आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
लॉ फ़र्म का टाइम और बिलिंग वर्कफ़्लो एंगेजमेंट लेटर से शुरू होकर समय दर्ज करने और प्री-बिल की समीक्षा से होते हुए अंतिम बिल और भुगतान तक जाता है, और क्लाइंट का पैसा अलग से सँभाला जाता है। पहले फ़ीस का आधार तय करें, समय उसी दिन उचित विवरण के साथ दर्ज करें, ज़िम्मेदार वकील से हर ड्राफ़्ट की समीक्षा करवाएँ, फिर तय चक्र पर बिल बनाएँ।
लॉ फ़र्म की बिलिंग वर्कफ़्लो में कौन-से चरण होते हैं?
लॉ फ़र्म की बिलिंग वर्कफ़्लो में आठ चरण होते हैं, और हर चरण इसलिए है कि बाद में एक खास समस्या सामने न आए।
| चरण | कौन | क्या होता है | क्या रोकता है |
|---|---|---|---|
| 1. मामला खोलें | एडमिन, ज़िम्मेदार वकील | कॉन्फ़्लिक्ट चेक, क्लाइंट की पहचान, मामले का संदर्भ | ऐसे व्यक्ति के लिए काम करना जिसके लिए नहीं करना चाहिए, और समय जिसका कोई ठिकाना न हो |
| 2. फ़ीस का आधार तय करें | ज़िम्मेदार वकील | घंटे, तय या मिला-जुला, एंगेजमेंट लेटर में, रेट और बिलिंग इकाई के साथ | ऐसा पहला बिल जो चौंकाए |
| 3. समय दर्ज करें | हर फ़ीस कमाने वाला, रोज़ | मामला, इकाइयाँ और विवरण | खोए घंटे और अस्पष्ट बिल |
| 4. डिसबर्समेंट दर्ज करें | फ़ीस कमाने वाला, अकाउंट्स | कोर्ट फ़ीस, बैरिस्टर, सर्च, सबूत के साथ | वे खर्च जो आपने चुकाए और वसूलना भूल गए |
| 5. प्री-बिल की समीक्षा | ज़िम्मेदार वकील, मासिक | हर विवरण पढ़ें, जो बिल नहीं होना चाहिए उसे राइट-डाउन करें | बिल जाने के बाद के विवाद |
| 6. बिल जारी करें | अकाउंट्स | फ़ीस, VAT और डिसबर्समेंट के साथ क्रमांकित इनवॉइस | ड्राफ़्ट में पड़े रहने वाले बिल |
| 7. खाते में रखा पैसा लगाएँ | अकाउंट्स | क्लाइंट खाते से हस्तांतरण सिर्फ़ तब जब आपके नियम इजाज़त दें | क्लाइंट-मनी का उल्लंघन |
| 8. वसूली करें | अकाउंट्स, फिर वकील | रिमाइंडर, फिर एक कॉल | कर्ज़ जो पुराना और वसूलने में कठिन होता जाता है |
वकीलों को बिल योग्य समय कैसे दर्ज करना चाहिए?
वकीलों को समय उसी दिन दर्ज करना चाहिए जिस दिन काम हुआ, एक मामले के विरुद्ध, तय इकाई में, ऐसे विवरण के साथ जिसे क्लाइंट बिना समझाए पढ़ सके। घंटे के हिसाब से क़ानूनी बिलिंग में छह मिनट की इकाइयाँ आम परिपाटी हैं, लेकिन वही इस्तेमाल करें जो आपका एंगेजमेंट लेटर कहता है। बिलिंग इंक्रीमेंट चार्ट मिनट को इकाइयों में बदलता है।
विवरण तय करता है कि एंट्री फ़ीस के सवाल में टिकेगी या नहीं।
कमज़ोर: “फ़ाइल पर काम। 1.2”
बेहतर: “मकान-मालिक के लीज़ ड्राफ़्ट की समीक्षा; धारा 4 और 11 पर निशान लगाए; ब्रेक के अधिकार के बारे में क्लाइंट को ईमेल किया। 1.2”
सारा समय दर्ज करें, उसे भी जिसका आप शुल्क नहीं लेंगे। समीक्षा में उसे काटना ऐसा फ़ैसला है जो दिखता है। जो समय कभी दर्ज ही नहीं हुआ उससे कुछ सीखने को नहीं मिलता, और वह अगली तय फ़ीस को अंदाज़ा बना देता है। जिस समय को आप बिल न करने का फ़ैसला करते हैं उसका क्या होता है, यह राइट-डाउन बनाम राइट-ऑफ़ में है।
बिल जाने से पहले उसकी समीक्षा कैसे करें?
