อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
บริการเพิ่มเติมในงานสถาปัตยกรรมคืองานที่อยู่นอกขอบเขตของสัญญาแต่งตั้ง ให้สังเกตการเปลี่ยนแปลง บอกลูกค้าว่าจะมีค่าใช้จ่ายเท่าไรก่อนเริ่ม ขอความเห็นชอบเป็นลายลักษณ์อักษร บันทึกไว้ และออกใบแจ้งหนี้เป็นรายการของตัวเอง ค่าบริการที่ตกลงก่อนทำงานคือบิล ค่าบริการที่ยกขึ้นมาหลังทำงานคือการเจรจา
อะไรนับเป็นบริการเพิ่มเติม?
บริการเพิ่มเติมคือสิ่งใดก็ตามที่สัญญาแต่งตั้งของคุณยังไม่รวมอยู่ การทดสอบจึงอยู่ที่ถ้อยคำของขอบเขต ไม่ว่าจะรู้สึกว่างานมากหรือน้อย ถ้าขอบเขตคลุมเครือ แทบไม่มีอะไรชัดเจนว่าเป็นงานเพิ่ม จึงต้องย้อนไปเริ่มที่ข้อเสนอค่าบริการ
RIBA Plan of Work ให้เส้นแบ่งที่มีประโยชน์สำหรับงานในสหราชอาณาจักร ภาพรวมฉบับปี 2020ระบุว่าการเปลี่ยนด้านการใช้งานหลังการเซ็นรับรอง Stage 2 เช่น ย้ายพื้นที่หรือเปลี่ยนขนาด ไม่ใช่การพัฒนาแบบ และอยู่ภายใต้ขั้นตอนควบคุมการเปลี่ยนแปลง การปรับเล็กน้อยที่เกิดจากการพัฒนาแบบไม่นับ
| เกิดอะไรขึ้น | เป็นงานเพิ่มไหม | เพราะอะไร |
|---|---|---|
| ลูกค้าเปลี่ยนแนวคิดที่อนุมัติแล้วระหว่าง Stage 3 | ใช่ | งานที่อนุมัติแล้วถูกทำใหม่ |
| ลูกค้าเพิ่มโรงรถหรืออีกหนึ่งชั้น | ใช่ | โครงการใหญ่ขึ้น |
| ลูกค้าอยากได้ทางเลือกแนวคิดที่สามทั้งที่ตกลงกันไว้สองทาง | ใช่ | ขอบเขตของคุณกำหนดจำนวนไว้ |
| ยื่นขออนุญาตก่อสร้างใหม่หลังลูกค้าเปลี่ยนโจทย์ | ใช่ | การเปลี่ยนของลูกค้าเป็นสาเหตุ |
| เจ้าหน้าที่ขออนุญาตก่อสร้างขอแก้เล็กน้อย | แล้วแต่ | สัญญาแต่งตั้งหลายฉบับรวมการจัดการความเห็นตามปกติไว้แล้ว จึงควรอ่านของคุณ |
| งานก่อสร้างเลยระยะสัญญาที่คุณสมมติ | โดยปกติใช่ | เฉพาะเมื่อข้อเสนอของคุณระบุระยะเวลา |
| ข้อผิดพลาดด้านการประสานงานในแบบของคุณเอง | ไม่ | เป็นต้นทุนของคุณ |
ตกลงบริการเพิ่มเติมกับลูกค้าอย่างไร?
