควบคู่กับ ERPFlow
ปัจจุบัน ERPFlow ยังไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้ ERPFlow ไม่มีขั้นตอนอนุมัติใบลงเวลาด้วย จึงดำเนินขั้นตอนนี้ในสเปรดชีตโดยใช้แม่แบบใบลงเวลาของทีม
ชั่วโมงที่อนุมัติแล้วไปถึง ERPFlow ด้วยมือ ในใบแจ้งหนี้ รายการคือจำนวนคูณราคา คุณจึงป้อนชั่วโมงที่อนุมัติเป็นจำนวนและอัตราของคุณเป็นราคา มักมาจากบริการที่กำหนดราคาไว้แล้ว เมื่อออกแล้ว ใบแจ้งหนี้เป็นฉบับสุดท้าย จึงตรวจสัปดาห์ที่ล็อกแล้วก่อนออก
อย่าสับสนกับวันลา ซึ่งมีคำขอและการอนุมัติ สำหรับการลาเท่านั้น มีประโยชน์ที่นี่เพราะผู้อนุมัติตรวจบรรทัดวันลาของใบลงเวลาเทียบกับสิ่งที่อนุมัติที่นั่นได้