Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Przepisy i dane z innych źródeł sprawdzono 6 listopada 2026. Zmieniają się, więc zanim na nich oprzesz decyzję, potwierdź je w źródle.
Informacje ogólne, nie porada podatkowa ani prawna. Przepisy zależą od Twojego kraju i sytuacji, więc wszystko, co ma skutki podatkowe lub prawne, sprawdź z księgowym.
Ewidencja urlopów, która pokazuje także Twoje moce, ma dwie części: rejestr każdej nieobecności i tygodniową siatkę, która zamienia te nieobecności w dostępne godziny. Rejestr odpowiada na pytanie, kto jest nieobecny. Siatka odpowiada, ile godzin zostaje zespołowi w danym tygodniu, czego sama lista urlopów nie powie.
Co powinna zawierać ewidencja urlopów?
Ewidencja urlopów potrzebuje jednego wiersza na wniosek, bo wniosek to rzecz, która jest zatwierdzana, anulowana albo kwestionowana. Oto wymyślony przykład z pięcioosobowej pracowni:
| Osoba | Rodzaj | Pierwszy dzień | Ostatni dzień | Dni | Status | Decyzja |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Anna | Urlop wypoczynkowy | wt 7 kwi | pt 10 kwi | 4 | Zatwierdzony | Elin |
| Ben | Urlop wypoczynkowy | śr 8 kwi | czw 9 kwi | 2 | Zatwierdzony | Elin |
| Carla | Chorobowe | pn 13 kwi | pn 13 kwi | 1 | Zapisane | |
| Dev | Urlop wypoczynkowy | śr 6 maja | czw 7 maja | 2 | Oczekuje |
Trzymaj wnioski w jednym miejscu. Kalendarz i arkusz prowadzone obok siebie rozjadą się w ciągu miesiąca i wtedy nikt nie ufa żadnemu. Pomaga zasada, którą zespół może przeczytać:
Urlop zgłaszaj w ewidencji, nie na czacie. Wnioski na pięć dni lub więcej wymagają co najmniej dwóch tygodni wyprzedzenia. [Imię] decyduje w ciągu dwóch dni roboczych. Twój urlop nie jest zarezerwowany, dopóki status nie brzmi Zatwierdzony.
Okres wyprzedzenia podany tutaj to przykład. Ustal własny i sprawdź go z umowami o pracę.
Jak obliczyć saldo urlopu w arkuszu?
Saldo urlopu to wymiar plus dni przeniesione, minus dni wykorzystane, minus dni zatwierdzone na później. Odejmuj zarówno zatwierdzony urlop przyszły, jak i już wykorzystany, bo inaczej ktoś zarezerwuje te same dni dwa razy.
| Osoba | Wymiar | Przeniesione | Wykorzystane | Zatwierdzone, jeszcze niewykorzystane | Pozostało |
|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 28 | 2 | 9 | 5 | 16 |
| Ben | 25 | 0 | 6 | 2 | 17 |
| Dev (3 dni w tygodniu) | 16,8 | 1 | 4 | 3 | 10,8 |
Kolumna wymiaru to miejsce, w którym wchodzi prawo, a ono bywa różne.
- UE: art. 7 dyrektywy o czasie pracy ustala minimum czterech tygodni płatnego urlopu rocznie, a prawo krajowe może dodać więcej.
- Wielka Brytania: większość pracowników ma 5,6 tygodnia, czyli 28 dni przy pięciodniowym tygodniu i co najmniej 16,8 dnia przy trzydniowym. Pracodawca może wliczyć w tę liczbę dni ustawowo wolne od pracy (bank holidays).
- Liczenie dni: sprawdź, czy Twoje prawo liczy dni robocze, czy kalendarzowe. Estońska ustawa o umowach o pracę (Employment Contracts Act) daje na przykład 28 dni kalendarzowych, więc weekend w środku urlopu go zużywa, a święta państwowe nie.
Tabela powyżej zalicza cały rok z góry. Jeśli wolisz, by urlop narastał w miarę zarabiania, narosła wartość to wymiar razy dotychczasowe dni, podzielone przez liczbę dni w roku: 28 × 90 ÷ 365 = 6,9 dnia na koniec marca 2026 r.
Uzgodnij na piśmie, przed końcem roku, dwie rzeczy: co dzieje się z niewykorzystanymi dniami i jak proporcjonalnie rozliczasz kogoś, kto dołącza lub odchodzi w trakcie roku. Zasady przenoszenia urlopu różnią się w zależności od kraju, więc sprawdź swoje.
Jak ewidencja urlopów pokazuje moce zespołu?
Ewidencja urlopów pokazuje moce, gdy zamienisz każdą nieobecność na godziny, dla każdej osoby, tydzień po tygodniu. Rachunek to godziny z umowy, minus godziny świąt państwowych, minus godziny urlopu.
Oto ta sama wymyślona pracownia w tygodniu 6 kwietnia 2026 r., ze świętem w poniedziałek i ośmiogodzinnymi dniami. Dev pracuje od wtorku do czwartku.
| Osoba | Umowa | Święto | Urlop | Dostępne |
|---|---|---|---|---|
| Anna | 40 | 8 | 32 | 0 |
| Ben | 40 | 8 | 16 | 16 |
| Carla | 40 | 8 | 0 | 32 |
| Dev | 24 | 0 | 0 | 24 |
| Elin | 40 | 8 | 0 | 32 |
| Zespół | 184 | 32 | 48 | 104 |
Normalny tydzień daje temu zespołowi 184 godziny. Ten daje 104, czyli około 57%. Lista urlopów mówi, że dwie osoby są nieobecne, co brzmi do opanowania. Siatka mówi, że tracisz ponad 40% tygodnia, i to jest liczba, której potrzebujesz, zanim komukolwiek obiecasz termin dostawy.