प्री-बिल वह ड्राफ़्ट बिल है जिसे ज़िम्मेदार वकील जारी होने से पहले पढ़ता है, और यह वह बिंदु है जहाँ फ़ीस की समस्या सबसे सस्ते में ठीक होती है। इसे वैसे पढ़ें जैसे क्लाइंट पढ़ेगा: क्या हर विवरण खुद को समझाता है, और क्या आप हर लाइन का फ़ोन पर बचाव करने में सहज होंगे?
यह एक काल्पनिक उदाहरण है। तीन लोगों की एक फ़र्म एक कमर्शियल लीज़ पर एक महीने के काम का बिल बनाती है। दर्ज समय का मूल्य €1,366 है। समीक्षा में पार्टनर एसोसिएट के दोहराए गए रिसर्च के 0.8 घंटे राइट-ऑफ़ करता है, जिनका मूल्य €112 है। मामला खुलते समय क्लाइंट ने खाते में €1,000 चुकाए थे।
| मद | घंटे | रेट | रकम |
|---|---|---|---|
| पार्टनर | 1.5 | €220 | €330.00 |
| एसोसिएट (6.2 दर्ज, 0.8 राइट-ऑफ़) | 5.4 | €140 | €756.00 |
| पैरालीगल | 2.4 | €70 | €168.00 |
| फ़ीस | €1,254.00 | ||
| VAT 20% पर | €250.80 | ||
| क्लाइंट की ओर से चुकाई कोर्ट फ़ीस | €120.00 | ||
| कुल | €1,624.80 | ||
| घटा खाते में रखा पैसा | −€1,000.00 | ||
| चुकाने के लिए शेष | €624.80 |
इस बिल पर रियलाइज़ेशन 91.8% है: दर्ज €1,366 में से €1,254 बिल हुआ। कई मामलों में ट्रैक करने पर यह आँकड़ा दिखाता है कि आप किस तरह के काम को बार-बार राइट-डाउन करते हैं।
कोर्ट फ़ीस यहाँ VAT की गणना से बाहर है क्योंकि उदाहरण उसे क्लाइंट के एजेंट के रूप में चुकाया गया डिसबर्समेंट मानता है। हर लागत इसके योग्य नहीं होती। VAT Notice 700 के सेक्शन 25 में HMRC की शर्तें सख़्त हैं, EU का आधार VAT निर्देश का अनुच्छेद 79 है, और प्रतिपूर्ति योग्य खर्चों और डिसबर्समेंट पर VAT की गाइड परीक्षण समझाती है।
क्लाइंट मनी और ट्रस्ट खाते बिलिंग में कैसे फ़िट होते हैं?
क्लाइंट मनी और ट्रस्ट-खाते के नियम अधिकार-क्षेत्र के हिसाब से बदलते हैं, और जो नियम आप पर बाध्यकारी है वह आपके अपने नियामक या बार से आता है। नीचे के दो उदाहरण दिखाते हैं कि वे कितने अलग हो सकते हैं। इनमें से कोई भी आपको नहीं बताता कि आप पर क्या लागू होता है।
- इंग्लैंड और वेल्स: SRA Accounts Rules के तहत, बिल दिए जाने से पहले फ़ीस और बिना चुकाए डिसबर्समेंट के लिए मिला पैसा क्लाइंट मनी है (नियम 2.1(d), नियम 2.2 में संकीर्ण अपवाद के साथ)। इसे फ़र्म के अपने पैसे से अलग रखा जाता है (नियम 4.1), और क्लाइंट मनी को खर्चों के भुगतान के लिए हस्तांतरित करने से पहले बिल या लागत की अन्य लिखित सूचना दी जानी चाहिए (नियम 4.3)।
- संयुक्त राज्य अमेरिका: हर राज्य अपने नियम तय करता है। कई American Bar Association Model Rule 1.15 पर आधारित हैं, और विवरण में अलग हैं, इसमें भी कि पहले से चुकाई तय फ़ीस को कैसे माना जाता है।
कहीं और, अपने बार या लॉ सोसाइटी से पूछें। बिलिंग की बात जहाँ भी आप प्रैक्टिस करें, लागू रहती है: खाते में रखा पैसा सिर्फ़ इसलिए आपकी आय नहीं बन जाता कि बिल मौजूद है। वह तब हिलता है जब आपके नियम इजाज़त दें, और उसे इसी काम के लिए बने लेजर में दर्ज किया जाता है, आपकी इनवॉइसिंग में नहीं।
कॉर्पोरेट क्लाइंट और बीमाकर्ता बिल पर क्या माँगते हैं?