ตกลงบริการเพิ่มเติมเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนทำงาน โดยระบุว่าคืออะไร มีค่าใช้จ่ายเท่าไร และกระทบกำหนดการอย่างไร ในสหราชอาณาจักร แนวทางของ ARB เรื่องเงื่อนไขการรับงานระบุว่าการแก้ไขเงื่อนไขเดิมควรถูกบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรโดยสถาปนิก พร้อมสำเนาให้ลูกค้า และยังระบุว่าเงื่อนไขที่ไม่เพียงพอเป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการร้องเรียนเกี่ยวกับสถาปนิก
ในสหรัฐฯ ข้อตกลง B101-2017 ของ AIA มีกระบวนการแจ้งและอนุญาตสำหรับบริการเพิ่มเติม พร้อมข้อยกเว้นสำหรับงานที่จำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าในการก่อสร้าง แบบฟอร์ม G801 ของ AIAมีไว้สำหรับการแจ้งนี้โดยเฉพาะ ตรวจว่าสัญญาแต่งตั้งของคุณเองใช้แบบฟอร์มไหน เพราะแบบฟอร์มมาตรฐานมักถูกแก้ไข
อีเมลมักพอสำหรับรายการเล็ก ถ้าสัญญาแต่งตั้งของคุณอนุญาต เช่น
บริการเพิ่มเติม AS-04: ปรับผังครัวและด้านหลังอาคาร ตามอีเมลของคุณเมื่อวันที่ 12 พฤษภาคม ซึ่งอยู่นอกบริการในสัญญาแต่งตั้งลงวันที่ 3 กุมภาพันธ์ ค่าบริการ: £1,200 บวก VAT คงที่ กำหนดการ: เพิ่มประมาณหนึ่งสัปดาห์ใน Stage 3 เราจะเริ่มเมื่อคุณตอบยืนยัน จนกว่าจะถึงตอนนั้น เราจะทำตามแบบที่อนุมัติแล้วต่อไป
ประโยคสุดท้ายทำงานมากที่สุด บอกลูกค้าว่าจะเกิดอะไรขึ้นถ้าไม่ตอบ และกันไม่ให้คุณเลื่อนไหลเข้าสู่การเปลี่ยนแปลงขณะรอ
เลือกฐานค่าบริการตามว่านิยามงานได้ดีแค่ไหน ใช้ราคาคงที่เมื่อบรรยายผลงานได้ ใช้อัตรารายชั่วโมงที่มีเพดานเมื่อบรรยายไม่ได้ เช่น “£85 ต่อชั่วโมง ไม่เกิน 20 ชั่วโมง และเราจะถามก่อนทำต่อ” คู่มือค่าบริการเหมากับรายชั่วโมงอธิบายข้อแลกเปลี่ยนละเอียดขึ้น
บันทึกบริการเพิ่มเติมอย่างไร?
บันทึกบริการเพิ่มเติมไว้ในทะเบียนเดียวต่อโปรเจกต์ เพราะหนึ่งปีต่อมา ใบแจ้งหนี้อย่างเดียวจะไม่บอกว่าใครขออะไร นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น
| เลขอ้างอิง | ใครขอ | อะไร | ฐาน | ค่าบริการ | ลูกค้าตกลง | ออกใบแจ้งหนี้ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| AS-01 | ลูกค้า ประชุมหน้างาน 2 มีนาคม | ทางเลือกแนวคิดที่สาม | คงที่ | £650 | อีเมล 3 มีนาคม | INV-2026-0031 |
| AS-02 | ลูกค้า อีเมล 18 มีนาคม | ยื่นขออนุญาตก่อสร้างใหม่หลังเปลี่ยนโจทย์ | คงที่ | £900 | อีเมล 19 มีนาคม | INV-2026-0038 |
| AS-03 | ลูกค้า โทรศัพท์ 7 เมษายน | ตรวจหนังสือแจ้งเรื่องกำแพงร่วมของเพื่อนบ้าน | น้ำใจ | £0 | ไม่จำเป็น | แสดงเป็นศูนย์ |
| AS-04 | ลูกค้า อีเมล 12 พฤษภาคม | ปรับครัวและด้านหลังอาคาร | คงที่ | £1,200 | อีเมล 13 พฤษภาคม | รอเรียกเก็บ |
| AS-05 | วิศวกรแก้ไข 20 พฤษภาคม | ประสานผังคานที่แก้ไข | £85/ชม. เพดาน 20 ชม. | 14 ชม. ถึงตอนนี้ | อีเมล 20 พฤษภาคม | รอเรียกเก็บ |
บันทึกรายการน้ำใจด้วย รายการศูนย์ในใบแจ้งหนี้แสดงให้ลูกค้าเห็นว่าได้อะไรไปฟรี และให้คุณมีสิ่งที่ชี้ได้เมื่อคำขอครั้งต่อไปไม่ฟรี
ออกใบแจ้งหนี้บริการเพิ่มเติมอย่างไร?
