Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Planowanie zasobów w zespole usługowym polega na porównywaniu dostępnych godzin każdej osoby z godzinami już obiecanymi projektom, tydzień po tygodniu. Dostępne minus zarezerwowane pokazuje, kto jest wolny, a liczba ujemna pokazuje, kto jest przeciążony. W małym zespole wystarczy cotygodniowo aktualizowana siatka w arkuszu.
To metoda, którą prowadzisz sam. ERPFlow nie planuje zasobów, a ostatnia sekcja mówi, co pokazuje.
Jak obliczyć dostępne godziny osoby?
Dostępne godziny osoby to jej godziny z umowy minus urlopy i święta państwowe minus realistyczny zapas na pracę wewnętrzną. Projektant na 37,5 godziny, ze świętem państwowym w tygodniu i 5 godzinami wewnętrznych spotkań i administracji, ma do zaplanowania 25 godzin. Planowanie na 37,5 to sposób, w jaki harmonogram rozsypuje się do środy.
Zapas to liczba, którą ludzie zgadują. Zmierz ją zamiast tego: poproś zespół o notowanie czasu wewnętrznego przez miesiąc i użyj tego. Jeśli prowadzisz ewidencję urlopów, daje Ci ona kolumnę urlopów wprost.
Jak zobaczyć, kto jest wolny, a kto przeciążony?
Zobaczysz, kto jest wolny, a kto przeciążony, umieszczając w tygodniowej siatce jeden wiersz na osobę i jedną kolumnę na projekt, a potem odejmując zarezerwowane godziny od dostępnych. Oto zmyślony tydzień w czteroosobowym studiu. „Zostaje” to dostępne minus zarezerwowane.
| Osoba | Umowa | Urlop | Wewnętrzne | Dostępne | Alder | Birch | Cedar | Zarezerwowane | Zostaje |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Główny projektant | 37,5 | 0 | 7,5 | 30,0 | 18 | 12 | 6 | 36 | −6,0 |
| Programista | 37,5 | 15 | 5,0 | 17,5 | 10 | 0 | 8 | 18 | −0,5 |
| Projektant na część etatu | 30,0 | 0 | 5,0 | 25,0 | 0 | 14 | 4 | 18 | +7,0 |
| Młodszy programista | 37,5 | 0 | 5,0 | 32,5 | 6 | 0 | 8 | 14 | +18,5 |
| Zespół | 142,5 | 15 | 22,5 | 105,0 | 34 | 26 | 26 | 86 | +19,0 |
Czytaj wiersze i ignoruj prawy dolny róg. Suma zespołu mówi, że 19 godzin jest wolnych, co sugeruje, że wszystko gra. W rzeczywistości główny projektant ma 6 godzin ponad limit, a większość wolnego czasu należy do młodszego programisty, który nie przejmie pracy projektowej.
Rozwiązanie widać w siatce: przenieś 6 godzin projektowania na projektanta na część etatu, któremu zostanie wtedy 1 godzina. Pół godziny ponad limit u programisty nie jest warte spotkania.
Co zrobić, gdy ktoś jest przeciążony?
Gdy ktoś jest przeciążony, wypróbuj opcje w kolejności tego, ile Cię kosztują, od najtańszej.
| Opcja | Użyj, gdy | Ile kosztuje |
|---|---|---|
| Zostaw | Przekroczenie o godzinę lub dwie, na jeden tydzień | Nic. Sprawdź znowu za tydzień |
| Przenieś na kogoś z tą samą umiejętnością | Współpracownik ma wolne godziny | Przekazanie pracy i być może część marży |
| Przenieś na późniejszy tydzień | Termin jest wewnętrzny lub elastyczny | Nic, jeśli nie dotyczy to klienta |
| Poproś klienta o zmianę terminu | Termin należy do klienta, a nikt nie może zastąpić | Trochę dobrej woli, mniej, im wcześniej poprosisz |
| Zaangażuj wykonawcę zewnętrznego | Przeciążenie przez kilka tygodni | Różnica między jego stawką a Twoją opłatą |
| Odrzuć lub przelicz nową pracę | Przeciążenie przez miesiące | Przychód, w zamian za dotrzymanie dotychczasowych obietnic |
Jest siódma opcja, i to ona zdarza się, gdy nikt nie decyduje: osoba pracuje po godzinach, a wewnętrzny zapas po cichu spada do zera. To pozwala przetrwać tydzień. Rób tak przez kwartał, a szkolenia, administracja i sami ludzie zaczną na tym cierpieć.
