كيف تعمل المشاريع في ERPFlow: اللوحات والبطاقات والمواعيد النهائية والأشخاص

المشاريع في ERPFlow لوحات كانبان. لكل لوحة أعمدة تسميها أنت وبطاقات تنتقل بينها، وتحمل البطاقة المكلّفين بها وموعدها النهائي والوقت المستغرق والملفات والتعليقات. تستطيع الاحتفاظ بقدر ما تحتاج من اللوحات في أي خطة، وربط كل لوحة بعميل وبعروض أسعاره وطلباته وفواتيره.

ما المشروع في ERPFlow؟

المشروع في ERPFlow هو لوحة واحدة. المشاريع في الشريط الجانبي تفتح قائمتها، وهي جدول من الاسم والعميل والبطاقات والوقت المستغرق يمكنك البحث فيه وفرزه بالنقر على رأس عمود.

تبدأ كل مؤسسة بلوحة واحدة معلّمة افتراضي، وهي المكان الذي تقع فيه البطاقة حين لا يسمّي شيء لوحة أخرى. اجعله الافتراضي ينقل هذه العلامة إلى لوحة أخرى. وفي صفحة ميزة المشاريع معاينة مرسومة للوحة.

كيف تقسّم العمل إلى لوحات؟

قسّم اللوحات بحسب ما تريد جمعه، لأن رابط العميل بالمشروع وإجمالي وقته ينتميان إلى اللوحة لا إلى البطاقة.

يمكن أن يكون للعميل عدة لوحات. تسرد صفحته كل واحدة مع عدد بطاقاتها ووقتها المستغرق، ثم صف الإجمالي. وإذا كنت ترقّم أعمالك، فدليل نظام ترقيم المشاريع يساعد في تسمية اللوحات.

كيف تُعدّ أعمدة اللوحة؟

تبدأ اللوحة الجديدة بثلاثة أعمدة: To do وIn progress وDone. افتح الأعمدة لإعادة تسميتها، وإعطاء كل مسار لونًا، وضبط ترتيبها بـتحريك لأعلى وتحريك لأسفل. لا يمكن سحب الأعمدة.

البطاقات هنا مكتملة تعلّم العمود على أنه منتهٍ. البطاقة التي تصل إليه تُختم مكتملة، ومغادرته تمسح الختم. ويمكن أن يكون في اللوحة عدة أعمدة كهذه، أو لا شيء. أما Delete column فيسأل أين تذهب بطاقاته.

الأعمدة تخص لوحة واحدة، فتستطيع كل لوحة أن تتبع عمليتها الخاصة. قد يستخدم مُركِّب مطابخ مُختلَق: Measured وMaterials ordered وOn site وSnagging وDone في كل لوحة عمل، بينما يدير المكتب لوحة بسيطة من ثلاثة أعمدة.

ماذا يوضع على البطاقة؟

لا تحتاج البطاقة إلا إلى عنوان. كل ما عداه اختياري.

انقر البطاقة لتحريرها في درج جانبي، أو اختر فتح العرض الكامل لصفحتها الخاصة، وفيها تبويبات التفاصيل والمرفقات والتعليقات ورابط يمكنك مشاركته مع الزملاء.

وللوحة صفحة المرفقات خاصة بها أيضًا، للمستندات التي تخص العمل كله، مثل الموجز أو العقد الموقّع. ملفات اللوحة وملفات البطاقة منفصلة.

كيف تعمل المواعيد النهائية على البطاقة؟

يظهر الموعد النهائي للبطاقة في شارة، وتُعلَّم البطاقة بالكهرماني حين يتبقى ثلاثة أيام عمل أو أقل، وبالأحمر حين يتبقى يوم عمل واحد أو أقل. وبعد انقضاء الموعد تبقى البطاقة حمراء وتقرأ الشارة متأخرة.

تُحتسب أيام الاثنين إلى الجمعة فقط، بالمنطقة الزمنية للمشاهد، ولا تؤخذ العطلات الرسمية في الحسبان. فبطاقة موعدها الاثنين الساعة 10:00 تتحول إلى الكهرماني يوم الأربعاء السابق الساعة 10:00 وإلى الأحمر يوم الجمعة الساعة 10:00. والبطاقة في عمود مكتمل لا تُعلَّم أبدًا.

هذه العلامات تظهر على اللوحة فقط. لا يُرسل شيء بالبريد أو إلى أحد عند اقتراب الموعد.

