Team zu ERPFlow einladen

Um Ihr Team zu ERPFlow einzuladen, öffnen Sie Einstellungen → Mitglieder, geben die E-Mail-Adresse jeder Person ein, wählen eine Rolle (Admin oder Mitglied) und drücken Einladung senden. Der Link in der E-Mail gilt 7 Tage. Für jede weitere Person brauchen Sie einen kostenpflichtigen Tarif, denn der Free-Tarif umfasst ein Mitglied.

Wie laden Sie jemanden zu ERPFlow ein?

Sie laden jemanden unter Einstellungen → Mitglieder zu ERPFlow ein, und nur die Eigentümerin oder der Eigentümer oder ein Admin kann das.

1. Prüfen Sie, ob ein Platz frei ist. Einstellungen → Abonnement zeigt die genutzten Mitglieder im Verhältnis zu Ihrer Platzgrenze.
2. Senden Sie die Einladung. Geben Sie unter Teammitglied einladen die E-Mail-Adresse ein, wählen Sie die Rolle und dann Einladung senden. Nur die Eigentümerin oder der Eigentümer kann jemanden direkt als Admin einladen.
3. Die Person tritt bei. Sie folgt dem Link in der E-Mail und meldet sich mit der eingeladenen Adresse an. Hat sie kein Konto, legt sie auf der Stelle eines an. Wer bereits mit einer bestätigten E-Mail-Adresse angemeldet ist, sieht die Einladung außerdem auf der Startseite, mit einem Annehmen per Klick.
4. Schließen Sie die Einrichtung ab. Weisen Sie eine benutzerdefinierte Rolle zu, wenn Sie solche nutzen, und verknüpfen Sie die Person mit ihrem Mitarbeiterdatensatz.

Warnen Sie die Leute vor einer Stolperfalle: Die Einladung gehört zu der Adresse, die Sie getippt haben. Wer an eine Geschäftsadresse eingeladen wurde und sich mit einem privaten Google-Konto anmeldet, bekommt gesagt, die Einladung sei an eine andere Adresse gegangen. Eine kurze Nachricht vorab erspart das Hin und Her:

Ich habe Sie mit [Geschäfts-E-Mail] zu unserem ERPFlow-Konto eingeladen. Suchen Sie nach der E-Mail von ERPFlow, folgen Sie dem Link und melden Sie sich mit genau dieser Adresse an. Der Link gilt 7 Tage. Kommt bis morgen nichts an, sagen Sie mir Bescheid, dann sende ich sie erneut.

Wie viele Personen können Sie in jedem ERPFlow-Tarif einladen?

Die Zahl der Personen, die Sie in einem ERPFlow-Tarif einladen können, ist die Zahl der enthaltenen Mitglieder plus die zusätzlichen Plätze, die Sie kaufen. Preise gelten pro Monat, in Euro, zuzüglich USt.

Ausstehende Einladungen zählen ebenfalls. Mitglieder und nicht abgelaufene Einladungen werden addiert, Sie können also nicht über Ihre Grenze hinaus Einladungen vormerken. Eine abgelaufene Einladung belegt keinen Platz, aber ihr erneutes Senden holt den Platz zurück, und ein erneutes Senden an der Grenze wird abgelehnt.

Das zahlt ein Team allein für Plätze, aus der Tabelle berechnet:

Ab 13 Mitgliedern kostet Business bei den Plätzen am wenigsten. Die Plätze entscheiden aber oft nicht allein. Starter erlaubt 15 Rechnungen im Monat, Growth 30, und Business hebt die Monatsgrenzen auf, vergleichen Sie also die Limits auf der Preisseite mit dem, was Sie tatsächlich ausstellen. Eine Änderung von Tarif oder Platzzahl nach Ihrer ersten Zahlung gilt sofort, mit anteiliger Verrechnung der Differenz.

Sollte eine neue Person Admin oder Mitglied sein?

Eine neue Person sollte Mitglied sein, es sei denn, sie muss die Organisation mit Ihnen leiten. Ein Admin hat alle Berechtigungen in der App, lädt Mitglieder ein und entfernt sie, verwaltet das Abonnement, bearbeitet Steuersätze und Kategorien und liest das Aktivitätsprotokoll.

Der Fehler ist anzunehmen, Mitglied bedeute eingeschränkt. In einer neu angelegten Organisation startet die Rolle Mitglied mit Ansehen und Verwalten bei Leads, Kunden, Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Produkten, Dienstleistungen, Lieferanten, Anlagegütern, Ausgaben, Erträgen, Personal, Standorten, Notizen, Projekten, Lesezeichen, Urlaub und Buchung. Verwalten umfasst Anlegen, Bearbeiten und Löschen. Die Rolle startet ohne Gehälter, sensible Personalangaben, Lead-Formulare, Integrationen, das Aktivitätsprotokoll und das Verwalten von Rollen.

