आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
सर्विस टीम के लिए रिसोर्स प्लानिंग का मतलब है हर व्यक्ति के उपलब्ध घंटों की तुलना उन घंटों से करना जो प्रोजेक्टों को पहले ही वादा किए जा चुके हैं, हफ़्ते-दर-हफ़्ते। उपलब्ध में से बुक किए घटाने पर पता चलता है कि कौन खाली है, और ऋणात्मक संख्या दिखाती है कि किस पर ज़्यादा काम है। छोटी टीम के लिए, हर हफ़्ते अपडेट होने वाला स्प्रेडशीट ग्रिड काम कर देता है।
यह एक ऐसा तरीका है जिसे आप खुद चलाते हैं। ERPFlow रिसोर्स प्लानिंग नहीं करता, और आख़िरी खंड बताता है कि वह क्या दिखाता है।
किसी व्यक्ति के उपलब्ध घंटे कैसे निकालें?
किसी व्यक्ति के उपलब्ध घंटे हैं उसके कॉन्ट्रैक्ट के घंटे, घटा छुट्टी और सार्वजनिक अवकाश, घटा आंतरिक काम के लिए यथार्थवादी भत्ता। 37.5 घंटे वाले डिज़ाइनर के पास, जिसके हफ़्ते में एक सार्वजनिक अवकाश है और 5 घंटे आंतरिक मीटिंग और एडमिन के हैं, प्लान करने के लिए 25 घंटे हैं। 37.5 के हिसाब से प्लान करना ही वह तरीका है जिससे शेड्यूल बुधवार तक बिखर जाता है।
भत्ता वही संख्या है जिसका लोग अंदाज़ा लगाते हैं। उसे नापें: टीम से कहें कि एक महीने तक अपना आंतरिक समय नोट करें, फिर वही इस्तेमाल करें। अगर आप छुट्टी ट्रैकर रखते हैं, तो वह आपको छुट्टी वाला कॉलम सीधे दे देता है।
कैसे देखें कि कौन खाली है और किस पर ज़्यादा काम है?
यह देखने के लिए साप्ताहिक ग्रिड में हर व्यक्ति की एक पंक्ति और हर प्रोजेक्ट का एक कॉलम रखें, फिर उपलब्ध घंटों में से बुक किए घंटे घटाएँ। यह चार लोगों के स्टूडियो का एक काल्पनिक हफ़्ता है। "Left" उपलब्ध घटा बुक किया है।
| व्यक्ति | कॉन्ट्रैक्ट | छुट्टी | आंतरिक | उपलब्ध | Alder | Birch | Cedar | बुक किए | Left |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| लीड डिज़ाइनर | 37.5 | 0 | 7.5 | 30.0 | 18 | 12 | 6 | 36 | −6.0 |
| Developer | 37.5 | 15 | 5.0 | 17.5 | 10 | 0 | 8 | 18 | −0.5 |
| पार्ट-टाइम डिज़ाइनर | 30.0 | 0 | 5.0 | 25.0 | 0 | 14 | 4 | 18 | +7.0 |
| जूनियर डेवलपर | 37.5 | 0 | 5.0 | 32.5 | 6 | 0 | 8 | 14 | +18.5 |
| टीम | 142.5 | 15 | 22.5 | 105.0 | 34 | 26 | 26 | 86 | +19.0 |
पंक्तियाँ पढ़ें और नीचे दाएँ को अनदेखा करें। टीम का कुल कहता है कि 19 घंटे खाली हैं, जो सुझाता है कि सब ठीक है। असल में लीड डिज़ाइनर 6 घंटे ज़्यादा पर है, और ज़्यादातर खाली समय जूनियर डेवलपर का है जो डिज़ाइन का काम नहीं उठा सकता।
यहाँ समाधान ग्रिड में दिखता है: 6 डिज़ाइन घंटे पार्ट-टाइम डिज़ाइनर को सौंप दें, जिसके पास तब 1 घंटा बचेगा। डेवलपर के आधे घंटे ज़्यादा पर मीटिंग करना ठीक नहीं।
जब किसी पर ज़्यादा काम हो तो क्या करें?
जब किसी पर ज़्यादा काम हो, तो विकल्प उसी क्रम में आज़माएँ जिसमें वे आपको कम पड़ते हैं, सबसे सस्ते से शुरू करके।
| विकल्प | कब इस्तेमाल करें | इसकी कीमत |
|---|---|---|
| रहने दें | एक हफ़्ते के लिए एक-दो घंटे ज़्यादा | कुछ नहीं। अगले हफ़्ते फिर देखें |
| उसी हुनर वाले किसी को सौंपें | किसी सहकर्मी के पास खाली घंटे हैं | हैंडओवर, और शायद कुछ मार्जिन |
| बाद के हफ़्ते में ले जाएँ | तारीख आंतरिक या लचीली है | कुछ नहीं, अगर क्लाइंट पर असर नहीं पड़ता |
| क्लाइंट से तारीख बदलने को कहें | तारीख क्लाइंट की है और कोई कवर नहीं कर सकता | कुछ सद्भाव, जितनी जल्दी पूछें उतना कम |
| ठेकेदार बुलाएँ | कई हफ़्तों से ज़्यादा पर | उनके रेट और आपके शुल्क के बीच का अंतर |
| नया काम मना करें या उसकी कीमत दोबारा तय करें | महीनों से ज़्यादा पर | राजस्व, मौजूदा वादे निभाने के बदले |
एक सातवाँ विकल्प भी है, और वह तब होता है जब कोई फ़ैसला नहीं करता: व्यक्ति देर तक काम करता है और आंतरिक भत्ता चुपचाप शून्य हो जाता है। इससे एक हफ़्ता निकल जाता है। इसे एक तिमाही तक करें, तो ट्रेनिंग, एडमिन और खुद लोग कष्ट पाने लगते हैं।
अगर आपको क्लाइंट की तारीख बदलनी हो, तो जल्दी पूछें और उन्हें विकल्प दें:
हम अगले दो हफ़्तों का शेड्यूल बना रहे हैं, और 14 तारीख को तय डिज़ाइन समीक्षा एक दूसरी समय-सीमा से टकरा रही है। हम उसे लागत में बिना बदलाव के 18 तारीख को दे सकते हैं, या तय रेट पर दूसरा डिज़ाइनर जोड़कर 14 तारीख रख सकते हैं। आप क्या पसंद करेंगे?