Zwróć uwagę na wiersz Deva. Święto wypada w dzień, w którym Dev nie pracuje, więc nie kosztuje żadnych godzin, i właśnie tu rachunek w pamięci się myli.
Aby to zbudować, prowadź dwa arkusze. Pierwszy to rejestr wniosków powyżej, z osobnym wierszem na tydzień dla wniosku przekraczającego granicę tygodnia i kolumną godzin. Drugi ma jeden wiersz na osobę i jedną kolumnę na tydzień, a każda komórka pobiera dane z rejestru:
=umowa − święto − SUMIFS(Rejestr!Godziny, Rejestr!Osoba, $A2, Rejestr!Tydzień, B$1)
Pomiń oczekujące wnioski w sumie, ale oznacz komórkę, żeby widzieć ryzyko, nie traktując go jako ustalonego. Dalej wzór planowania mocy zestawia te godziny z rezerwacjami projektowymi, a poradnik o planowaniu zasobów w zespołach usługowych opisuje, jak zdecydować, kto co robi.
Które nieobecności trafiają do ewidencji urlopów?
Każda nieobecność trafia do ewidencji urlopów, ale tylko część wpływa na saldo urlopu. Ewidencja zawierająca wyłącznie urlop wypoczynkowy zawyży Twoje moce.
| Nieobecność | Zmniejsza saldo urlopu? | Zmniejsza moce? |
|---|---|---|
| Urlop wypoczynkowy | Tak | Tak |
| Święto państwowe | Tylko jeśli umowa wlicza je w wymiar | Tak, w dzień roboczy |
| Zwolnienie chorobowe | Zwykle nie | Tak |
| Urlop bezpłatny | Nie | Tak |
| Szkolenie lub konferencja | Nie | Tak |
| Praca z domu | Nie | Nie |
Przy chorobie wpisz „chorobowe” i nic więcej. Dane o zdrowiu to szczególna kategoria danych według art. 9 RODO, a arkusz mocy ich nie potrzebuje.
Rejestrowanie czasu wolnego w ERPFlow
W ERPFlow moduł Urlopy zastępuje zarówno rejestr wniosków, jak i arkusz sald. Wniosek za osobę z listy pracowników składasz jako urlop wypoczynkowy, zwolnienie chorobowe albo urlop bezpłatny, a tylko urlop wypoczynkowy zmniejsza saldo. Formularz pokazuje, ile dni kosztuje zakres i jakie będzie saldo po nim, i ostrzega, jeśli wniosek obniżyłby saldo poniżej zera albo nakładał się na inny. Ujemne saldo jest dozwolone. Zakres stykający się z oczekującym lub zatwierdzonym wnioskiem tej samej osoby jest odrzucany. Potem ktoś go zatwierdza albo odrzuca, a jego imię zostaje zapisane przy decyzji.
Zakładka Salda pokazuje dla każdej osoby narosłe dni plus przeniesione, dni wykorzystane, zatwierdzone dni przyszłe i dni dostępne, liczone przy każdym otwarciu z polityki w Ustawienia → Pracownicy → Urlopy:
- Wymiar: 28 dni, dopóki go nie zmienisz, a jedna osoba może mieć inną liczbę w formularzu pracownika.
- Narastanie: dni narastają w ciągu roku, a nie wpadają 1 stycznia, więc dostępna wartość w marcu jest wyraźnie poniżej rocznego wymiaru.
- Przeniesienie: wyłączone, dopóki go nie włączysz. Przeniesione dni wykorzystuje się najpierw i wygasają po roku.
- Liczenie dni: domyślnie dni kalendarzowe z wyłączeniem świąt państwowych, więc weekend w zakresie zużywa urlop. Możesz przełączyć na liczenie od poniedziałku do piątku. Ustaw to najpierw, bo zmiana polityki przekształca także dawne salda.
Kalendarz zespołu rysuje każdą nieobecność jako pasek w miesiącu, ze świętami zakreskowanymi. Te święta dodajesz, importując oficjalną listę kraju na wybrany rok i zapisując ją w polityce. Domyślnie każdy członek może zatwierdzić wniosek, więc jeśli zatwierdzanie ma należeć do wybranych osób, zaostrz to w rolach i uprawnieniach. Zatwierdzona nieobecność usuwa też tę osobę z wolnych terminów na konfigurowalnej stronie rezerwacji.
Politykę ustawiasz sam: ERPFlow nie stosuje przepisów o wymiarze ustawowym według kraju, więc sprawdź swoje ustawienia ze swoim prawem. Nie ma połączenia z płacami, grafiku zmian ani planowania mocy. ERPFlow nie zamienia nieobecności w dostępne godziny, więc siatka mocy powyżej zostaje w Twoim arkuszu, choć zakładka Kalendarz w rekordzie pracownika pokazuje jego godziny dostępne do rezerwacji, rezerwacje, czas wolny i święta państwowe, po jednej osobie naraz.