آخر تحديث: 6 نوفمبر 2026
لتتبّع الساعات القابلة للفوترة حسب المشروع، امنح كل مشروع رمزه قبل بدء العمل، واجعل كل سجل وقت يذكر مشروعًا واحدًا، وسجّل التاريخ والشخص والمهمة والساعات، وعلّم كل سجل بأنه فُوتِر حين يصل إلى فاتورة. تُظهر المجاميع لكل مشروع ما أُنجز وما فُوتِر وما بقي دون فوترة.
القواعد العامة لتسجيل الساعات في دليل كيف تتتبّع الساعات القابلة للفوترة. ويتناول هذا الدليل ما يتغير حين يصبح المشروع هو الوحدة التي تُعدّ عنها التقارير.
لماذا تتتبّع الساعات القابلة للفوترة حسب المشروع لا حسب العميل؟
يهم تتبّع الساعات القابلة للفوترة حسب المشروع لأن العميل الواحد قد تكون له عدة مهام بشروط مختلفة، ومجموع العميل يخفي حال كل واحدة منها. هذا مثال مختلَق: لعميل مشروع موقع إلكتروني بأتعاب ثابتة وميزانية 40 ساعة، واتفاق دعم يُفوتَر بالساعة. سجّلت في شهر واحد 60 ساعة لهذا العميل.
بحسب العميل، تبدو 60 ساعة شهرًا جيدًا. وبحسب المشروع، هي 52 ساعة على الموقع، أي 12 ساعة فوق ميزانية لن يدفع أحد ثمنها، و8 ساعات فقط يمكنك فوترتها. هاتان تستدعيان حديثين مختلفين، ومجموع العميل لا يدفع إلى أي منهما.
كيف تُعِدّ مشروعًا لتتبّع الوقت؟
أعِدّ المشروع لتتبّع الوقت بكتابة سجل قصير له قبل أن يسجّل أحد ساعة واحدة. هذا كل ما تحتاج إليه شركة صغيرة:
| الحقل | مثال | ما الذي يحدده |
|---|---|---|
| الرمز | P-105 | ما يكتبه الناس في كل سجل. انظر ترقيم المشاريع |
| العميل | Alder Foods | فاتورة من تذهب إليها |
| أساس الفوترة | وقت ومواد بسقف | هل تُفوتَر الساعات أم تُقاس فقط |
| السعر | €110 للساعة | قيمة كل ساعة مفوترة |
| ميزانية الساعات | 80 | الإنذار المبكر |
| الحالة | مفتوح | حين تكون «مغلق» لا ينبغي أن يسجّل أحد عليه |
الحالة أهم مما تبدو. بدونها يستمر الناس في التسجيل على آخر مشروع يتذكرونه، فتقع الساعات على مهمة فُوتِرت وأُغلقت في يونيو.
ماذا يوجد في سجل وقت المشروع؟
يحتاج سجل وقت المشروع إلى التاريخ والشخص ورمز المشروع والمهمة والساعات وعلامة قابلية الفوترة، ثم رقم الفاتورة لاحقًا. قاعدتان تحفظان الأمانة:
- سجل واحد، مشروع واحد. إذا غطّى اليوم ثلاثة مشاريع، فهي ثلاثة سجلات.
- لا رمز، لا تخمين. العمل الذي لا ينتمي إلى مشروع يُسجَّل على رمز داخلي، لا على أقرب مشروع مفتوح.
احتفظ أيضًا بوقت المشروع غير القابل للفوترة، مثل إعادة العمل أو المراجعة الداخلية، معلَّمًا بذلك. لا يمكنك تحصيله، لكنه جزء مما استغرقته المهمة. قواعد هذه العلامة في الساعات القابلة للفوترة مقابل غير القابلة.
كيف ترى الساعات المفوترة وغير المفوترة لكل مشروع؟
شاهد الساعات المفوترة وغير المفوترة لكل مشروع بالاحتفاظ بجدول واحد متجدد، صف لكل مشروع، يُعاد بناؤه من سجلات الوقت كل شهر. في هذا الجدول المختلَق يجب أن يحقق كل صف مجموعًا واحدًا: المنجز يساوي المفوتر زائد المخفّض زائد غير المفوتر.