كيف يعمل الناس معًا على لوحة؟

كل عضو يستطيع دوره عرض المشاريع يرى كل اللوحات، ولا توجد مشاريع خاصة. عرض المشاريع يتيح لشخص قراءة اللوحات والتعليقات. وإدارة المشاريع تتيح له إنشاء البطاقات وتعديلها ونشر التعليقات. يبدأ دور العضو المدمج بالاثنين، ويستطيع المالك أو المسؤول تغيير ذلك من الأدوار والصلاحيات. ولإضافة أشخاص، انظر دعوة فريقك.

الإشعارات قليلة عن قصد:

• تكليفك ببطاقة يُخطِر ذلك الشخص في التطبيق وبالبريد الإلكتروني.
• انتقال بطاقة بين الأعمدة يُخطِر المكلّفين بها ومنشئها في التطبيق فقط.
• التعليقات لا ترسل إشعارًا، ولا توجد إشارات @.

فإن كان تعليق يحتاج إلى قراءة، فأخبر الشخص أو كلّفه بالبطاقة.

ماذا يحدث عند نقل بطاقة أو نسخها أو أرشفتها؟

تُؤرشف اللوحات كاملةً وتُستعاد بالطريقة نفسها، تحت تبويب المؤرشفة. وحذف لوحة نهائي ويأخذ معه كل بطاقاتها وملفاتها. وتحتفظ دائمًا بلوحة نشطة واحدة على الأقل.

كيف ترتبط المشاريع بالعملاء والمستندات؟

ترتبط اللوحة بعميل واحد عبر حقل العميل الاختياري. فتظهر حينها في صفحة العميل تحت المرتبط ← المشاريع. وحذف العميل يفك ارتباط اللوحة فقط، فتبقى البطاقات.

يمكن ربط عروض الأسعار والطلبات والفواتير بمشروع تحت المستندات المرتبطة. يشير المستند إلى مشروع واحد في كل مرة، وتحويل عرض سعر أو طلب يحتفظ بمشروع مصدره. والرابط داخلي، فلا يُطبع أبدًا على ملف PDF ولا يُرسل إلى العميل.

ما الذي لا تستطيع مشاريع ERPFlow فعله؟

ليس في ERPFlow مؤقّت ولا سجلات دوام اليوم، والوقت على بطاقة لا يتحول إلى بنود فاتورة. وسيتوفر تتبّع الوقت، بما في ذلك تحويل الوقت المتتبَّع إلى فواتير، قريبًا. ويغطي دليل تسجيل الوقت كعضو في الفريق ما يفعله حقل الوقت المستغرق الآن.

وما تبقى لا واضحة:

• المال: لا أسعار ولا ميزانيات ولا حساب تكلفة لكل مشروع ولا ربحية.
• التقارير عن الأشخاص: لا تقارير وقت لكل شخص، ولا موافقات، ولا تقارير معدّل الاستغلال والسعة.
• العروض: لا مخطط غانت ولا تقويم ولا قائمة ولا عرض «بطاقاتي».
• بنية البطاقة: لا قوالب ولا وسوم ولا أولويات ولا قوائم تحقق ولا مهام فرعية ولا تبعيات ولا بطاقات متكررة.
• التذكيرات: لا تذكيرات بالمواعيد النهائية ولا تصعيد.
• تطبيق أصلي: اللوحة صفحة ويب متجاوبة، تُستخدم في متصفح الهاتف.

إعداد أول مشروع لك في ERPFlow

1. افتح المشاريع واختر مشروع جديد. أعطه اسمًا، وإن كان لعميل واحد فاختر العميل.
2. افتح الأعمدة وأعد تسميتها لتطابق كيف ينتقل العمل.
3. اختر مهمة جديدة للبطاقة الأولى، ثم أضف موعدًا نهائيًا ومكلّفين.
4. ضع الموجز أو العقد في صفحة المرفقات الخاصة باللوحة.

وإذا كانت مهامك في أداة أخرى، فـاستوردها من ملف CSV. أنشئ اللوحات والأعمدة أولًا، لأن الملف يسمّيها. يحمل الملف العنوان والوصف والمشروع والعمود والموعد والوقت المستغرق بالدقائق الكاملة، ولا يحمل المكلّفين ولا الملفات ولا التعليقات.

اللوحات غير محدودة في كل الخطط. تحدد خطة Free البطاقات بـ10 عبر كل اللوحات، بما فيها المؤرشفة، وفيها عضو واحد. وليس في الخطط المدفوعة حد للبطاقات، وهي تتضمن أعضاء أكثر. تحمّل اللوحة حتى 500 بطاقة في كل مرة، فأرشف المنتهية منها في اللوحة المزدحمة.