आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
काम के हिसाब से समय की रिपोर्ट दिखाती है कि किसी महीने में हर व्यक्ति ने हर तरह के काम पर कितने घंटे बिताए, कुल के साथ। आप इसे ऐसी टाइमशीट लाइनों से बनाते हैं जिनमें तारीख़, व्यक्ति, प्रोजेक्ट और टास्क कोड हो, पिवट टेबल से। कुछ महीनों की तुलना करें और आपको दिखता है कि घंटे कहाँ खिसक रहे हैं।
काम के हिसाब से समय की रिपोर्ट कैसी दिखती है?
काम के हिसाब से समय की रिपोर्ट में काम पंक्तियों में, लोग कॉलमों में, और दाईं ओर कुल और प्रतिशत होता है। यह मार्च की एक काल्पनिक रिपोर्ट है, एक पार्ट-टाइमर वाली तीन लोगों की डिज़ाइन प्रैक्टिस की:
| काम | Anna | Ben | Carla | कुल | हिस्सा |
|---|---|---|---|---|---|
| ड्रॉइंग | 62 | 96 | 60 | 218 | 49.5% |
| संशोधन | 24 | 40 | 34 | 98 | 22.3% |
| प्रस्ताव | 30 | 0 | 10 | 40 | 9.1% |
| ग्राहक मीटिंग | 18 | 6 | 8 | 32 | 7.3% |
| एडमिन | 14 | 8 | 8 | 30 | 6.8% |
| साइट विज़िट | 12 | 10 | 0 | 22 | 5.0% |
| कुल | 160 | 160 | 120 | 440 | 100% |
पंक्ति में पढ़ने से दिखता है कि कौन क्या करता है। Anna के पास तीन-चौथाई प्रस्ताव और आधे से ज़्यादा साइट विज़िट हैं। कॉलम में पढ़ने से दिखता है कि एक व्यक्ति का महीना कैसे बीता। Ben ने अपने महीने का एक चौथाई संशोधनों पर बिताया।
अलग-अलग कामों को उसी डेटा के अलग-अलग कट चाहिए, इसलिए इस रिपोर्ट को बजट घंटे बनाम असल घंटे से न मिलाएँ, जो घंटों की तुलना काम की योजना से करता है, या यूटिलाइज़ेशन से, जो बिल योग्य हिस्से को मापता है।
काम के हिसाब से समय को महीने-दर-महीने कैसे पढ़ें?
काम के हिसाब से समय को महीने-दर-महीने पढ़ने के लिए हर काम का हिस्सा एक पंक्ति में रखें और एक अजीब महीने की जगह लगातार रुझान ढूँढें। हिस्सा उन महीनों को सुधार देता है जिनमें घंटे ज़्यादा या कम थे, जो कच्चे घंटे नहीं करते।
यही काल्पनिक प्रैक्टिस, चार महीनों में एक काम को देखते हुए:
| जन | फ़र | मार्च | अप्रैल | |
|---|---|---|---|---|
| कुल घंटे | 430 | 410 | 440 | 420 |
| संशोधन, घंटे | 52 | 61 | 98 | 109 |
| संशोधन, हिस्सा | 12.1% | 14.9% | 22.3% | 26.0% |
संशोधन दोगुने से ज़्यादा हो गए जबकि कुल घंटे स्थिर रहे। अप्रैल के 109 घंटे जनवरी के 52 से 57 ज़्यादा हैं। €60 प्रति घंटे की काल्पनिक आंतरिक लागत पर, यह एक महीने में €3,420 की अतिरिक्त लागत है, और तय फ़ीस के काम पर इसके लिए कोई भुगतान नहीं कर रहा। कोई काम-वार रिपोर्ट यह नहीं दिखाती, क्योंकि हर अकेला काम सिर्फ़ थोड़ा ऊपर दिखता है।
आम इलाज व्यावसायिक है। हर चरण पर मंज़ूरी लें, और उसके बाद किए बदलावों का शुल्क लें। अतिरिक्त सेवाओं की गाइड बताती है कि उन पर कैसे सहमत हों और उनका इनवॉइस कैसे बनाएँ।
| आप क्या देखते हैं | अक्सर इसका मतलब | क्या आज़माएँ |
|---|---|---|
| संशोधन बढ़ रहे हैं | मंज़ूरियाँ कमज़ोर हैं, या ब्रीफ़ उनके बाद बदलता है | चरण-वार मंज़ूरी, और बाद के बदलावों का शुल्क |
| प्रस्ताव ज़्यादा, जीत कम | आप ऐसे काम का कोट दे रहे हैं जो आपको मिलेगा नहीं | लिखने से पहले पूछताछ को परखें |
| एक व्यक्ति के पास ज़्यादातर मीटिंग | अड़चन, या ऐसा काम जो एक व्यक्ति पर निर्भर है | ग्राहक संपर्क में किसी और को लाएँ |
| कमाने वालों पर एडमिन बढ़ रहा है | ऐसा काम जो कोई और कर सकता है | उसे हटाएँ, या उसके लिए भर्ती करें |
| ऐसा काम जिसे लगभग कोई इस्तेमाल नहीं करता | कोड उपयोगी नहीं है | उसे मिला दें |
ये शुरुआती बिंदु हैं, निदान नहीं। किसी संख्या का मतलब तय करने से पहले व्यक्ति से पूछें।
काम के हिसाब से समय की रिपोर्ट कैसे बनाएँ?