| المشروع | السعر | ميزانية الساعات | المنجز | المفوتر | المخفّض | غير المفوتر | المتبقي من الميزانية |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| P-104 تدقيق | €90 | 60 | 52.5 | 40.0 | 1.5 | 11.0 | 7.5 |
| P-105 هوية جديدة | €110 | 80 | 78.0 | 64.0 | 0 | 14.0 | 2.0 |
| P-106 دعم | €75 | لا توجد | 17.25 | 17.25 | 0 | 0 | لا ينطبق |
كل عمود يطلب منك أن تفعل شيئًا:
- غير المفوتر: في P-104 عمل بقيمة €990 ينتظر الفوترة (11 ساعة بسعر €90)، وفي P-105 عمل بقيمة €1,540 (14 ساعة بسعر €110). هذا عمل بقيمة €2,530 أنجزته ولم تطالب به. إذا كنت تدرجه في حساباتك، فمكانه تقرير العمل قيد التنفيذ.
- المتبقي من الميزانية: استهلك P-105 نسبة 97.5% من ساعاته. إذا كان له سقف، فنبّه العميل قبل أن تبلغ 80، واتفق على أي زيادة أولًا.
- المخفّض: تنازل P-104 عن 1.5 ساعة. هذا لا شيء في مشروع واحد. أما السبب نفسه متكررًا في عشرة مشاريع فيعني أن تقديراتك تحتاج إلى عمل، كما يشرح دليل تخفيض القيمة مقابل الشطب.
في المشروع ذي الأتعاب الثابتة لا ينطبق عمود المفوتر، لأن الفاتورة تفوتر الأتعاب أو مرحلة منها. احتفظ بالمنجز والمتبقي من الميزانية، واستعن بدليل مقارنة الميزانية بالساعات الفعلية.
كيف تمنع فوترة ساعات المشروع مرتين أو إغفالها؟
امنع فوترة ساعات المشروع مرتين أو إغفالها بكتابة رقم الفاتورة على كل سجل حين يُفوتَر، وبإجراء المجموع أعلاه قبل كل جولة فوترة. السجل الذي عليه رقم فُوتِر. والذي ليس عليه رقم لم يُفوتَر، وسيبقى موجودًا الشهر القادم.
أصلح الأخطاء بحسب مدى ما وصلت إليه. قبل الفوترة، أعِد ترميز السجل إلى المشروع الصحيح. وبعدها، اترك السجل كما هو وصحّح الفاتورة كما ينبغي، بـإشعار دائن أو فاتورة مصحّحة، لأن سجل الوقت يجب أن يظل متفقًا مع ما أرسلته.
تتبّع الساعات لكل مشروع في ERPFlow
لا يوفّر ERPFlow اليوم مؤقّتًا ولا كشوف ساعات. سيتوفر تتبّع الوقت، بما في ذلك تحويل الوقت المتتبَّع إلى فواتير، قريبًا. وليس فيه كذلك أسعار ولا ميزانيات للمشاريع، ولا تقارير وقت لكل شخص، ولا علامة «مفوتر» على الساعات، فيبقى الجدول المتجدد أعلاه في جدول بياناتك.
ما يفعله ERPFlow اليوم هو حفظ الساعات على المشروع. في طريقة عمل المشاريع جولة كاملة:
- المشروع: المشروع لوحة بأعمدة تسمّيها أنت. اربطه بـعميل فيظهر في سجل ذلك العميل.
- الساعات: لكل بطاقة حقل للوقت المستغرق، يُكتب بالساعات والدقائق. تجمع قائمة المشاريع البطاقات والوقت المستغرق لكل مشروع، بما فيها البطاقات المؤرشفة، وتجمعها تبويبة المشاريع في سجل العميل عبر اللوحات.
- الحدود: تحمل البطاقة رقمًا واحدًا، دون تاريخ ودون تقسيم حسب الشخص، فاستخدم بطاقة لكل مهمة أو لكل فترة فوترة.
- الفصل بين المفوتر وغير المفوتر: أضِف أعمدة مثل «للفوترة» و«مفوتر» وانقل البطاقات بينها. لا تجمع اللوحة العمود، لكن تصدير CSV يعطي مشروع كل بطاقة وعمودها ووقتها المستغرق بالدقائق، ويمكن لجدول بيانات جمعها.
- الفوترة: وقت البطاقة لا يتحول إلى بنود فاتورة. اقرأ المجموع، ثم اختر في الفاتورة خدمة بسعرك بالساعة واكتب الساعات ككمية. يمكنك ربط الفاتورة بالمشروع تحت المستندات المرتبطة.
المشاريع غير المحدودة متاحة في كل الخطط، لكن الخطة المجانية تحدّد البطاقات بـ 10 إجمالًا، بما فيها المؤرشفة.