कॉर्पोरेट क्लाइंट और बीमाकर्ता अपनी बिलिंग गाइडलाइनों से बिल का फ़ॉर्मेट तय कर सकते हैं। इसका मतलब मंज़ूर रेट, कौन किस चीज़ का शुल्क ले सकता है इस पर सीमाएँ, और UTBMS टास्क कोड के साथ LEDES जैसे फ़ॉर्मेट में इलेक्ट्रॉनिक बिल हो सकता है। पहले बिल से पहले गाइडलाइन पढ़ें, क्योंकि जो बिल अनुरूप नहीं है वह बिना चुकाए लौटाया जा सकता है।
लॉ फ़र्म को कितनी बार बिल भेजने चाहिए?
लॉ फ़र्म को तय चक्र पर बिल भेजने चाहिए, और घंटे के हिसाब से ज़्यादातर मामलों के लिए मासिक ठीक बैठता है। क्लाइंट एक महीने की फ़ीस सह सकता है और काम फिर भी याद रख सकता है, जबकि छह महीने का बिल बड़ा होता है और उस पर विवाद करना आसान। तय-फ़ीस के मामले लेटर में तय चरणों पर बिल होते हैं, जो प्रोजेक्ट पर प्रोग्रेस बिलिंग की तरह ही काम करता है।
ERPFlow में छोटी प्रैक्टिस का बिलिंग पक्ष चलाना
ERPFlow छोटी क़ानूनी प्रैक्टिस का कारोबारी पक्ष चलाता है। यह लीगल प्रैक्टिस मैनेजमेंट सिस्टम नहीं है, और इसमें ट्रस्ट अकाउंटिंग नहीं है: क्लाइंट-खाता लेजर नहीं, क्लाइंट के लिए रखे पैसे का मिलान नहीं और कॉन्फ़्लिक्ट चेक नहीं। क्लाइंट का पैसा उसी सिस्टम में रहता है जो आप आज उसके लिए इस्तेमाल करते हैं।
- पूछताछ: आपकी वेबसाइट पर लीड फ़ॉर्म हर पूछताछ को उसके स्रोत के साथ लीड के रूप में दर्ज करता है, और क्लाइंट को लेने पर वह अपनी फ़ाइलों के साथ क्लाइंट रिकॉर्ड बन जाती है।
- मामले: हर मामले को क्लाइंट से जुड़े प्रोजेक्ट बोर्ड के रूप में खोलें, कार्ड, मालिकों और समय-सीमाओं के साथ। जो भी सदस्य प्रोजेक्ट देख सकता है वह हर प्रोजेक्ट देखता है, इसलिए जिस फ़र्म को मामलों के बीच नैतिक दीवारें चाहिए, उसके लिए यह असली कमी है।
- दस्तावेज़: एंगेजमेंट लेटर, सहेजे ईमेल (EML या MSG) और हस्ताक्षरित ASiC-E या BDOC कंटेनर क्लाइंट, कार्ड या इनवॉइस से अटैच किए जा सकते हैं, हर फ़ाइल 50 MB तक। ERPFlow हस्ताक्षरित फ़ाइलें रखता है, उन पर हस्ताक्षर नहीं करता और न हस्ताक्षर जाँचता है।
- बिल: इनवॉइस में हर लाइन पर कर होता है और वे क्लाइंट की भाषा में छपते हैं, और मासिक फ़ीस आवर्ती इनवॉइस के रूप में चल सकती है। आंशिक भुगतान हाथ से दर्ज होते हैं, और रिमाइंडर तभी जाता है जब आप भेजें। लाइनें ऋणात्मक नहीं हो सकतीं, इसलिए खाते में रखा पैसा इनवॉइस के नोट्स में दिखाएँ।
ERPFlow में आज टाइमर या टाइमशीट नहीं है। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है। फ़िलहाल आप कार्ड पर लगा समय टाइप कर सकते हैं, और वह हर मामले व हर क्लाइंट के हिसाब से जुड़ता है, पर इनवॉइस लाइनें नहीं बनता। यह तय फ़ीस और रिटेनर पर चलने वाली प्रैक्टिस के लिए ठीक बैठता है। जो फ़र्म छह मिनट की इकाइयों में बिल करती है, उसे फ़िलहाल अपना मौजूदा समय दर्ज करने वाला टूल रखना चाहिए।
ERPFlow LEDES फ़ाइलें नहीं बनाता, इसलिए जिन क्लाइंट को वे चाहिए उन्हें उन बिलों के लिए कोई और रास्ता लेना होगा।