Rozliczanie czasu podróży na budowę i spotkania z klientami

Czas podróży możesz rozliczyć, jeśli klient wcześniej się na to zgodził. Zwykłe opcje to pełna stawka, obniżona stawka, stała opłata za dojazd, opłata strefowa albo brak opłaty. Wpisz metodę w ofercie, pokaż dojazd jako osobną pozycję faktury i dziel wspólne wyjazdy, żeby nikt nie płacił dwa razy.

Czy możesz pobrać opłatę za czas podróży?

Tak, możesz pobrać opłatę za czas podróży, gdy klient zgodził się na to przed wyjazdem, w ofercie, umowie lub opublikowanym cenniku. Godzina w furgonetce lub w pociągu to godzina, której nie sprzedasz nikomu innemu, więc wiele firm serwisowych w terenie, usług domowych i budowlanych ją odzyskuje, podobnie jak konsultanci odwiedzający klientów.

Czego nie wolno robić bezpiecznie, to zaskakiwać kogoś opłatą. Opłata za dojazd, która pojawia się dopiero na fakturze, zamienia małą kwotę w spór o cały rachunek.

Którą metodę pobierania opłaty za dojazd wybrać?

Właściwa metoda zależy od tego, jak daleko jeździsz i jak bardzo to się zmienia między zleceniami.

Przykład: ta sama stawka, sześć sposobów

Oto zmyślony przykład. Technik rozlicza 60 € za godzinę. Jedno zlecenie jest oddalone o 45 minut, więc łącznie 90 minut podróży. Drugie jest oddalone o 10 minut, więc łącznie 20 minut.

Porównaj teraz te kwoty z tym, ile wyjazd kosztuje Ciebie. Jeśli godzina czasu technika kosztuje firmę 30 €, długi wyjazd kosztuje 45 € bez liczenia pojazdu. Pół stawki ledwo to pokrywa, a strefa bezpłatna, opłata za dojazd i opłaty strefowe na tym wyjeździe nie wystarczają. Opłata za dojazd i strefowa odrabiają część na krótkich wyjazdach. Poradnik o stawce rozliczeniowej pokazuje, jak obliczyć ten koszt godziny.

Opłata za dojazd pokazuje też swój kompromis: klient oddalony o dziesięć minut płaci 40 € za wyjazd, który przy pełnej stawce kosztowałby 20 €. To w porządku, jeśli opłata jest opublikowana i pokrywa także parking, załadunek i drogę powrotną, ale przygotuj się, by tak to powiedzieć.

Jak podzielić jeden wyjazd między kilku klientów?

Podziel wyjazd między nich i nigdy nie obciążaj każdego klienta całością. Jedna sprawiedliwa metoda dzieli faktyczny czas podróży proporcjonalnie do tego, ile zajęłaby wizyta u każdego klienta osobno.

Oto zmyślony przykład. Konsultant odwiedza jednego dnia trzech klientów, ze stawką 60 € za godzinę. Faktyczna trasa trwa 150 minut.

Każdy klient płaci mniej, niż kosztowałby jego własny wyjazd, a Ty nadal odzyskujesz całość. Równe części po 50 € są prostsze i wystarczająco uczciwe, gdy klienci mieszkają blisko siebie.

Ta sama zasada dotyczy pracy w drodze. Jeśli podczas podróży pociągiem dla klienta A piszesz raport dla klienta B, rozlicz B za pisanie i nie obciążaj A za te same minuty. Godzinę można sprzedać tylko raz.

Sformułowania do oferty i faktury

Klauzula do oferty lub Twoich warunków:

Dojazd rozliczamy po 30 € za godzinę od naszej siedziby do Państwa lokalizacji i z powrotem, według standardowego czasu przejazdu trasy, a nie faktycznego ruchu. Gdy jeden wyjazd obsługuje kilku klientów, dzielimy czas między nich. Dojazd pojawia się na Państwa fakturze jako osobna pozycja.

Pozycja na fakturę:

Czas podróży, 12 marca 2026, na miejsce i z powrotem: 1,50 godziny po 30,00 € za godzinę.

Standardowy czas przejazdu warto dopisać. Wyłącza korki z rozmowy i sprawia, że rachunek klienta nie zależy od dnia, w którym akurat odbył się wyjazd.

Czy od czasu podróży i kosztów dojazdu nalicza się VAT?

Zwykle tak. Czas podróży jest zazwyczaj częścią świadczonej usługi, więc podlega temu samemu VAT co praca.

Koszty dojazdu, które refakturujesz, też zwykle podlegają opodatkowaniu. Art. 78 dyrektywy VAT włącza do podstawy opodatkowania koszty uboczne, takie jak koszty transportu obciążające klienta. Wskazówki HMRC o kosztach lub wydatkach przenoszonych na klientów podają przykład biletu lotniczego kupionego na wizytę u klienta: jeśli go refakturujesz, naliczasz VAT, bo lot był dla Ciebie. Prawdziwe wydatki w imieniu klienta to wąski wyjątek, opisany w poradniku VAT od refakturowanych wydatków. Przepisy różnią się w zależności od kraju, więc sprawdź swoje.

Błędy, przez które opłaty za dojazd są kwestionowane

• Dojazd ukryty w pozycji robocizny. Godziny wyglądają na zawyżone, a klient zaczyna sprawdzać wszystkie.
• Brak informacji, skąd zaczyna się wyjazd. Twoja siedziba, Twój dom i ostatnie zlecenie dają trzy różne kwoty.
• Zaokrąglanie każdego odcinka osobno. Najpierw dodaj odcinki, a potem zastosuj jednostkę rozliczeniową raz.
• Obciążanie za wyjazd, na który klient nie miał wpływu, na przykład powrót po zapomnianą część. Ten jest Twój.

Rozliczanie czasu podróży w ERPFlow

Ustaw każdą opłatę za dojazd jako osobną usługę z jej ceną: „Czas podróży” za godzinę albo „Opłata za dojazd” jako kwotę stałą. Dodaj ją do oferty, żeby klient widział ją, zanim się zgodzi, a po przekształceniu oferty w fakturę przechodzi dalej. Każda pozycja ma własną ilość, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, i własną stawkę podatku.

ERPFlow nie ma dziś stopera ani kart czasu pracy. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce. Pole Poświęcony czas na karcie nie pozwala oznaczyć czasu jako podróży, więc godziny dojazdu na fakturze to liczba, którą wpisujesz.

Wydatki zapisują paliwo i bilety z paragonami, ale nie są powiązane z klientami ani zleceniami, a ewidencji przebiegu nie ma. Refakturowanie kosztu klientowi oznacza samodzielne dodanie pozycji do jego faktury.