Ist das für Ihr Unternehmen zu viel, schränken Sie es ein, bevor Sie Einladungen senden. Die eingebaute Rolle Mitglied lässt sich unter Einstellungen → Rollen bearbeiten, und eine Änderung gilt für alle, die sie haben.

Wie funktionieren benutzerdefinierte Rollen mit Einladungen?

Eine benutzerdefinierte Rolle in ERPFlow wird zugewiesen, nachdem die Person beigetreten ist, denn eine Einladung bietet nur Admin oder Mitglied. Legen Sie die Rolle unter Einstellungen → Rollen mit einem Schlüssel und einem Namen an. Sie startet ohne jede Berechtigung. Öffnen Sie Berechtigungen bearbeiten und schalten Sie ein, was die Rolle braucht: Jeder Schalter wirkt im Moment des Umlegens, ohne Speichern-Schaltfläche. Nutzen Sie dann Einem Mitglied zuweisen im selben Bereich.

Bis Sie sie zuweisen, hat die Person, was Ihre Rolle Mitglied gewährt. Für jemanden, der sehr wenig sehen soll, etwa eine Buchhalterin auf Zeit, halten Sie die Rolle bereit und weisen sie zu, sobald die Einladung angenommen ist. Die Seite zu Rollen und Berechtigungen listet auf, was sich steuern lässt.

Was, wenn eine Einladung abgelaufen ist oder nie ankam?

Eine abgelaufene oder verlorene ERPFlow-Einladung beheben Sie mit Erneut senden, unter Ausstehende Einladungen in Einstellungen → Mitglieder. Einladungen verfallen 7 Tage nach dem Senden, und die Liste kennzeichnet sie als Abgelaufen. Erneut senden schickt einen neuen Link mit weiteren 7 Tagen und setzt den alten Link außer Kraft, sagen Sie der Person also, sie solle die neueste E-Mail nutzen. Einladung zurückziehen entfernt eine Einladung samt Link.

Dieselbe Adresse erneut einzuladen wird abgelehnt, solange ihre Einladung noch gilt. Ist sie abgelaufen, ersetzt eine neue Einladung sie einfach.

Brauchen Personaldatensätze einen Platz?

Personaldatensätze brauchen keinen Platz, denn ein Mitglied und ein Personaldatensatz sind in ERPFlow verschiedene Dinge. Ein Mitglied meldet sich an und nutzt die App. Ein Personal-Datensatz ist der Personalakteneintrag von jemandem, den Sie einplanen und bezahlen, und diese Person braucht kein Konto. Personaldatensätze haben ein eigenes Limit: 1 im Free-Tarif, 3 bei Starter, 6 bei Growth und keine Obergrenze bei Business.

Wer beides braucht, bekommt beides. Mitarbeiter anlegen in der Zeile eines Mitglieds füllt einen neuen Datensatz aus dessen Konto aus und verknüpft die beiden, und Mit Mitarbeiter verknüpfen… verbindet einen früher angelegten Datensatz. Wer Urlaub nimmt, braucht einen Personaldatensatz, ob er sich anmeldet oder nicht, denn Abwesenheit wird in der Personalliste erfasst.

Sind die Leute drin, sieht jedes Mitglied, das Projekte ansehen darf, dieselben Boards. Die Ratgeber zu So funktionieren Projekte und zum Erfassen von Zeit auf einer Karte sind das Nächste, was Sie ihnen schicken sollten.

Den Zugriff Ihres Teams in ERPFlow verwalten

Eigentümer und Admins ändern Rollen und entfernen Mitglieder unter Einstellungen → Mitglieder. Jemanden zu entfernen beendet den Zugriff sofort, und der Mitarbeiterdatensatz bleibt mit seinem Verlauf bestehen. Ein Admin kann Personen zwischen Mitglied und Admin verschieben, aber keinen anderen Admin ändern oder entfernen, das kann nur die Eigentümerin oder der Eigentümer. Eine Organisation hat eine Eigentümerin oder einen Eigentümer, die oder der mit Eigentümerschaft übertragen unter Einstellungen → Organisation übergibt und dann Admin wird. Verbundene Integrationen belegen keinen Platz.

Einiges tut ERPFlow nicht. Die Anmeldung läuft über E-Mail und Passwort oder Google, ohne SAML oder SCIM. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist die eigene Entscheidung jeder Person, niemand kann sie von anderen verlangen. Berechtigungen gelten je Bereich, nicht je Datensatz oder Standort: Eine Rolle, die Rechnungen ansehen darf, sieht jede Rechnung, und es gibt keine privaten Projekt-Boards.