काम के हिसाब से समय की रिपोर्ट आप हर टाइमशीट लाइन की एक पंक्ति रखकर और उन्हें समेटकर बनाते हैं, कभी मासिक तालिका में कुल टाइप करके नहीं। सपाट सूची को बाद में किसी भी तरह काटा जा सकता है, जबकि सारांश को वापस खोला नहीं जा सकता।
| तारीख़ | महीना | व्यक्ति | प्रोजेक्ट | काम | घंटे |
|---|---|---|---|---|---|
| 02/03/2026 | 2026-03 | Anna | P-114 | ड्रॉइंग | 4.5 |
| 02/03/2026 | 2026-03 | Anna | P-118 | ग्राहक मीटिंग | 1.5 |
| 02/03/2026 | 2026-03 | Ben | P-114 | संशोधन | 7.0 |
| 03/03/2026 | 2026-03 | Carla | आंतरिक | एडमिन | 1.0 |
महीना कॉलम एक सूत्र है, जैसे =TEXT(A2,"yyyy-mm"), इसलिए इसे कोई टाइप नहीं करता। फिर या तो पिवट टेबल डालें जिसमें काम पंक्तियों में, व्यक्ति कॉलमों में, घंटे मानों में और महीना फ़िल्टर में हो, या हर सेल के लिए एक सूत्र इस्तेमाल करें:
=SUMIFS(Hours, Person, "Anna", Task, "Drawings", Month, "2026-03")
काम के कॉलम के लिए ड्रॉपडाउन इस्तेमाल करें। पिवट टेबल "संशोधन", "संशोधन " और "संशोधनों" को अलग काम मानती है, और इन रिपोर्टों को किसी और चीज़ से ज़्यादा नुक़सान यही पहुँचाता है। इन लाइनों को जमा करने के लिए टीम टाइमशीट टेम्पलेट में साप्ताहिक लेआउट है।
आपके पास कितने टास्क कोड होने चाहिए?
छोटी फ़र्म के लिए 6 से 12 टास्क कोड, सभी प्रोजेक्ट में साझा, एक समझदार दायरा है। हर कोड की कसौटी यह है कि क्या आप उस फ़ैसले का नाम ले सकते हैं जो वह बदलेगा। "संशोधन" पास होता है, क्योंकि ऊँचा आँकड़ा आपके चरणों की मंज़ूरी का तरीक़ा बदलता है। "प्रिंटिंग" आम तौर पर फ़ेल होता है, क्योंकि वह जो भी कहे, आप कुछ अलग नहीं करेंगे।
हर प्रोजेक्ट पर वही कोड इस्तेमाल करें, और प्रोजेक्ट को उसके अपने कॉलम में रखें। "Riverside ड्रॉइंग" जैसा कोड दोनों को मिला देता है, और आप कभी कामों में ड्रॉइंग जोड़ नहीं पाएँगे। एक एडमिन कोड रखें, वरना वह समय उस ग्राहक काम के भीतर छिप जाएगा जो लोगों ने संयोग से खोल रखा था। फिर कुछ महीने सूची को छेड़ें नहीं, क्योंकि बीच में नाम बदला कोड उस तुलना को तोड़ देता है जो आप बना रहे हैं।
ERPFlow से काम के हिसाब से समय निकालना
ERPFlow में काम के हिसाब से समय की रिपोर्ट और प्रति व्यक्ति समय की रिपोर्टें नहीं हैं। ERPFlow में आज कोई टाइमर या टाइमशीट नहीं है। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है, पर वह इस जैसी रिपोर्ट को कवर नहीं करता, इसलिए ऊपर का तरीक़ा स्प्रेडशीट में ही रहता है।
आज की सबसे नज़दीकी चीज़ प्रोजेक्ट में कार्ड पर लगा समय फ़ील्ड है, जो घंटे और मिनट में लिखा जाता है। अगर हर कार्ड एक काम है, तो आपको हर काम का कुल मिलता है। बोर्ड सूची हर प्रोजेक्ट का समय जोड़ती है, और ग्राहक का पेज उसे उनके बोर्डों में जोड़ता है।
आप कार्ड को CSV के रूप में निर्यात भी कर सकते हैं, शीर्षक, विवरण, प्रोजेक्ट, कॉलम, डेडलाइन और मिनटों में लगे समय के साथ। फ़ाइल में असाइन किए गए लोग या तारीख़ें नहीं होतीं, क्योंकि कार्ड तारीख़ वाली प्रविष्टियों की जगह एक चालू कुल रखता है। इसलिए आप हर कार्ड का समय देख सकते हैं, पर यह नहीं कि किसने लगाया, और न यह कि किस महीने में। हर कार्ड का मोटा मासिक आँकड़ा पाने के लिए, हर महीने के अंत में निर्यात करें और मौजूदा फ़ाइल के मिनटों से पिछली फ़ाइल के मिनट घटाएँ।