Jeśli musisz przesunąć termin klienta, poproś wcześnie i daj wybór:
Planujemy najbliższe dwa tygodnie, a przegląd projektu zaplanowany na 14. koliduje z innym terminem. Możemy dostarczyć go 18. bez zmiany kosztów albo zachować 14., dodając drugiego projektanta po uzgodnionej stawce. Co Państwo wolą?
Zanim przeniesiesz pracę na tańszą osobę, sprawdź, co to zrobi z marżą zlecenia. Odpowiedź różni się dla pracy godzinowej i ze stałą opłatą, jak pokazuje poradnik o rentowności projektu według osób.
Jak planować pracę, która nie jest jeszcze potwierdzona?
Niepotwierdzoną pracę planujesz, trzymając ją w osobnym wierszu i testując plan z tym zleceniem i bez niego, zamiast rezerwować jego procent. 50 % szansy na 40-godzinne zlecenie nie oznacza 20 godzin w przyszłym tygodniu. Oznacza albo nic, albo 40 godzin, a plan zbudowany na 20 jest błędny w obu przypadkach.
W powyższym tygodniu zespół ma 19 wolnych godzin. Jeśli to 40-godzinne zlecenie dojdzie do skutku, brakuje Ci 21 godzin, więc zdecyduj już teraz, co zrobisz: którą pracę przesuniesz albo do którego wykonawcy zadzwonisz. Jeśli nie dojdzie, nic się nie zmienia. Gdy klient podpisze, zlecenie przechodzi do kolumn zarezerwowanych.
Jak daleko naprzód powinien planować zespół usługowy?
Mały zespół usługowy powinien planować około dwóch tygodni szczegółowo, projekt po projekcie, a sześć do ośmiu tygodni w przybliżonych sumach. Dalej plan odzwierciedla głównie to, co masz nadzieję sprzedać. Poradnik o szablonie planowania zdolności produkcyjnych podaje układ do patrzenia na kilka tygodni naprzód.
Raz w miesiącu porównaj to, co zarezerwowano, z godzinami, które ludzie faktycznie przepracowali. Jeśli zlecenia stale trwają o 20 % dłużej, niż planowano, Twoja siatka zaniża zarezerwowane godziny o tyle samo, więc ludzie są mniej wolni, niż pokazuje, a naprawa leży w szacowaniu. Budżet względem faktycznych godzin pokazuje, jak zrobić to porównanie przy zleceniu za stałą opłatę, a wykorzystanie czasu pracy daje spojrzenie wstecz na cały zespół.
Sprawdzanie, kto jest nieobecny, a kto zarezerwowany w ERPFlow
ERPFlow nie planuje zasobów. Nie ma raportów zdolności ani wykorzystania, grafiku zmian ani sposobu na rezerwację godzin osoby na projekt, więc siatka i jej rachunki zostają w Twoim arkuszu.
Przydatnym wsadem do siatki jest to, co ERPFlow pokazuje:
- Kalendarz jednej osoby: zakładka Kalendarz w rekordzie pracownika pokazuje godziny dostępne do rezerwacji, rezerwacje, urlopy i święta państwowe, tygodniowo lub miesięcznie. Godziny dostępne do rezerwacji i rezerwacje pochodzą ze stron rezerwacji, więc ktoś, kogo na żadnej nie ma, nie ma godzin do pokazania. Każda rola widzi tylko to, na co ma pozwolenie.
- Kto jest nieobecny: Urlopy mają kalendarz zespołu, siatkę miesiąca z jednym wierszem na pracownika, nieobecnościami narysowanymi jako paski i świętami państwowymi zakreskowanymi. Zatwierdzona nieobecność usuwa też tę osobę z wolnych terminów na konfigurowalnej stronie rezerwacji.
- Co jest na termin: karty projektów pokazują, kto jest przypisany i kiedy mija termin każdej, a w miarę zbliżania się terminu robią się bursztynowe, a potem czerwone. Nic nie sumuje, ile godzin to komu zajmuje.