ออกใบแจ้งหนี้บริการเพิ่มเติมเป็นรายการแยกใต้ค่าบริการตามงวด แต่ละรายการมีเลขอ้างอิง เพื่อให้ลูกค้าผูกทุกจำนวนกับสิ่งที่ตกลงได้ นี่คืองานสมมติข้างบนที่เรียกเก็บ Stage 3 พร้อมรายการค้างทั้งสอง คิด VAT ที่อัตรามาตรฐานของสหราชอาณาจักร
| รายการ | จำนวน | ราคา | ยอดสุทธิ |
|---|---|---|---|
| RIBA Stage 3, Spatial Coordination: ค่าบริการตามงวด | 1 | £8,000 | £8,000 |
| AS-04: ปรับครัวและด้านหลังอาคาร ตกลง 13 พฤษภาคม | 1 | £1,200 | £1,200 |
| AS-05: ประสานคาน ชั่วโมงถึง 31 พฤษภาคม ตกลง 20 พฤษภาคม | 14 | £85 | £1,190 |
| ยอดรวมย่อย | £10,390 | ||
| VAT 20% | £2,078 | ||
| ยอดรวม | £12,468 |
ถ้าบริการเพิ่มเติมพาต้นทุนมาด้วย เช่น การสำรวจโดยผู้เชี่ยวชาญ ให้เรียกเก็บเป็นรายการของตัวเองด้วย คู่มือการออกใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้อธิบายวิธี
ถ้าทำงานไปแล้วล่ะ?
ถ้าทำงานไปแล้วโดยไม่มีข้อตกลง ให้เขียนถึงลูกค้าตอนนี้ ระบุข้อเท็จจริง และขอให้ตกลงค่าบริการ บอกว่าคำขอเข้ามาเมื่อไร คุณทำอะไร และทำไมจึงอยู่นอกสัญญาแต่งตั้ง เขียนตามข้อเท็จจริง และเสนอจำนวนที่ปกป้องได้จากชั่วโมงของคุณ
คุณอาจต้องยอมรับน้อยลง และอาจต้องตัดบางส่วนทิ้ง สิ่งที่ไม่ควรทำคือใส่ในใบแจ้งหนี้ครั้งต่อไปโดยไม่เตือน เพราะนั่นคือตอนที่ลูกค้าที่เป็นมิตรเริ่มอ่านทุกรายการ ถ้ามีจำนวนมากที่โต้แย้งกัน ให้ขอคำปรึกษา เพราะผลขึ้นอยู่กับสัญญาของคุณและสิ่งที่พูดกัน
บันทึกและเรียกเก็บบริการเพิ่มเติมใน ERPFlow อย่างไร?
ERPFlow ไม่มีทะเบียนการเปลี่ยนแปลงงานหรืองบรายงวด ทะเบียนข้างบนจึงอยู่ในสเปรดชีต หรือเป็นการ์ดในคอลัมน์หนึ่งบนบอร์ดของโปรเจกต์ เอกสารรอบๆ เป็นเอกสารธรรมดา
- ข้อตกลง ส่งบริการเพิ่มเติมแต่ละรายการเป็นใบเสนอราคาเล็กๆ พร้อม PDF ของตัวเอง ไม่มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หรือการยอมรับออนไลน์ คุณทำเครื่องหมายว่ายอมรับด้วยมือเมื่อลูกค้าตอบ และแนบอีเมลของลูกค้ากับใบเสนอราคา
- อัตรา บริการเก็บอัตรารายชั่วโมงและภาษีของคุณ จึงเติมให้ในทุกรายการ คุณกรอกชั่วโมงเป็นจำนวน
- งาน การ์ดบนบอร์ดของโปรเจกต์ใส่ผู้รับผิดชอบ กำหนดส่ง และเวลาที่ใช้ได้ พิมพ์เป็นชั่วโมงและนาที ตอนนี้ ERPFlow ไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้
- ใบแจ้งหนี้ แปลงใบเสนอราคาเป็นฉบับร่างของใบแจ้งหนี้ หรือเพิ่มรายการลงในใบแจ้งหนี้ตามงวด รายการน้ำใจราคาศูนย์ทำได้ การออกฉบับร่างให้เลขที่และทำให้เป็นฉบับสุดท้าย