Praktyczny przepływ rozliczania czasu dla biur rachunkowych

Praktyczny przepływ rozliczania czasu dla biur rachunkowych ustala podstawę opłaty dla każdego zlecenia, zapisuje czas codziennie według klienta i zadania, zamyka ewidencję co miesiąc, porównuje godziny z opłatami, a potem rozlicza lub obniża wartość do rozliczenia, zanim otworzy się następny okres. Zapisuj też pracę ze stałą opłatą, bo ta ewidencja pokazuje, które opłaty się nie opłacają.

Dlaczego księgowi powinni rejestrować czas przy pracy ze stałą opłatą?

Rejestracja czasu przy pracy ze stałą opłatą mówi, ile naprawdę zarabia za godzinę każda opłata. Klient tego nie widzi i nie zmienia to rachunku. To jest dla Ciebie.

Dwóch klientów z tą samą miesięczną opłatą może zabierać bardzo różną ilość czasu, zwykle przez stan ich dokumentacji. Z faktur nie dowiesz się, który jest który. Poradnik o stałych opłatach za usługi księgowe opisuje, jak w ogóle wyceniać takie opłaty. Ten opisuje rutynę, która pokazuje, czy działają.

Do czego księgowi powinni przypisywać czas?

Przypisuj czas do klienta, usługi i okresu, żeby liczbę można było później porównać z opłatą, która ją pokrywa. Zadanie załatwia krótka lista kodów:

Wpis brzmi wtedy „Klient A, VAT, I kw. 2026, 1,5 godziny, uzgodniono księgę zakupów”. QRY to kod, który zwraca włożony wysiłek, bo wskazuje klientów, którzy najwięcej kosztują Cię w ściganiu dokumentów.

Miesięczny przepływ pracy, krok po kroku

1. Codziennie: każdy zapisuje czas według klienta, kodu i okresu, także krótkie rozmowy. Poradnik o ewidencji czasu opisuje kolumny.
2. Co piątek: uzupełnij luki, póki tydzień jest w pamięci.
3. Pierwszy dzień roboczy: zamknij poprzedni miesiąc. Późniejsze wpisy wymagają zgody osoby przeglądającej.
4. Do trzeciego dnia roboczego: osoba przeglądająca porównuje godziny z opłatami i zaznacza wszystko, co wykracza poza zakres. Przy każdym zaznaczeniu zdecyduj, czy rozliczyć, wchłonąć koszt, czy poruszyć sprawę z klientem.
5. Do piątego dnia roboczego: wystaw faktury za miesiąc: stałe opłaty, porady godzinowe i uzgodnione dodatki.
6. Tego samego dnia: zaktualizuj raport WIP o to, co zarobione, ale jeszcze nierozliczone.
7. Co kwartał: przejrzyj opłatę każdego klienta względem godzin z ostatnich 12 miesięcy.

Dni to propozycja. Liczy się to, że przegląd następuje przed fakturowaniem, a miesiąc zamyka się w znanym dniu, żeby liczby przestały się zmieniać.

Jak powstrzymać wyciekanie pracy poza zakresem?

Praca poza zakresem wycieka, bo klient zadaje szybkie pytanie, a nikt nie sprawdza umowy zlecenia. Potrzebne są dwie rzeczy: umowa, która wylicza, co obejmuje opłata, opisana w części o opłatach w umowie zlecenia, oraz e-mail wysłany przed rozpoczęciem pracy.

To wykracza poza naszą miesięczną opłatę, która obejmuje prowadzenie ksiąg i deklaracje VAT. Szacuję około 3 godzin po 85 € za godzinę, czyli 255 € plus VAT. Czy mam zacząć?

To krótki e-mail, a klienci rzadko protestują, że ich najpierw zapytano. Protestują przeciw niespodziance na fakturze. Trzymaj odpowiedź razem z wpisami czasu.

Przykład: ile za godzinę zarabia każda stała opłata

Oto zmyślony przykład. Małe biuro chce, by jego praca za stałą opłatą zarabiała co najmniej 75 € za godzinę, liczbę ustaloną metodą stawki rozliczeniowej.

Suma wygląda dobrze i właśnie tak klient B pozostaje ukryty. Przy 6 godzinach miesięcznie klient B potrzebuje opłaty 450 € (6 × 75 €) albo praca musi spaść do 4 godzin (300 € ÷ 75 €).

Jeden miesiąc w księgowości niewiele dowodzi, bo zamknięcie roku i kwartały VAT spiętrzają godziny w określonych miesiącach. Porównaj opłaty z godzinami z ostatnich 12 miesięcy, zanim z kimkolwiek porozmawiasz. Jeśli przyczyną są godziny QRY, rozmowa o terminowym dostarczaniu dokumentów może to naprawić bez ruszania opłaty.

Co zrobić z czasem, którego nie możesz rozliczyć?

Czas godzinowy, którego postanowisz nie pobierać, to obniżenie wartości do rozliczenia, a faktura, której nie możesz ściągnąć, to odpis. Obniżenie wartości do rozliczenia a odpis opisuje, jak zapisać każde z nich.

Przekroczenie przy stałej opłacie nie jest żadnym z nich. Nic za to nie miało być rozliczone, więc po prostu trafia do przeglądu opłaty. Oprzyj się chęci usunięcia go z ewidencji, bo to dowód, którego będziesz potrzebować, gdy opłata będzie odnawiana.

Prowadzenie tego przepływu w ERPFlow

ERPFlow nie ma dziś stopera ani kart czasu pracy, a czas na karcie nie zamienia się w pozycje faktury. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce. ERPFlow prowadzi biuro, a nie księgi Twoich klientów i nie jest księgą główną. Tak ten przepływ pasuje dziś:

• Praca i terminy: jedna tablica projektu na klienta, powiązana z jego kartą klienta, z kartą na zadanie i okres, na przykład „Deklaracja VAT, I kw. 2026”. Każda karta ma termin i przypisanych. Powiązanie z klientem leży na tablicy, więc jedna tablica na klienta daje sumę czasu na klienta.
• Czas: wpisywany w Poświęcony czas każdej karty, z sumami na tablicę i na klienta. Nie ma kodów zadań ani raportów na osobę. Czas nie ma też daty, dlatego karta na okres oddziela marzec od kwietnia.
• Stałe opłaty: faktury cykliczne wystawiają się według harmonogramu, na przykład co miesiąc lub co trzy miesiące, jedna faktura na klienta na cykl, wysyłana e-mailem lub zostawiana jako wersje robocze. Rozliczają i nigdy nie pobierają płatności.
• Porady godzinowe: usługa z Twoją ceną godzinową na zwykłej fakturze, z godzinami wpisanymi jako ilość.
• Przegląd: zakładka Analityka klienta pokazuje przychody, a zakładka Projekty czas. Podzielenie jednego przez drugie to rachunek, który robisz sam, bo ERPFlow nie ma stawek, budżetów ani kosztu czy marży na klienta. Nie ma też raportu WIP.