Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Aby wycenić stałą opłatę w księgowości, oszacuj godziny pracy dla każdego klienta, pomnóż je przez docelową stawkę godzinową, dodaj zapas na przekroczenia i ustal granice zakresu. Aby sprawdzić, czy się opłaca, podziel opłatę przez faktycznie przepracowane godziny, klient po kliencie, co najmniej raz w roku.
Jak wycenić stałą opłatę za usługi księgowe?
Stałą opłatę za usługi księgowe wyceniasz, budując ją z zadań, a potem dodając zapas na to, co oszacowanie pominęło.
- Wypisz każdą powtarzalną pracę dla tego klienta. Uwzględnij te, o których zapominasz, na przykład odpowiadanie na jego e-maile.
- Oszacuj godziny na każdą pracę. Użyj dawnych klientów tej samej wielkości, jeśli ich masz. Na początek wystarczy zgadywanie, o ile potem je sprawdzisz.
- Pomnóż przez docelową stawkę. To średnia stawka godzinowa, której potrzebujesz na pensje, koszty ogólne i zysk. Poradnik o obliczaniu stawki rozliczeniowej dla klienta pokazuje, jak do niej dojść, a średnia stawka godzinowa pomaga, gdy pracę dzielą juniorzy i seniorzy.
- Dodaj zapas na przekroczenia. Dokumenty przychodzą późno, a klient dzwoni w piątek.
- Zaokrąglij i podziel przez dwanaście, jeśli klient płaci miesięcznie.
- Zapisz granice. Opłata obowiązuje tylko wtedy, gdy sekcja o wynagrodzeniu w umowie zlecenia mówi, co zakłada.
Przykład: wycena jednego klienta
Oto wymyślony przykład. Małe biuro z docelową stawką 70 € wycenia firmę z około 80 transakcjami miesięcznie, zarejestrowaną jako podatnik VAT, której trzeba przygotować sprawozdanie roczne. Wszystkie kwoty bez VAT.
| Praca | Godziny jednorazowo | Razy w roku | Godziny rocznie |
|---|---|---|---|
| Miesięczne prowadzenie ksiąg | 3,5 | 12 | 42 |
| Deklaracje VAT | 1,5 | 4 | 6 |
| Roczne sprawozdanie | 14 | 1 | 14 |
| Zeznanie podatkowe spółki | 4 | 1 | 4 |
| Pytania i e-maile | 1 | 12 | 12 |
| Razem | 78 |
78 godzin po 70 € to 5 460 €. Zapas 10% dodaje 546 €, co daje 6 006 €. Biuro zaokrągla to do 6 000 € rocznie, czyli 500 € miesięcznie. Te 10% to tylko ilustracja, bo lepszym przewodnikiem jest Twoja własna historia.
Wiersz z pytaniami to ten, który ludzie pomijają. Tutaj to 15% godzin, a bez wiersza na to ten czas oddajesz za darmo od pierwszego miesiąca.
Co powinna obejmować stała opłata, a czego nie?
Stała opłata powinna obejmować pracę, którą da się policzyć, do podanych limitów, i nie obejmować niczego, co zależy od zachowania klienta. Limity powinny być czymś, co klient może sprawdzić.
| Ustal limit na | Na przykład | Dolicz osobno za |
|---|---|---|
| Wolumen | Do 80 transakcji miesięcznie | Wolumen powyżej limitu |
| Terminy | Dokumenty do 10. dnia następnego miesiąca | Pilną pracę po spóźnionych dokumentach |
| Podmioty | Jedna spółka | Każdą dodatkową spółkę |
| Pracownicy | Do 6 osób na liście płac | Każdego dodatkowego pracownika |
| Stan dokumentów | Dokumenty prowadzone zgodnie z ustaleniami | Uporządkowanie zaległości |
Jak sprawdzić, czy stała opłata się opłaca?
Sprawdzasz, czy stała opłata się opłaca, dzieląc opłatę przez faktycznie przepracowane godziny, co daje uzyskaną stawkę, i porównując ją z docelową. Rób to dla każdego klienta osobno, bo średnia mówi bardzo mało.