काम को सस्ते व्यक्ति को सौंपने से पहले देखें कि इससे काम के मार्जिन पर क्या असर पड़ता है। जवाब घंटे के और तय फ़ीस के काम में अलग है, जैसा व्यक्ति के अनुसार प्रोजेक्ट मुनाफ़ा की गाइड दिखाती है।
जिस काम की पुष्टि नहीं हुई उसके लिए प्लान कैसे करें?
अपुष्ट काम के लिए प्लान करने का तरीका है उसे अलग पंक्ति में रखना और प्लान को उस काम के साथ और उसके बिना परखना, उसके किसी प्रतिशत को बुक करने के बजाय। 40 घंटे के काम की 50% संभावना का मतलब अगले हफ़्ते 20 घंटे नहीं है। इसका मतलब है या तो कुछ नहीं या 40 घंटे, और 20 पर बना प्लान दोनों सूरतों में गलत है।
ऊपर के हफ़्ते को लेकर, टीम के पास 19 घंटे खाली हैं। अगर वह 40 घंटे का काम मिल जाए, तो आप 21 घंटे कम पड़ते हैं, इसलिए अभी तय करें कि आप क्या करेंगे: कौन-सा काम खिसकेगा, या कौन-सा ठेकेदार आप बुलाएँगे। अगर नहीं मिला, तो कुछ नहीं बदलता। क्लाइंट के हस्ताक्षर करते ही वह बुक किए कॉलमों में चला जाता है।
सर्विस टीम को कितना आगे तक प्लान करना चाहिए?
छोटी सर्विस टीम को लगभग दो हफ़्ते विस्तार से, प्रोजेक्ट-दर-प्रोजेक्ट, और छह से आठ हफ़्ते मोटे कुल में प्लान करने चाहिए। उससे आगे, प्लान ज़्यादातर वह दर्शाता है जिसे बेचने की आप उम्मीद करते हैं। कई हफ़्ते आगे देखने का लेआउट कैपेसिटी प्लानिंग टेम्पलेट की गाइड देती है।
महीने में एक बार तुलना करें कि आपने क्या बुक किया था और लोगों ने असल में कितने घंटे लगाए। अगर काम लगातार प्लान से 20% ज़्यादा समय लेते हैं, तो आपका ग्रिड बुक किए घंटों को उतना कम आँक रहा है, इसलिए लोग उससे कम खाली हैं जितना दिखता है, और समाधान आपके अनुमानों में है। बजट बनाम वास्तविक घंटे तय फ़ीस के काम पर वह तुलना करना दिखाती है, और यूटिलाइज़ेशन पूरी टीम पर पीछे मुड़कर देखना देता है।
ERPFlow में देखना कि कौन बाहर है और कौन बुक है
ERPFlow रिसोर्स प्लानिंग नहीं करता। इसमें कैपेसिटी या यूटिलाइज़ेशन रिपोर्ट, रोटा, और किसी व्यक्ति के घंटे किसी प्रोजेक्ट पर बुक करने का तरीका नहीं है, इसलिए ग्रिड और उसके जोड़ आपकी स्प्रेडशीट में रहते हैं।
ERPFlow जो दिखाता है वह ग्रिड के लिए उपयोगी इनपुट है:
- एक व्यक्ति का कैलेंडर: स्टाफ़ रिकॉर्ड का कैलेंडर टैब बुक करने योग्य घंटे, बुकिंग, छुट्टी और सार्वजनिक अवकाश दिखाता है, हफ़्ते या महीने के अनुसार। बुक करने योग्य घंटे और बुकिंग बुकिंग पेज से आती हैं, इसलिए जो किसी पर नहीं है उसके पास दिखाने को कोई बुक करने योग्य घंटे नहीं हैं। हर भूमिका वही देखती है जिसकी उसे अनुमति है।
- कौन बाहर है: छुट्टियाँ में टीम कैलेंडर है, हर स्टाफ़ सदस्य की एक पंक्ति वाला महीने का ग्रिड, जिसमें अनुपस्थितियाँ पट्टियों के रूप में और सार्वजनिक अवकाश धारीदार दिखते हैं। अनुमोदित अनुपस्थिति उस व्यक्ति को कॉन्फ़िगर किए जा सकने वाले बुकिंग पेज के खुले स्लॉट से भी हटा देती है।
- क्या देय है: प्रोजेक्ट कार्ड दिखाते हैं कि किसे असाइन किया गया है और हर एक कब देय है, और समय-सीमा पास आने पर अंबर और फिर लाल हो जाते हैं। कुछ भी यह नहीं जोड़ता कि वह किसी को कितने घंटों के लिए बाँधता है।