Oto to samo wymyślone biuro rok później, z trzema klientami na tej samej opłacie 6 000 € i docelową stawką 70 €.
| Klient | Opłata roczna | Przepracowane godziny | Uzyskana stawka | W stosunku do celu |
|---|---|---|---|---|
| A | 6 000 € | 62 | 96,77 € | +38% |
| B | 6 000 € | 78 | 76,92 € | +10% |
| C | 6 000 € | 104 | 57,69 € | −18% |
| Wszyscy trzej | 18 000 € | 244 | 73,77 € | +5% |
Biuro wygląda dobrze, 5% powyżej celu. Klient C jest 18% poniżej, a łatwy rok klienta A za to płaci, choć nikt tak nie zdecydował. C wymaga uwagi, czego wynik całego biura nigdy by nie pokazał.
Nic z tego nie działa bez zapisanych godzin, a częsty błąd to przestanie ich zapisywać, bo czas przy stałej opłacie nie jest fakturowany. Materiał pomocniczy ICAEW o informacjach o wynagrodzeniu opisuje ewidencję czasu właśnie w tej roli: jako narzędzie zarządcze do ustalania wynagrodzenia i porównywania wycen z tym, ile praca faktycznie zajęła. Poradnik o godzinach rozliczalnych w księgowości opisuje sposób pracy, a godziny z budżetu a godziny faktyczne omawiają porównanie na jednym zleceniu.
Co zrobić, gdy stała opłata się nie opłaca?
Gdy stała opłata się nie opłaca, znajdź przyczynę, zanim ruszysz cenę, bo niektóre przyczyny taniej naprawić niż prowadzić trudną rozmowę.
| Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|
| Dokumenty przychodzą późno lub niekompletne | Egzekwuj termin z umowy albo dolicz opłatę za pośpiech |
| Klient wyrósł poza limity | Przelicz cenę według limitów, które umowa już ustala |
| Wspólnik robi pracę, którą mógłby zrobić junior | Zmień, kto ją wykonuje, co zmienia realny koszt |
| Pytania znacznie przekraczają zapas | Umów miesięczną rozmowę albo wyceń dodatkowy kontakt |
| Oszacowanie było po prostu za niskie | Podnieś opłatę przy weryfikacji |
Dla klienta C rachunek jest prosty. 104 godziny po 70 € to 7 280 €, czyli około 607 € miesięcznie zamiast 500 €, podwyżka o 21%. To duży skok do wprowadzenia naraz, więc możesz podnieść opłatę w dwóch krokach, jednocześnie naprawiając spóźnione dokumenty, co też zmniejszy liczbę godzin. Pismo o podwyżce stawek pomaga w sformułowaniu.
Stałe opłaty w ERPFlow
ERPFlow fakturuje stałą opłatę i przechowuje wpisany przez Ciebie czas. Dzielenie robisz ręcznie. Strona o księgowości i prowadzeniu ksiąg opisuje, jak po stronie biura wszystko do siebie pasuje.
- Opłata: dodaj ją jako usługę z ceną, a potem fakturuj miesięczną cykliczną fakturą, wysłaną e-mailem albo zostawioną jako wersja robocza. Faktura tylko rozlicza i nigdy nie pobiera płatności, więc wpłaty rejestruje się ręcznie. Każda faktura wlicza się do miesięcznego limitu faktur w Twoim planie, który znajdziesz na stronie cennika.
- Godziny: prowadź jedną tablicę projektu na klienta, powiązaną z klientem, z kartą na każdą pracę i wpisanym czasem w godzinach i minutach. Strona klienta pokazuje sumę z tablicy. Plan Free ogranicza liczbę kart do 10 łącznie.
- Kontrola: zakładka Analityka klienta pokazuje przychody netto i należności. Opłatę podziel przez godziny w arkuszu kalkulacyjnym.
ERPFlow nie ma dziś stopera ani kart czasu pracy. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce. ERPFlow nie oblicza uzyskanych stawek, rentowności poszczególnych klientów ani budżetów w porównaniu z godzinami faktycznymi, a wydatki nie są powiązane z klientami, więc nie ma też kosztu per klient.